Настройка расписания
Периодичность, следующий срок, тип работы, ответственный по умолчанию, время предварительного напоминания, критерии и активность.
Приостановите, пропустите, переназначьте или измените расписание, указав причину.Управление повторяющимися задачами
Надёжно выполняйте регулярные задачи без ручного воссоздания
Отделите расписание повторяющихся работ от каждого отдельного экземпляра, чтобы ответственные, даты, напоминания, препятствия, подтверждения и результаты проверки оставались точными с течением времени.
Повторяющаяся задача — не просто регулярно возникающее напоминание. Для нее нужны расписание, создаваемая запись о работе, ответственный исполнитель, маршрут обработки исключений, подтверждение выполнения и история контроля.
- Одно расписание может создавать множество отдельных работ с назначенными ответственными
- Исключения остаются видимыми, не изменяя основной график
- Проверка и подтверждения обеспечивают операционный контроль
Храните правило отдельно от каждого повторения
Изменение одной просроченной задачи не должно незаметно влиять на будущие работы.
Созданная задача
Экземпляр работы с датой, исполнителем, статусом, приоритетом, блокирующим фактором, следующим действием и исходным расписанием.
Обрабатывайте задержку или переназначение этого экземпляра, не нарушая будущие даты.Завершение и подтверждение
Подтверждение, дата завершения, проверяющий, результат — принято или возвращено — и комментарии.
Возвращайте незавершенную работу и сохраняйте историю неуспешных проверок.Контрольная проверка
Частота пропусков, просроченные экземпляры, повторные возвраты и регулярные препятствия в разбивке по расписаниям.
Измените периодичность, ответственного, критерии, обучение или базовый процесс.Сосредоточьте внимание руководителей на повторяющихся работах, которые отклонились от ожидаемого порядка
Упорядоченная очередь исключений полезнее длинного календаря штатно выполняющихся событий.
Не создано
Попадает в очередь, когда
Для запланированного срока отсутствует соответствующий экземпляр задачи.
Ответить до
Исправьте правило создания или создайте недостающую работу.
Скоро срок
Попадает в очередь, когда
Срок повторяющейся задачи приближается, но по ней нет прогресса или подтверждений.
Ответить до
Отправьте напоминание, переназначьте работу или выведите ожидаемое препятствие на видное место.
Просроченное повторение
Попадает в очередь, когда
Этот экземпляр работы не выполнен в установленный срок.
Ответить до
Восстановите задачу и не допустите проблемы в следующем цикле.
Повторяющийся сбой
Попадает в очередь, когда
Работы по одному и тому же расписанию регулярно задерживаются, блокируются или возвращаются.
Ответить до
Совершенствуйте процесс, а не эскалируйте каждый случай отдельно.
Измените правило расписания, не переписывая исторические задачи
Команда должна иметь возможность совершенствовать будущие повторения, сохраняя сведения о том, что уже произошло.
Добавление периодичности, заблаговременности напоминания, правила подтверждения, очереди исключений и показателя проверки в системе с жесткими настройками или через очередь разработки может занять 2–10 рабочих дней.
Обученный администратор часто может настроить и проверить такое точечное изменение повторяющихся работ за 30 минут–3 часа.
- Перенесите ежемесячную проверку на последний рабочий день
- Добавьте напоминание за два дня до срока
- Требуйте фотографию для одного типа задач
- Эскалируйте после двух последовательных возвратов
Организуйте повторяющиеся работы так, чтобы сохранялась возможность аудита
Почему повторяющееся расписание следует отделять от задачи?
Расписание задает правило повторения, а каждая задача фиксирует, что в действительности произошло в конкретную дату. Их разделение сохраняет историю и не позволяет одному исключению изменить все будущие повторения.
Как следует обрабатывать пропущенные повторяющиеся задачи?
Оставьте пропущенный экземпляр открытым или закройте его с явно указанным результатом, зафиксируйте причину, примите меры для следующего повторения и анализируйте систематические пропуски на уровне расписания.
Можно ли требовать подтверждение выполнения повторяющейся работы?
Да. Настройте подходящие для задачи подтверждения и проверки: файл, фотографию, контрольный список, результат измерения, решение проверяющего или отметку о завершении.
Какие повторяющиеся задачи подходят для Jodoo?
Операционные проверки, анализ, продления, сверки, координация технического обслуживания, последующие действия, аудиты, отчётность и другие повторяющиеся работы, для которых требуется настройка полей, маршрутизации, подтверждающих материалов и дашбордов.
Опробуйте одно расписание на двух реальных повторениях
Создайте задачу, измените один её экземпляр, завершите и проверьте его, а затем убедитесь, что следующий экземпляр и история расписания остались корректными.