การจัดการงานประจำ

ทำให้งานซ้ำเชื่อถือได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่ด้วยมือ

แยกกำหนดการงานประจำออกจากแต่ละรอบ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบ วันที่ การแจ้งเตือน อุปสรรค หลักฐาน และการตรวจยืนยันถูกต้องเมื่อเวลาผ่านไป

งานประจำไม่ใช่เพียงการแจ้งเตือนซ้ำ แต่ต้องมีกำหนดการ ระเบียนงานที่สร้างขึ้น ผู้รับผิดชอบ เส้นทางข้อยกเว้น หลักฐานการเสร็จสิ้น และประวัติการควบคุม

  • กำหนดการหนึ่งรายการสร้างรอบงานที่มีผู้รับผิดชอบได้หลายรอบ
  • ข้อยกเว้นยังคงมองเห็นได้โดยไม่เปลี่ยนรอบเวลาหลัก
  • การตรวจยืนยันและหลักฐานช่วยควบคุมงานปฏิบัติการ
กำหนดการ → งาน → หลักฐาน

แยกกติกาออกจากแต่ละรอบงาน

การแก้งานเกินกำหนดหนึ่งรายการไม่ควรเปลี่ยนงานในอนาคตโดยไม่แจ้ง

01

นิยามกำหนดการ

ความถี่ กำหนดส่งถัดไป ประเภทงาน ผู้รับผิดชอบเริ่มต้น ระยะเวลาแจ้งเตือนล่วงหน้า เกณฑ์ และสถานะใช้งาน

พัก ข้าม มอบหมายใหม่ หรือแก้กำหนดการพร้อมเหตุผล
02

งานที่ระบบสร้าง

รายการงานตามวันที่ พร้อมผู้รับผิดชอบ สถานะ ลำดับความสำคัญ อุปสรรค ขั้นตอนถัดไป และกำหนดการต้นทาง

จัดการความล่าช้าหรือมอบหมายใหม่ในรอบนี้โดยไม่ทำให้วันที่ในอนาคตผิดเพี้ยน
03

การเสร็จสิ้นและการตรวจยืนยัน

หลักฐาน วันที่เสร็จ ผู้ตรวจ ผลลัพธ์ที่รับหรือส่งคืน และความคิดเห็น

ส่งคืนงานที่ยังไม่ครบและเก็บประวัติการตรวจยืนยันที่ไม่ผ่าน
04

การตรวจการควบคุม

รอบงานที่พลาด งานเกินกำหนด การส่งคืนซ้ำ และอุปสรรคซ้ำ แยกตามกำหนดการ

เปลี่ยนรอบเวลา ผู้รับผิดชอบ เกณฑ์ การฝึกอบรม หรือกระบวนการพื้นฐาน
ข้อยกเว้นของงานประจำ

ให้ผู้จัดการสนใจงานซ้ำที่ผิดไปจากรูปแบบที่คาดไว้

คิวข้อยกเว้นที่เป็นระเบียบมีประโยชน์กว่าปฏิทินยาวที่เต็มไปด้วยรอบงานซึ่งดำเนินไปตามปกติ

ยังไม่สร้าง

เริ่มเข้ามาเมื่อ

กำหนดการถึงกำหนดแล้ว แต่ไม่มีรายการงานที่สอดคล้องกัน

ตอบสนองภายใน

แก้กติกาการสร้างหรือสร้างงานที่ขาด

ใกล้ถึงกำหนด

เริ่มเข้ามาเมื่อ

งานประจำใกล้ถึงกำหนดแต่ยังไม่มีความคืบหน้าหรือหลักฐาน

ตอบสนองภายใน

แจ้งเตือน มอบหมายใหม่ หรือแสดงอุปสรรคที่คาดไว้

รอบงานประจำเกินกำหนด

เริ่มเข้ามาเมื่อ

รอบงานไม่เป็นไปตามพันธกิจ

ตอบสนองภายใน

กู้งานและป้องกันรอบถัดไป

ความล้มเหลวซ้ำ

เริ่มเข้ามาเมื่อ

กำหนดการเดียวกันล่าช้า ติดอุปสรรค หรือถูกส่งคืนซ้ำ

ตอบสนองภายใน

ปรับปรุงกระบวนการแทนการยกระดับแต่ละเหตุการณ์แยกกัน

ปรับการควบคุมงานประจำ

เปลี่ยนกติกากำหนดการโดยไม่เขียนทับงานในอดีต

ทีมควรปรับปรุงรอบงานในอนาคตได้โดยยังเก็บสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว

ผลิตภัณฑ์แบบตายตัวหรือคิวพัฒนา

การเพิ่มรอบเวลา ระยะเวลาแจ้งเตือนล่วงหน้า กติกาหลักฐาน คิวข้อยกเว้น และตัวชี้วัดการตรวจ อาจใช้เวลา 2–10 วันทำการในคิวผลิตภัณฑ์แบบตายตัวหรือคิวพัฒนา

การตั้งค่า Jodoo ที่ฝ่ายธุรกิจดูแลเอง

ผู้ดูแลระบบที่ผ่านการฝึกมักตั้งค่าและทดสอบการเปลี่ยนแปลงงานประจำแบบเจาะจงได้ใน 30 นาที–3 ชั่วโมง

  • เลื่อนการตรวจรายเดือนไปเป็นวันทำการสุดท้าย
  • เพิ่มการแจ้งเตือนล่วงหน้าสองวันก่อนถึงกำหนด
  • กำหนดให้แนบรูปภาพสำหรับหนึ่งประเภทงาน
  • ยกระดับเมื่อถูกส่งคืนต่อเนื่องสองครั้ง
คำถามเกี่ยวกับงานประจำ

ออกแบบงานซ้ำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

เหตุใดต้องแยกกำหนดการงานประจำออกจากงาน?

กำหนดการนิยามกติกาการเกิดซ้ำ ส่วนแต่ละงานบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในวันที่เจาะจง การแยกสองส่วนนี้ช่วยเก็บประวัติและไม่ให้ข้อยกเว้นหนึ่งเรื่องเปลี่ยนทุกครั้งในอนาคต

ควรจัดการงานประจำที่พลาดอย่างไร?

เปิดรอบงานที่พลาดไว้ หรือปิดพร้อมผลลัพธ์ชัดเจน บันทึกสาเหตุ ป้องกันรอบถัดไป และตรวจการพลาดซ้ำในระดับกำหนดการ

งานประจำกำหนดให้แนบหลักฐานได้หรือไม่?

ได้ ตั้งค่าหลักฐานและการตรวจยืนยันให้เหมาะกับงาน เช่น ไฟล์ รูปภาพ เช็กลิสต์ ผลที่วัดได้ การตัดสินใจของผู้ตรวจ หรือบันทึกการเสร็จสิ้น

งานประจำแบบใดเหมาะกับ Jodoo?

การตรวจปฏิบัติการ การทบทวน การต่ออายุ การกระทบยอด การประสานงานบำรุงรักษา การติดตาม การตรวจสอบ รายงาน และงานซ้ำอื่นที่ต้องปรับฟิลด์ การส่งต่อ หลักฐาน และแดชบอร์ด

ทดสอบหนึ่งกำหนดการผ่านสองรอบงานจริง

สร้างงาน เปลี่ยนหนึ่งรอบ ทำให้เสร็จและตรวจยืนยัน แล้วตรวจว่ารอบถัดไปและประวัติกำหนดการยังถูกต้อง

ใช้แอปงานประจำ