訪問招待
訪問者、会社、目的、拠点、担当者、到着時間帯、承認、入場区域、準備。
訪問者管理システムテンプレート
到着から退出まで動作するアプリ付き訪問者管理テンプレート
サンプルデータ入りの招待、進行中の訪問、担当者・行き先、例外、ダッシュボード、履歴ビューから始め、項目、状態、役割、リマインダー、ポリシーを調整します。
これは空のフォーム集ではありません。スターターには、到着予定、待機中・在場中の訪問、退出超過、担当者・行き先レコード、例外完了が含まれます。
- サンプルデータ入りレコードと現在の一覧
- ダッシュボード、フォーム、例外、履歴ビュー
- 設定可能な訪問者種別、拠点、ポリシー、役割、リマインダー、指標
過密な受付表1枚ではなく連携レコードから始める
各レコードに明確な担当者と訪問ライフサイクル上の位置があります。
受付の進行中訪問
到着、確認結果、バッジ、同行者、行き先、ステータス、予定退出、退場、備考。
訪問例外
問題、重大度、担当者、期限、対応、判断、エスカレーション、証明資料、完了処理。
担当者と行き先
拠点、行き先、責任者、訪問者種別、既定確認、入場案内、状態、見直し日。
サンプルデータを置き換える前に運用を確認
スターターには、ビュー、ダッシュボード、例外を理解できる十分な種類のサンプルが含まれます。
| サンプル状態 | 確認できること | 置き換える対象 |
|---|---|---|
| 承認済み・到着予定 | 到着前一覧と準備 | 訪問者種別、拠点、担当者、承認ルール |
| 担当者を待機中 | 引き渡し経過時間とエスカレーション | 対応目標と代理責任者 |
| 現在施設内 | 担当者、行き先、バッジ、同行者、予定退出 | 拠点と通行証のモデル |
| 未承認または差戻し | 判断と修正の流れ | 確認ポリシーと差戻し理由 |
| 退出時刻超過 | 例外の担当者、対応、完了処理 | 退出と照合のポリシー |
| 退出済み | 履歴と完了 | 保存・レポートルール |
順序立ててスターターを変更
まず各状態の意味と責任者を決め、その後で画面と自動化を変更します。
- 01
訪問者種別、拠点、行き先の名称を変更
運用に合う統制された選択肢を使います。
曖昧な自由記述カテゴリを使いません。 - 02
承認と例外のルールを定義
訪問種別ごとに、承認、差戻し、却下、エスカレーション、完了を誰が行えるか決めます。
各判断に1人の責任者を設定します。 - 03
役割別ビューを設定
受付、担当者、現場コーディネーター、管理者には、必要なレコードと項目だけを表示します。
不要な情報を公開せず、必要なアクセスを提供します。 - 04
リマインダーとダッシュボードを追加
試行で有効性を確認できた引き渡しと例外だけを自動化します。
通知をノイズではなく行動につなげます。 - 05
サンプルレコードを置き換え
サンプル状態はコピーに残し、その後で現在の運用データを取り込むか作成します。
本番運用は統制された値から始めます。
訪問者管理テンプレートに関する質問
01これはダウンロード可能な表計算ファイルですか？+
主な提供物は、連携レコード、ビュー、ダッシュボード、操作できるサンプル状態を備えたJodooアプリです。リアルタイムの担当管理や業務フローが不要で、1人の担当者が一時ファイルを必要とする場合だけ表計算を使います。
02テンプレートはカスタマイズできますか？+
はい。訓練を受けた管理者が、訪問者ポリシーに合わせて項目、選択肢、フォーム、役割、ビュー、ルール、リマインダー、ダッシュボードを変更できます。
03テンプレートにサンプルデータは含まれますか？+
はい。到着予定、待機中、在場中、例外、期限超過、完了のサンプルを、ビューとダッシュボードを確認できるまで残します。
04複数拠点に対応できますか？+
はい。統合管理レポートを保ちながら、拠点、行き先、現地担当者、案内、受付用フィルタービューを設定します。
05テンプレートにキオスク機器は含まれますか？+
いいえ。設定可能なレコードと業務フローが含まれます。タブレット、スタンド、プリンター、スキャナー、本人確認サービス、入退室管理は別途選定が必要です。
実際の訪問者業務を試す
訪問者管理テンプレートを使うサンプルの例外を確認してからアプリをコピー
サンプルデータ入りビューを開き、待機中・期限超過の訪問を追跡し、拠点、訪問者種別、ポリシーを1つずつ調整します。