本日到着予定
本日到着予定の承認済み招待
担当者、行き先、バッジ、必要な確認を準備します。訪問者管理システム
招待から退出まで最新状態を保つ訪問者管理
事前登録、担当者承認、到着、受付チェックイン、在場管理、例外、退出、検索可能な訪問履歴をつなぎます。
受付が到着予定、待機中、在場中、期限超過を把握し、各指標の根拠となる訪問レコードを開けるとき、システムは実用的です。
- 到着予定、待機中、在場中、超過、完了の訪問
- 担当者、行き先、バッジ、同行者、承認、例外の責任者
- 業務部門が管理する項目、ステータス、ビュー、リマインダー、役割、ダッシュボード
次の行動を変える指標から始める
すべての集計から、その根拠となる訪問、担当者、行き先、期限、対応を確認できるようにします。
担当者を待機中
担当者への引き渡しが未完了の到着済み訪問者
担当者に通知して応答を記録し、待ち時間がサービス目標を超えたらエスカレーションします。現在施設内
退出処理が未完了のチェックイン済み訪問
現在地、担当者、予定退出、同行状況を見える状態に保ちます。退出時刻超過
予定退出時刻を超えた訪問を開く
担当者または訪問者に連絡し、退出または例外を記録します。訪問を7つの明確な引き渡しで進める
承認、到着、在場状況、完了処理を1つの自由記述ログに埋もれさせないでください。
- 01
招待または事前登録
訪問者、会社、目的、拠点、担当者、到着時間帯、入場区域、補足情報を記録します。
1つの招待IDと責任を持つ担当者。 - 02
訪問を確認
理由と確認者を保存したまま、申請を承認、差戻し、却下、または取消します。
メールの往復ではなく、見える判断。 - 03
受付を準備
承認済み訪問を、バッジ、同行者、行き先案内とともに本日の到着予定一覧へ入れます。
訪問者が到着する前に受付が必要な対応を把握できます。 - 04
チェックイン
訪問者を確認し、進行中の訪問を作成し、バッジまたは通行証を発行して担当者への引き渡しを記録します。
到着時刻を含む最新の在場記録。 - 05
例外に対応
担当者の遅れ、承認不足、同行者不在、到着情報の不一致、退出超過に責任者を割り当てます。
1人の担当者、重大度、対応期限、次の行動。 - 06
貸出
退出、バッジ返却、完了処理、未解決のフォローアップを記録します。
在場者一覧が正確な状態に戻ります。 - 07
履歴を確認
訪問者、担当者、拠点、目的、日付、例外で完了済み訪問を検索します。
表計算を作り直さずに運用履歴を保持します。
各訪問者管理レコードに明確な役割を1つ持たせる
レコードを分けることで責任を明確にしながら訪問全体をつなげます。
招待
訪問者、理由、担当者、拠点、到着時間帯、承認、入場区域、準備案内を管理します。
到着予定の一覧を作成します。進行中の訪問
到着、確認結果、バッジ、同行者、場所、現在状況、予定退出、実際の退出を管理します。
今、誰が施設内にいるか分かります。例外対応
問題、重大度、対応責任者、期限、行動、エスカレーション、完了証明を管理します。
受付の問題が見失われるのを防ぎます。担当者と行き先
拠点、行き先、担当者、既定入場区域、到着案内、見直し日を管理します。
行き先と担当責任を一貫させます。ソフトウェアのリリースを待たずに個別の訪問者ルールを変更
新しい訪問者種別、承認経路、行き先ルール、例外ステータス、役割別ビュー、ダッシュボードフィルターは、運用チームのポリシー更新サイクルに合わせる必要があります。
固定仕様の訪問者管理製品やカスタムポータルでは、要件整理、ベンダー調整、開発、テスト、展開を経て変更に約5～20営業日かかる場合があります。
訓練を受けたJodoo管理者なら、対象を絞った項目、選択肢、ルール、役割別ビュー、リマインダー、ダッシュボードの変更を約30分～4時間で設定・テストできることがよくあります。
- 証明資料を必須とする請負業者の訪問種別を追加
- 高リスク訪問を第2確認者へ回す
- 1拠点の受付ビューを作成
- 退出時刻を過ぎたら担当者へ通知
訪問者業務を自社に合わせる必要があるときJodooを使う
機器、本人確認、安全、規制対応の専用機能が選定を左右する場合は、専門製品を維持します。
Jodooの訪問者業務
優先すべきは、設定可能なフォーム、承認、一覧、担当者引き渡し、例外、モバイル更新、ダッシュボード、業務部門による頻繁な変更です。
訪問者セキュリティ専用プラットフォーム
標準搭載のウォッチリスト、本人確認、バッジ機器、入退室管理、緊急機能、企業セキュリティ認証が成功条件です。
ワークプレイス体験スイート
訪問者到着機能を、標準搭載のデスク予約、会議室表示、在席管理、または幅広いワークプレイス基盤と一緒に購入する必要があります。
訪問者管理システムに関する質問
01訪問者管理システムとは？+
到着予定、承認、到着、チェックイン、担当者への引き渡し、在場状況、例外、退出、履歴を管理する運用システムです。実用的なシステムは受付行だけを保存せず、これらの工程をつなぎます。
02訪問者は到着前に事前登録できますか？+
はい。担当者または訪問者が到着前に詳細を提出し、受付は承認済み到着予定一覧から対応できます。
03受付は現在施設内にいる人を確認できますか？+
はい。チェックイン済み、在場中、退出超過、退出済みの状態には進行中の訪問レコードとダッシュボードを使い、予定退出と現在の行き先を表示します。
04Jodooは標準機能でバッジ印刷や本人確認を行いますか？+
Jodooではバッジ番号、確認結果、承認、訪問状況を保存できます。専用プリンター、本人確認、ウォッチリスト、物理入退室管理には専用機器や連携が必要な場合があります。
05業務フローはどのくらい早く変更できますか？+
訓練を受けた管理者なら、対象を絞った項目、ステータス、選択肢、リマインダー、役割別ビュー、ダッシュボード指標を同じ作業時間内に追加できます。権限や連携に影響する変更は公開前にテストしてください。
06複数拠点でシステムを利用できますか？+
はい。拠点、行き先、担当者、入場区域、拠点固有の案内を含め、各受付にはフィルタービューを、管理者には統合運用ビューを提供します。
実際の訪問者業務を試す
訪問者管理アプリを使うサンプルデータ入り訪問者管理を開き、1件の例外を完了まで追跡
本日の到着から始め、待機中または期限超過の訪問を開き、チームで担当割当、解決、対応履歴の保存を試します。