ใครสร้างการเยี่ยมได้
เจ้าบ้าน ผู้มาติดต่อ ฝ่ายต้อนรับ ผู้รับผิดชอบกิจกรรม ผู้จัดการผู้รับเหมา หรือระบบที่เชื่อมต่อ สามารถเริ่มสร้างระเบียนได้
คู่มือติดตั้งระบบบริหารผู้มาติดต่อ
ออกแบบระบบจัดการผู้มาติดต่อที่ทำงานต่อเนื่องหลังเช็กอิน
วางแผนระเบียน บทบาท นโยบาย การอนุมัติ การมาถึง การส่งต่อถึงเจ้าบ้าน ความรับผิดชอบในพื้นที่ ข้อยกเว้น เช็กเอาต์ ตัวชี้วัด และการใช้งานจริง ก่อนตั้งค่าซอฟต์แวร์
เริ่มจากการตัดสินใจในการดำเนินงานและเส้นทางข้อยกเว้น การออกแบบหน้าจอจะง่ายขึ้นเมื่อทีมเห็นตรงกันว่าสถานะปัจจุบัน อนุมัติแล้ว อยู่ในพื้นที่ เลยกำหนด และเสร็จสิ้น หมายถึงอะไร
- การออกแบบระเบียนและบทบาท
- รูปแบบการปฏิบัติงานตั้งแต่มาถึงจนเช็กเอาต์
- การทดลอง เกณฑ์ยอมรับ ตัวชี้วัด และกรณีล้มเหลว
ตอบคำถามด้านนโยบาย 6 ข้อก่อน
นโยบายที่ไม่ชัดเจนจะกลายเป็นฟิลด์ที่สับสน แดชบอร์ดที่เชื่อถือไม่ได้ และข้อยกเว้นที่ไม่มีผู้รับผิดชอบ
อะไรต้องได้รับการอนุมัติ
กำหนดประเภทผู้มาติดต่อ เวลา สถานที่ จุดหมาย หลักฐาน และข้อยกเว้นที่ต้องตรวจสอบ
อะไรยืนยันการมาถึง
กำหนดว่าแผนกต้อนรับจะค้นหารายการ ยืนยันบุคคล บันทึกเวลา และเปิดระเบียนผู้ที่อยู่ในพื้นที่อย่างไร
ใครรับผิดชอบการส่งต่องาน
ระบุเจ้าบ้านหรือผู้ประสานงานสถานที่ที่รับผิดชอบมารับผู้มาติดต่อและตอบสนองเมื่อเกิดความล่าช้า
สถานะ “อยู่ในพื้นที่” หมายถึงอะไร
ตกลงร่วมกันว่าสถานะ สถานที่ บัตร ผู้พาเข้า และเวลาเช็กเอาต์ที่คาดหมายใดทำให้รายการเชื่อถือได้
อะไรทำให้การเยี่ยมปิดเสร็จ
กำหนดการออก การคืนบัตร ข้อยกเว้นที่ยังไม่เสร็จ ประวัติ และระยะเวลาเก็บ
เก็บข้อมูลคงที่เพียงครั้งเดียว และแยกงานที่เกิดซ้ำ
ตารางลงทะเบียนแบบแบนเพียงตารางเดียวจะจัดการยาก เมื่อการอนุมัติ การมาติดต่อ ข้อยกเว้น และสถานที่มีผู้รับผิดชอบและวันที่ต่างกัน
| เรคคอร์ด | รับผิดชอบ | ควรหลีกเลี่ยง |
|---|---|---|
| คำเชิญ | ผู้มาติดต่อ วัตถุประสงค์ สถานที่ เจ้าบ้าน ช่วงเวลามาถึง การอนุมัติ ปลายทาง และการเตรียมงาน | เขียนประวัติการมาถึงและข้อยกเว้นซ้ำรวมไว้ในบันทึกเดียว |
| การมาติดต่อปัจจุบัน | เวลามาถึง ผลการตรวจ บัตร ผู้พาเข้า ตำแหน่งปัจจุบัน สถานะ เวลาเช็กเอาต์ที่คาดหมาย การออก | ถือว่าคำเชิญเป็นหลักฐานว่าบุคคลมาถึงแล้ว |
| ข้อยกเว้น | ประเภท ระดับความรุนแรง ผู้รับผิดชอบ กำหนดตอบสนอง การตัดสินใจ การยกระดับ และการปิดงาน | ปล่อยให้ความล่าช้าของเจ้าบ้านหรือการเช็กเอาต์ล่าช้าซ่อนอยู่ในแชต |
| เจ้าบ้านและปลายทาง | สถานที่ ปลายทาง ผู้รับผิดชอบ กฎการเข้าถึง คำแนะนำการมาถึง และวันที่มีผล | ปลายทางแบบข้อความอิสระที่ควบคุมมาตรฐานไม่ได้ |
| ประวัติ | เวลาที่การมาติดต่อและข้อยกเว้นเสร็จสิ้น สำหรับค้นหาและตรวจสอบ | ปล่อยให้บุคคลยังคงอยู่ในรายชื่อหลังออกจากพื้นที่แล้ว |
ทดลองจุดส่งต่องานที่ยากที่สุดก่อนขยายไปหลายสถานที่
โครงการนำร่องขนาดเล็กควรพิสูจน์ว่าดูสถานะปัจจุบันและตอบสนองต่อข้อยกเว้นได้ ไม่ใช่เพียงส่งแบบฟอร์มได้
- 01
ทำแผนภาพขั้นตอนปัจจุบัน
ติดตามคำเชิญ การอนุมัติ การมาถึง การรอ เจ้าบ้านมารับ การเคลื่อนที่ในพื้นที่ เช็กเอาต์ และการติดตามผล
ตัวอย่างจริงและจุดที่อาจล้มเหลว - 02
กำหนดนิยามให้ชัดเจน
กำหนดประเภทผู้มาติดต่อ สถานะ เขตเข้าออก เป้าหมายการตอบสนอง ผู้รับผิดชอบ และกฎการปิดรายการ
อภิธานศัพท์ชุดเดียวที่ฝ่ายต้อนรับและฝ่ายปฏิบัติการยอมรับร่วมกัน - 03
ตั้งค่าหนึ่งสถานที่
สร้างระเบียน มุมมอง บทบาท การแจ้งเตือน แดชบอร์ด และสถานะตัวอย่างสำหรับสถานที่ตัวแทนหนึ่งแห่ง
ระบบที่มีข้อมูลพร้อม ไม่ใช่โครงสร้างว่างเปล่า - 04
ทดสอบการเยี่ยมที่จัดการยาก
ทดสอบการอนุมัติขาดหาย เจ้าบ้านล่าช้า ปลายทางผิด ต้องมีผู้ติดตาม การคืนบัตร และเช็กเอาต์เลยกำหนด
ข้อยกเว้นแต่ละรายการมีผู้รับผิดชอบและขั้นตอนปิดงานที่ชัดเจน - 05
วัดผลโครงการทดลอง
ตรวจดูเวลาเช็กอิน การตอบของเจ้าบ้าน ความถูกต้องของรายชื่อในพื้นที่ เช็กเอาต์เลยกำหนด การปิดข้อยกเว้น และอัตราการทำงานสำเร็จของผู้ใช้
เกณฑ์การยอมรับที่ผูกกับระเบียน - 06
ขยายระบบตามนโยบาย
เพิ่มสถานที่และบทบาทหลังจากแยกกฎส่วนกลางออกจากจุดหมาย ผู้รับรอง และคำแนะนำเฉพาะพื้นที่แล้วเท่านั้น
มุมมองเฉพาะสถานที่โดยไม่ต้องสร้างระบบซ้ำ
ใช้ตัวชี้วัดที่นำไปสู่การตอบสนอง
หลีกเลี่ยงตัวเลขสวยงามที่ไม่ระบุรายการมาติดต่อหรือผู้รับผิดชอบที่อยู่เบื้องหลังผลลัพธ์
เวลาเช็กอินมัธยฐาน
เริ่มการมาถึงจนสร้างรายการมาติดต่อปัจจุบัน
ตัดฟิลด์ที่ไม่จำเป็นหรือเตรียมการเยี่ยมให้มากขึ้นก่อนมาถึงเวลาตอบสนองของเจ้าบ้าน
ผู้มาติดต่อรอการส่งต่อถึงเจ้าบ้าน
ปรับกฎการแจ้งเตือนและการยกระดับตามประเภทผู้มาติดต่อหรือสถานที่ความถูกต้องของข้อมูลผู้ที่อยู่ในพื้นที่
รายการมาติดต่อปัจจุบันได้รับการกระทบยอดกับการออกที่ยืนยันแล้ว
ปรับปรุงการเตือนเช็กเอาต์ ความรับผิดชอบของเจ้าบ้าน หรือเวิร์กโฟลว์คืนบัตรเวลาปิดข้อยกเว้น
ตั้งแต่แจ้งข้อยกเว้นจนปิดงานพร้อมหลักฐาน
แก้ปัญหาผู้รับผิดชอบไม่ชัดเจน สิทธิ์ตัดสินใจขาดหาย หรือไม่มีเป้าหมายเวลาตอบสนองคำถามที่ทีมควรถามขณะออกแบบการบริหารผู้มาติดต่อ
01คำเชิญและการเยี่ยมควรเป็นคนละระเบียนหรือไม่+
ควรแยกเมื่อคำเชิญที่อนุมัติอาจถูกยกเลิก เลื่อน ปฏิเสธ หรือผู้รับเชิญไม่มา ระเบียนการเยี่ยมควรยืนยันการมาถึงจริง สถานะในพื้นที่ และเช็กเอาต์
02ควรเก็บข้อมูลผู้มาติดต่อมากเพียงใด+
เก็บเฉพาะข้อมูลที่วัตถุประสงค์การปฏิบัติงานและนโยบายกำหนด ระบุฟิลด์ทางเลือกและข้อมูลอ่อนไหวให้ชัด กำหนดระยะเวลาเก็บ และจำกัดมุมมองตามบทบาท
03ควรทดสอบอะไรก่อนเปิดใช้งาน+
ทดสอบทั้งกรณีปกติและการอนุมัติขาด เจ้าบ้านล่าช้า เปลี่ยนปลายทาง ต้องมีผู้ติดตาม มาผิดเวลา คืนบัตร เช็กเอาต์เลยกำหนด ยกเลิก ค้นประวัติ และส่งออก
04จะป้องกันรายชื่อผู้ที่อยู่ในพื้นที่คลาดเคลื่อนได้อย่างไร+
ใช้สถานะการเยี่ยมที่กำลังดำเนินอยู่ เวลาเช็กเอาต์ที่คาดหมาย ความรับผิดชอบของเจ้าบ้าน การดำเนินการเมื่อออก คิวเลยกำหนด และการกระทบยอดรายวันอย่างชัดเจน อย่าอนุมานสถานะในพื้นที่จากคำเชิญเพียงอย่างเดียว
05Jodoo แทนระบบควบคุมการเข้าออกทางกายภาพได้หรือไม่+
ไม่ใช่ Jodoo ประสานคำขอ การอนุมัติ การตรวจ บัตรผ่าน ข้อยกเว้น และระเบียนได้ ส่วนตัวควบคุมประตู ข้อมูลรับรอง เครื่องอ่าน การยืนยันตัวตน และการตัดสินด้านความปลอดภัยอาจต้องใช้ระบบเฉพาะ
ทดสอบการดำเนินงานผู้มาติดต่อจริง
เปิดแอปพลิเคชันบริหารผู้มาติดต่อทดลองกรณีมาถึงและข้อยกเว้นที่ยากที่สุด ไม่ใช่การสาธิตที่ง่ายที่สุด
ใช้สถานที่ตัวแทน ผู้ใช้ฝ่ายต้อนรับจริง ระเบียนที่มีข้อมูล และเกณฑ์ยอมรับที่เขียนไว้ก่อนขยายระบบ