ระบบบริหารผู้มาติดต่อ

การบริหารผู้มาติดต่อที่อัปเดตตลอดตั้งแต่คำเชิญถึงเช็กเอาต์

เชื่อมการลงทะเบียนล่วงหน้า การอนุมัติของผู้รับรอง การมาถึง เช็กอินที่แผนกต้อนรับ ความรับผิดชอบต่อผู้ที่อยู่ในพื้นที่ ข้อยกเว้น เช็กเอาต์ และประวัติที่ค้นหาได้

ระบบมีประโยชน์เมื่อฝ่ายต้อนรับเห็นว่าใครคาดว่าจะมา ใครกำลังรอ ใครอยู่ในพื้นที่ อะไรเลยกำหนด และเปิดระเบียนการเยี่ยมที่ตรงกับแต่ละสัญญาณได้

  • การเยี่ยมที่คาดหมาย รออยู่ อยู่ในพื้นที่ เลยกำหนด และเสร็จสิ้น
  • เจ้าบ้าน ปลายทาง บัตร ผู้ติดตาม การอนุมัติ และผู้รับผิดชอบข้อยกเว้น
  • ฟิลด์ สถานะ มุมมอง การแจ้งเตือน บทบาท และแดชบอร์ดที่ธุรกิจดูแลเอง
วันนี้ที่จุดต้อนรับ

เริ่มจากสัญญาณที่เปลี่ยนการดำเนินการถัดไป

ตัวเลขทุกค่าควรย้อนกลับไปดูการเยี่ยม เจ้าบ้าน ปลายทาง กำหนดเวลา และการตอบสนองที่เกี่ยวข้องได้

คาดว่าจะมาถึงวันนี้

คำเชิญที่อนุมัติและมีกำหนดมาถึงวันนี้

เตรียมเจ้าบ้าน ปลายทาง บัตร และการตรวจที่จำเป็น

กำลังรอเจ้าบ้าน

ผู้มาติดต่อมาถึงแล้วแต่ยังไม่ได้ส่งมอบให้ผู้รับรอง

แจ้งเจ้าบ้าน บันทึกการตอบสนอง และยกระดับเมื่อเวลารอเกินเป้าหมายบริการ

อยู่ในพื้นที่ขณะนี้

ผู้มาติดต่อเช็กอินแล้วแต่ยังเช็กเอาต์ไม่เสร็จ

แสดงตำแหน่งปัจจุบัน เจ้าบ้าน เวลาเช็กเอาต์ที่คาดหมาย และสถานะผู้ติดตามให้เห็นชัดเจน

เช็กเอาต์เกินกำหนด

เปิดการเยี่ยมที่เลยเวลาออกที่คาดไว้

ติดต่อผู้รับรองหรือผู้มาติดต่อ แล้วบันทึกการออกหรือข้อยกเว้น
การเยี่ยมหนึ่งรายการที่เชื่อมโยงครบถ้วน

พาการเยี่ยมผ่านจุดส่งต่องานที่ชัดเจนเจ็ดขั้นตอน

อย่ารวมการอนุมัติ การมาถึง สถานะในพื้นที่ และการปิดรายการไว้ในบันทึกข้อความอิสระเพียงช่องเดียว

  1. 01

    เชิญหรือลงทะเบียนล่วงหน้า

    บันทึกผู้มาติดต่อ บริษัท วัตถุประสงค์ สถานที่ ผู้รับรอง ช่วงเวลามาถึง เขตเข้าออก และข้อมูลประกอบ

    รหัสคำเชิญหนึ่งรายการและเจ้าบ้านผู้รับผิดชอบ
  2. 02

    ตรวจทานการเยี่ยม

    อนุมัติ ส่งกลับ ปฏิเสธ หรือยกเลิกคำขอ พร้อมเก็บเหตุผลและผู้ตรวจสอบไว้

    การตัดสินใจที่มองเห็นได้ แทนการตามหาในชุดอีเมล
  3. 03

    เตรียมฝ่ายต้อนรับ

    นำการเยี่ยมที่อนุมัติแล้วเข้าคิวผู้ที่คาดว่าจะมาถึงวันนี้ พร้อมคำแนะนำเรื่องบัตร ผู้ติดตาม และปลายทาง

    ฝ่ายต้อนรับทราบสิ่งที่ต้องทำก่อนบุคคลมาถึง
  4. 04

    เช็กอิน

    ยืนยันผู้มาติดต่อ สร้างรายการปัจจุบัน ออกบัตรหรือบัตรผ่าน และบันทึกการส่งมอบให้ผู้รับรอง

    ระเบียนผู้ที่อยู่ในพื้นที่ปัจจุบันพร้อมเวลาเดินทางมาถึง
  5. 05

    ตอบสนองต่อข้อยกเว้น

    มอบหมายผู้รับผิดชอบกรณีผู้รับรองล่าช้า ยังไม่อนุมัติ ไม่มีผู้พาเข้า ข้อมูลการมาถึงไม่ตรง และเช็กเอาต์เกินกำหนด

    ผู้รับผิดชอบหนึ่งคน ระดับความรุนแรง กำหนดตอบสนอง และการดำเนินการถัดไป
  6. 06

    เบิกใช้งาน

    บันทึกการออก การคืนบัตร การปิดงาน และการติดตามที่ยังไม่เสร็จ

    รายชื่อผู้ที่อยู่ในพื้นที่กลับมาถูกต้อง
  7. 07

    ตรวจดูประวัติ

    ค้นหาการเยี่ยมที่เสร็จสิ้นตามผู้มาติดต่อ เจ้าบ้าน สถานที่ วัตถุประสงค์ วันที่ และข้อยกเว้น

    มีประวัติการดำเนินงานโดยไม่ต้องสร้างสเปรดชีตใหม่
ระเบียนที่อยู่เบื้องหลังหน้าจอ

กำหนดหน้าที่เดียวที่ชัดเจนให้แต่ละระเบียนผู้มาติดต่อ

ระเบียนที่แยกกันช่วยรักษาความรับผิดชอบโดยยังเชื่อมโยงการเยี่ยมไว้

01

คำเชิญ

รับผิดชอบผู้มาติดต่อ เหตุผล เจ้าบ้าน สถานที่ ช่วงเวลามาถึง การอนุมัติ พื้นที่เข้าถึง และคำแนะนำการเตรียมงาน

สร้างคิวผู้ที่คาดว่าจะมาถึง
02

การมาติดต่อปัจจุบัน

รับผิดชอบการมาถึง ผลตรวจ บัตร ผู้ติดตาม ตำแหน่ง สถานะปัจจุบัน เวลาเช็กเอาต์ที่คาดหมาย และเวลาออกจริง

ตอบได้ว่าใครอยู่ในพื้นที่ขณะนี้
03

ข้อยกเว้น

รับผิดชอบปัญหา ระดับความรุนแรง ผู้รับผิดชอบการตอบสนอง กำหนดเวลา การดำเนินการ การยกระดับ และหลักฐานปิดงาน

ป้องกันไม่ให้ปัญหาที่จุดต้อนรับถูกมองข้าม
04

เจ้าบ้านและปลายทาง

รับผิดชอบสถานที่ ปลายทาง เจ้าบ้าน พื้นที่เข้าถึงเริ่มต้น คำแนะนำการมาถึง และวันที่ทบทวน

รักษาปลายทางและความรับผิดชอบของเจ้าบ้านให้สอดคล้องกัน
ปรับนโยบายการปฏิบัติงาน

เปลี่ยนกฎผู้มาติดต่อเฉพาะจุดโดยไม่ต้องรอซอฟต์แวร์ออกรุ่นใหม่

ประเภทผู้มาติดต่อ เส้นทางอนุมัติ กฎจุดหมาย สถานะข้อยกเว้น มุมมองตามบทบาท หรือตัวกรองแดชบอร์ดใหม่ควรเปลี่ยนตามรอบนโยบายของทีมปฏิบัติการ

ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปหรือพอร์ทัลที่ปรับแต่งได้

ผลิตภัณฑ์ผู้มาติดต่อที่ปรับยากหรือพอร์ทัลเฉพาะอาจต้องผ่านการกำหนดความต้องการ การจัดคิวผู้ขาย การพัฒนา การทดสอบ และการติดตั้งรวมประมาณ 5–20 วันทำการ

การเปลี่ยนแปลงโดยผู้ดูแลระบบฝ่ายธุรกิจใน Jodoo

ผู้ดูแล Jodoo ที่ผ่านการฝึกอบรมมักตั้งค่าและทดสอบการเปลี่ยนแปลงฟิลด์ ตัวเลือก กฎ มุมมองตามบทบาท การแจ้งเตือน หรือแดชบอร์ดหนึ่งรายการได้ในเวลาประมาณ 30 นาที–4 ชั่วโมง

  • เพิ่มประเภทการมาติดต่อของผู้รับเหมาพร้อมหลักฐานบังคับ
  • ส่งการเยี่ยมความเสี่ยงสูงให้ผู้ตรวจทานคนที่สอง
  • สร้างมุมมองแผนกต้อนรับสำหรับหนึ่งสถานที่
  • แจ้งผู้รับรองเมื่อเช็กเอาต์เกินกำหนด
เลือกประเภทระบบที่เหมาะสม

ใช้ Jodoo เมื่อกระบวนการผู้มาติดต่อจำเป็นต้องเข้ากับธุรกิจ

คงใช้ผลิตภัณฑ์เฉพาะทางเมื่อฮาร์ดแวร์ การยืนยันตัวตน ความปลอดภัย หรือความสามารถด้านกฎระเบียบเป็นปัจจัยหลักในการเลือกซื้อ

การดำเนินงานผู้มาติดต่อด้วย Jodoo

สิ่งสำคัญคือแบบฟอร์ม การอนุมัติ คิว การส่งต่อถึงเจ้าบ้าน ข้อยกเว้น การอัปเดตผ่านมือถือ และแดชบอร์ดที่ปรับได้ พร้อมรองรับการเปลี่ยนแปลงโดยทีมธุรกิจบ่อยครั้ง

แพลตฟอร์มความปลอดภัยผู้มาติดต่อเฉพาะทาง

หากความสำเร็จขึ้นอยู่กับรายชื่อเฝ้าระวัง การยืนยันตัวตน ฮาร์ดแวร์บัตร การควบคุมการเข้าถึง ฟังก์ชันฉุกเฉิน หรือใบรับรองความปลอดภัยระดับองค์กร ควรใช้ระบบเฉพาะทาง

ชุดผลิตภัณฑ์ประสบการณ์สถานที่ทำงาน

หากต้องซื้อการจัดการผู้มาติดต่อพร้อมระบบจองโต๊ะ จอห้อง การใช้งานพื้นที่ หรือแพลตฟอร์มสถานที่ทำงานที่กว้างกว่า ควรเลือกผลิตภัณฑ์ที่รวมความสามารถเหล่านั้น

คำถามก่อนการเปิดตัว

คำถามเกี่ยวกับระบบบริหารผู้มาติดต่อ

01ระบบบริหารผู้มาติดต่อคืออะไร

เป็นระบบดำเนินงานสำหรับการเยี่ยมที่คาดหมาย การอนุมัติ การมาถึง เช็กอิน การส่งต่อถึงเจ้าบ้าน สถานะในพื้นที่ ข้อยกเว้น เช็กเอาต์ และประวัติ ระบบที่ใช้งานได้จริงจะเชื่อมทุกขั้นตอน แทนการเก็บเพียงหนึ่งแถวลงทะเบียน

02ผู้มาติดต่อสามารถลงทะเบียนล่วงหน้าก่อนมาถึงได้หรือไม่

ได้ เจ้าบ้านหรือผู้มาติดต่อส่งรายละเอียดก่อนมาถึง และฝ่ายต้อนรับทำงานจากคิวผู้ที่คาดว่าจะมาถึงซึ่งอนุมัติแล้วได้

03แผนกต้อนรับดูได้หรือไม่ว่าใครอยู่ในพื้นที่

ได้ ใช้ระเบียนและแดชบอร์ดการเยี่ยมที่กำลังดำเนินอยู่สำหรับสถานะเช็กอิน อยู่ในพื้นที่ เช็กเอาต์เลยกำหนด และเช็กเอาต์แล้ว พร้อมแสดงเวลาเช็กเอาต์ที่คาดหมายและปลายทางปัจจุบัน

04Jodoo พิมพ์บัตรผู้มาติดต่อหรือตรวจสอบตัวตนได้โดยตรงหรือไม่

Jodoo เก็บหมายเลขบัตร ผลตรวจ การอนุมัติ และสถานะการเยี่ยมได้ ส่วนเครื่องพิมพ์เฉพาะ การยืนยันตัวตน รายชื่อเฝ้าระวัง และการควบคุมทางกายภาพอาจต้องใช้ฮาร์ดแวร์หรือการเชื่อมต่อเฉพาะทาง

05ปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ได้รวดเร็วเพียงใด

ผู้ดูแลที่ผ่านการฝึกอบรมมักเพิ่มฟิลด์ สถานะ ตัวเลือก การแจ้งเตือน มุมมองตามบทบาท หรือตัวชี้วัดแดชบอร์ดเฉพาะจุดได้ในช่วงทำงานเดียวกัน ควรทดสอบการเปลี่ยนแปลงที่กระทบสิทธิ์หรือการเชื่อมต่อก่อนใช้งานจริง

06ใช้ระบบกับหลายสถานที่ได้หรือไม่

ได้ ระบุสถานที่ ปลายทาง เจ้าบ้าน พื้นที่เข้าถึง และคำแนะนำเฉพาะสถานที่ แล้วให้แต่ละทีมต้อนรับใช้มุมมองแบบกรอง ขณะที่ผู้บริหารดูการดำเนินงานแบบรวม

ทดสอบการดำเนินงานผู้มาติดต่อจริง

เปิดระบบผู้มาติดต่อที่มีข้อมูล แล้วติดตามข้อยกเว้นหนึ่งรายการจนปิดงาน

เริ่มจากผู้มาถึงวันนี้ เปิดการเยี่ยมที่รอหรือเลยกำหนด แล้วทดสอบว่าทีมจะมอบหมาย แก้ไข และเก็บประวัติการตอบสนองอย่างไร

ใช้แอปบริหารผู้มาติดต่อ