เวิร์กโฟลว์อนุมัติการสลับกะ

เวิร์กโฟลว์อนุมัติการสลับกะเพื่อเปลี่ยนตารางอย่างปลอดภัย

ให้พนักงานมีเส้นทางยื่นคำขอที่ชัดเจน และให้ผู้พิจารณาเห็นกะเดิม ผู้ทำงานแทนที่เสนอ เวลาที่พร้อมทำงาน ความเหมาะสมกับหน้าที่ ผลต่อกำลังคน การตัดสินใจ และผลสุดท้ายในตารางกะ

ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ

ติดตามการสลับกะหนึ่งรายการตั้งแต่คำขอถึงการอัปเดตตารางเริ่มจากรายการที่รอพิจารณา แล้วตรวจผลการเช็กกำลังคน การมอบหมายที่เปลี่ยน และตารางส่วนตัวสุดท้าย
ตรวจผู้ทำงานแทนก่อนเปลี่ยนตารางกะที่ประกาศแล้วในตัวอย่างงานบริหารกำลังคนของ Jodoo ที่มีข้อมูลพร้อม
ตรวจผู้ทำงานแทนก่อนเปลี่ยนตารางกะที่ประกาศแล้วดูรายละเอียดกะเดิม พนักงานผู้ยื่นคำขอ ผู้ทำงานแทนที่เสนอ ผลตรวจกำลังคน คำตัดสินของผู้พิจารณา ความเห็นเมื่อส่งกลับแก้ไข และผลลัพธ์ในตารางกะ
การตัดสินใจที่เวิร์กโฟลว์ต้องรองรับ

เวิร์กโฟลว์สลับกะต้องตัดสินเรื่องใดบ้าง

การสลับกะไม่ได้รับอนุมัติเพียงเพราะพนักงานสองคนตกลงกัน เวิร์กโฟลว์ต้องยืนยันการมอบหมายเดิม ผู้ทำงานแทนที่เสนอ เวลาที่พร้อมทำงานปัจจุบัน หน้าที่หรือคุณสมบัติที่กำหนด เวลาซ้อน กำลังคน คำตัดสินของผู้จัดการ การสื่อสาร และการอัปเดตตารางกะที่ตรงรายการ

1 request

เก็บกะเดิมไว้

คำขอเก็บการมอบหมายที่ประกาศแล้วและผู้ทำงานแทนที่เสนอไว้ด้วยกัน

3 checks

เวลาที่พร้อมทำงาน ความเหมาะสม เวลาซ้อน

ตรวจข้อเท็จจริงที่ใช้ตัดสินว่าผู้ทำงานแทนรับงานได้หรือไม่

3 outcomes

อนุมัติ ปฏิเสธ หรือส่งกลับแก้ไข

แก้ข้อมูลที่ขาดได้โดยไม่ซ่อนคำตัดสินของผู้พิจารณา

1 handoff

ผู้จัดตารางนำผลไปใช้

คำขอที่อนุมัติแล้วระบุการมอบหมายที่ต้องอัปเดตและสื่อสาร

01 · เส้นทางการตัดสินใจ

ให้ทุกขั้นอนุมัติตอบคำถามเรื่องกำลังคนที่เกิดขึ้นจริง

คำขอควรมีบริบทเพียงพอให้ผู้พิจารณาตัดสินใจได้โดยไม่ต้องสร้างตารางใหม่ด้วยตนเอง

01

1. ระบุกะเดิม

ใช้การมอบหมายที่ประกาศใช้อยู่ พนักงาน วันที่ เวลา สถานที่ หน้าที่ และเวอร์ชันตารางกะ

02

2. เสนอผู้ทำงานแทน

เก็บพนักงานผู้ตอบรับ สถานะข้อตกลง เวลาที่พร้อมทำงาน ความเหมาะสมด้านหน้าที่และคุณสมบัติ รวมถึงเหตุผลหรือหมายเหตุ

03

3. ตรวจผลกระทบ

ตรวจเวลาซ้อน สัญญาณเตือนเรื่องเวลาพักหรือนโยบายที่ทีมกำหนด จำนวนคน ความครอบคลุมของทักษะสำคัญ และงานปลายทาง

04

4. ตัดสินใจหรือส่งกลับแก้ไข

อนุมัติ ปฏิเสธ หรือส่งคำขอกลับพร้อมเหตุผลและสิ่งที่ต้องแก้ให้ชัดเจน

05

5. นำผลไปใช้

หลังอนุมัติ ผู้จัดตารางจะอัปเดตการมอบหมายที่ระบุ บันทึกการเปลี่ยนแปลงกับคำขอเดิม และยืนยันกะที่แก้ไขกับผู้เกี่ยวข้อง

02 · ข้อยกเว้นที่พบบ่อย

แสดงกรณีพิเศษให้เห็น แทนการซ่อนไว้ในความเห็น

เวิร์กโฟลว์ที่ดีจะแยกข้อมูลที่ขาดซึ่งแก้ไขได้ออกจากคำขอที่ไม่ควรดำเนินต่อ

01

ผู้ทำงานแทนไม่พร้อมแล้ว

ตรวจเวลาที่พร้อมทำงานล่าสุดอีกครั้งทั้งตอนส่งคำขอและตอนตัดสินใจ แทนการเชื่อถือตัวเลือกเดิมที่อาจล้าสมัย

02

หน้าที่หรือคุณสมบัติไม่ตรง

ระงับ ส่งกลับ หรือส่งข้อยกเว้นที่อนุญาตไปตามเส้นทางนโยบายที่กำหนด

03

การมอบหมายที่เวลาซ้อนกัน

แสดงข้อขัดแย้งและกำหนดให้เลือกพนักงานคนอื่นหรือบันทึกการอนุมัติยกเว้น

04

กะเริ่มก่อนพิจารณาเสร็จ

ยกระดับหรือเปลี่ยนไปใช้เส้นทางกำลังคนฉุกเฉิน แทนการอนุมัติย้อนหลังโดยไม่แจ้ง

03 · ก่อนนำไปใช้จริง

ลองคำขอที่ไม่ผ่านและคำขอที่แก้ไขแล้ว

การทดลองที่ดีต้องพิสูจน์ว่าผู้ทำงานแทนที่ไม่เหมาะสมเปลี่ยนตารางอย่างเงียบ ๆ ไม่ได้ และคำขอที่แก้ไขแล้วไปถึงการมอบหมายเป้าหมาย

01

กรณีไม่ผ่าน

ส่งผู้ทำงานแทนที่ไม่พร้อมหรือคุณสมบัติไม่ครบ แล้วตรวจว่าตารางกะไม่เปลี่ยน

02

กรณีส่งกลับแก้ไข

ส่งข้อมูลที่ขาดกลับไป แก้คำขอ แล้วส่งกรณีเดิมอีกครั้ง

03

กรณีอนุมัติ

อนุมัติผู้ทำงานแทนที่ถูกต้อง และยืนยันว่าการมอบหมายที่เกี่ยวข้องเปลี่ยนตรงรายการโดยยังเก็บประวัติการตัดสินใจไว้

ทำคำขอให้เรียบง่าย

เปลี่ยนเส้นทางพิจารณาโดยไม่เปลี่ยนประสบการณ์ของพนักงาน

ทำคำขอให้กระชับ พร้อมปรับผู้พิจารณา เงื่อนไข การยกระดับ และกฎเฉพาะสถานที่

  • กำหนดเส้นทางตามสถานที่หรือลำดับความสำคัญของกะ
  • กำหนดให้ตรวจคุณสมบัติสำหรับหน้าที่ที่เลือก
  • ส่งคำขอที่ไม่ครบกลับแก้ไขแทนการปฏิเสธ
  • ยกระดับคำขอที่ใกล้เวลาเริ่มกะ
นโยบายยังเป็นความรับผิดชอบขององค์กรคุณ

เรคคอร์ดการอนุมัติไม่ได้กำหนดนโยบายแรงงาน

องค์กรต้องกำหนดว่าใครสลับกะได้ หน้าที่หรือคุณสมบัติใดเทียบเท่ากัน อนุญาตข้อยกเว้นเมื่อใด และประเมินกฎหมายหรือกฎตามข้อตกลงอย่างไร

คำถามสำหรับการใช้งานจริง

คำถามเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์สลับกะ

คำขอสลับกะควรมีข้อมูลใดบ้าง+

เก็บการมอบหมายเดิม พนักงานผู้ยื่นคำขอ ผู้ทำงานแทนที่เสนอ เวลาที่พร้อมทำงานล่าสุด ความเหมาะสมด้านหน้าที่หรือคุณสมบัติ ผลตรวจเวลาซ้อน เหตุผล คำตัดสินของผู้พิจารณา และผลสุดท้ายในตารางกะไว้ด้วยกัน

ผู้จัดการส่งคำขอสลับกะที่ข้อมูลไม่ครบกลับแก้ไขได้หรือไม่+

ได้ เส้นทางพิจารณาในระบบสามารถส่งคำขอเดิมกลับพร้อมเหตุผล ให้ผู้ยื่นแก้ไข แล้วส่งกลับมาตัดสินใจใหม่โดยไม่ต้องเริ่มต้นอีกครั้ง

เมื่ออนุมัติแล้ว ตารางกะที่ประกาศจะเปลี่ยนอัตโนมัติหรือไม่+

ในตัวอย่างนี้ การอนุมัติจะให้ผลที่ผ่านการพิจารณาอย่างชัดเจนแก่ผู้จัดตารางและระบุการมอบหมายที่ต้องอัปเดต ทีมควรยืนยันขั้นตอนเปลี่ยนตารางและแจ้งผู้เกี่ยวข้องระหว่างการทดลอง

เวิร์กโฟลว์กำหนดเส้นทางตามสถานที่หรือลำดับความสำคัญของกะได้หรือไม่+

ได้ ผู้ดูแลระบบที่ผ่านการฝึกอบรมสามารถกำหนดผู้พิจารณา เงื่อนไข การยกระดับ และเส้นทางเฉพาะสถานที่ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด แล้วทดสอบแต่ละเส้นทางก่อนใช้งานจริง

ลองคำขอที่ส่งกลับแก้ไขและอนุมัติ

ทดสอบการสลับกะที่ส่งกลับแก้ไขและอนุมัติก่อนใช้งานจริง

ใช้ตัวอย่างที่ทำงานได้เพื่อพิสูจน์ว่าผู้ทำงานแทนที่ไม่ผ่านจะถูกระงับ และคำขอที่แก้ไขและผ่านการพิจารณาจะอัปเดตการมอบหมายเป้าหมาย

เปิดคำขอเปลี่ยนกะ