Giữ lại ca gốc
Yêu cầu liên kết phân công đã công bố với người thay được đề xuất.
QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT ĐỔI CA
Quy trình phê duyệt đổi ca để thay đổi lịch an toàn
Cung cấp cách gửi yêu cầu rõ ràng cho nhân viên; giúp người duyệt xem ca gốc, người thay được đề xuất, khả năng nhận ca, vị trí phù hợp, tác động đến nhân sự, quyết định và kết quả lịch cuối cùng.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Quyết định mà quy trình cần hỗ trợ
Quy trình đổi ca cần quyết định những gì?
Hai nhân viên đồng ý chưa đủ để phê duyệt đổi ca. Quy trình cần xác nhận phân công gốc, người thay được đề xuất, khả năng nhận ca hiện tại, vị trí hoặc điều kiện chuyên môn bắt buộc, trùng giờ, tình hình nhân sự, quyết định của quản lý, thông báo và cập nhật đúng phân công trong lịch.
Khả năng nhận ca, độ phù hợp, trùng giờ
Rà soát các thông tin quyết định người thay có đảm nhiệm được công việc hay không.
Phê duyệt, từ chối hoặc trả lại
Thông tin còn thiếu có thể được bổ sung, đồng thời vẫn lưu rõ quyết định của người duyệt.
Người xếp lịch áp dụng kết quả
Yêu cầu đã duyệt chỉ rõ phân công cần cập nhật và thông báo.
Mỗi bước phê duyệt phải giải đáp một câu hỏi cụ thể về bố trí ca
Yêu cầu cần có đủ thông tin để người duyệt quyết định mà không phải tự dựng lại lịch.
1. Xác định ca gốc
Dùng phân công hiện hành đã công bố cùng nhân viên, ngày, giờ, địa điểm, vị trí và phiên bản lịch.
2. Đề xuất người thay
Ghi nhận nhân viên nhận thay, trạng thái đồng ý, khả năng nhận ca, mức độ phù hợp với vị trí và điều kiện chuyên môn, cùng lý do hoặc ghi chú.
3. Kiểm tra tác động
Rà soát trùng giờ, cảnh báo về thời gian nghỉ hoặc chính sách do đội ngũ cấu hình, số người, khả năng đáp ứng kỹ năng thiết yếu và các công việc tiếp theo có liên quan.
4. Quyết định hoặc trả lại
Phê duyệt, từ chối hoặc trả lại yêu cầu với lý do và nội dung cần sửa rõ ràng.
5. Áp dụng kết quả
Sau khi phê duyệt, người xếp lịch cập nhật đúng phân công đã chỉ định, lưu thay đổi gắn với yêu cầu ban đầu và xác nhận ca mới với những người bị ảnh hưởng.
Hiển thị rõ tình huống đặc biệt thay vì để lẫn trong bình luận
Quy trình tốt phân biệt thông tin còn thiếu có thể bổ sung với yêu cầu không nên tiếp tục xử lý.
Người thay không còn có thể nhận ca
Kiểm tra lại khả năng nhận ca hiện tại khi gửi yêu cầu và khi ra quyết định, thay vì dựa vào lựa chọn đã lỗi thời.
Không phù hợp với vị trí hoặc điều kiện chuyên môn
Chặn, trả lại hoặc chuyển sang luồng ngoại lệ được phép theo chính sách đã cấu hình.
Phân công trùng giờ
Hiển thị xung đột và yêu cầu chọn nhân viên khác hoặc ghi nhận lý do cho phép ngoại lệ.
Ca bắt đầu trước khi xét duyệt xong
Chuyển cấp xử lý hoặc chuyển sang luồng bố trí ca khẩn cấp, thay vì âm thầm phê duyệt sau khi sự việc đã diễn ra.
Thử một yêu cầu không hợp lệ rồi một yêu cầu đã sửa
Đợt thử nghiệm hữu ích cần chứng minh người thay không phù hợp không thể làm lịch thay đổi ngoài kiểm soát, và yêu cầu đã sửa sẽ cập nhật đúng phân công cần thay.
Tình huống không hợp lệ
Gửi đề xuất người thay không thể nhận ca hoặc không đủ điều kiện chuyên môn và xác nhận lịch không thay đổi.
Tình huống được trả lại
Trả lại yêu cầu thiếu thông tin, sửa và gửi lại chính yêu cầu đó.
Tình huống được phê duyệt
Phê duyệt người thay hợp lệ và xác nhận đúng phân công liên quan đã thay đổi, đồng thời lịch sử quyết định vẫn được giữ lại.
Giữ yêu cầu đơn giản
Thay đổi luồng xét duyệt mà vẫn giữ cách gửi yêu cầu quen thuộc cho nhân viên
Giữ yêu cầu tập trung vào thông tin cần thiết, đồng thời điều chỉnh người duyệt, điều kiện, chuyển cấp và quy tắc riêng từng địa điểm.
- Định tuyến theo địa điểm hoặc mức ưu tiên của ca
- Yêu cầu kiểm tra điều kiện chuyên môn với một số vị trí
- Trả lại yêu cầu chưa đầy đủ thay vì từ chối
- Chuyển cấp xử lý yêu cầu khi sắp đến giờ bắt đầu ca
Chính sách vẫn do tổ chức của bạn quyết định
Bản ghi phê duyệt không thay thế chính sách lao động
Tổ chức cần xác định ai được đổi ca, vị trí hoặc điều kiện chuyên môn nào được xem là tương đương, khi nào cho phép ngoại lệ và cách đánh giá các quy định pháp luật hoặc thỏa thuận lao động.
Câu hỏi về quy trình đổi ca
Yêu cầu đổi ca cần có thông tin gì?+
Lưu cùng nhau phân công gốc, nhân viên yêu cầu, người thay được đề xuất, khả năng nhận ca hiện tại, vị trí hoặc điều kiện chuyên môn phù hợp, kết quả kiểm tra trùng giờ, lý do, quyết định của người duyệt và kết quả cập nhật lịch.
Quản lý có thể trả lại yêu cầu đổi ca chưa đầy đủ không?+
Có. Luồng xét duyệt ngay trên nền tảng có thể trả lại chính yêu cầu đó kèm lý do, cho người yêu cầu sửa và gửi lại để ra quyết định mới mà không phải lập từ đầu.
Phê duyệt có tự động thay đổi lịch đã công bố không?+
Trong ứng dụng mẫu này, phê duyệt cung cấp kết quả đã được xét duyệt rõ ràng cho người xếp lịch và chỉ định phân công cần cập nhật. Đội ngũ nên kiểm tra bước sửa lịch và thông báo trong đợt thử nghiệm.
Quy trình có thể định tuyến theo địa điểm hoặc mức ưu tiên của ca không?+
Có. Quản trị viên đã được đào tạo có thể cấu hình người duyệt, điều kiện, chuyển cấp và luồng riêng theo địa điểm mà không cần viết mã, rồi kiểm thử từng luồng trước khi triển khai.
Thử yêu cầu được trả lại rồi được phê duyệt
Mở yêu cầu thay đổi caThử đổi ca qua bước trả lại và phê duyệt trước khi triển khai
Dùng ứng dụng mẫu đang hoạt động để kiểm chứng người thay không hợp lệ bị chặn, còn yêu cầu đã sửa và xét duyệt sẽ cập nhật đúng phân công dự kiến.