Bắt đầu bằng biểu mẫu và phê duyệt
Yêu cầu bắt đầu bằng tiếp nhận có cấu trúc, sau đó cần quyết định, lý do trả lại, lời nhắc và trạng thái rõ ràng.
Thử Jodoo, Jotform Workflows, Kissflow và Pipefy.Tự động hóa workflow cho doanh nghiệp nhỏ
Công cụ tự động hóa workflow tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
So sánh 10 công cụ để tự động hóa tiếp nhận biểu mẫu, phê duyệt, hành động giữa ứng dụng, theo dõi của người phụ trách, khôi phục ngoại lệ và những thay đổi đội ngũ nhỏ phải duy trì sau khi ra mắt.
Một bản thử nghiệm hữu ích phải chứng minh trọn vẹn một điểm bàn giao tốn kém từ tác nhân khởi tạo đến kết quả, gồm cả dữ liệu thiếu, hành động thất bại và thay đổi thường ngày mà bản demo trau chuốt thường bỏ qua.
Chọn mô hình vận hành nhỏ nhất vẫn bảo đảm trách nhiệm rõ ràng
Đội nhỏ thường chỉ cần loại bỏ một điểm bàn giao tốn kém, không phải khởi động cả chương trình tự động hóa. Hãy bắt đầu từ công việc làm bỏ sót yêu cầu, phải theo dõi nhiều lần hoặc khiến quản lý không nhìn thấy tình hình.
Các ứng dụng cần giao tiếp với nhau
Bản ghi đã nằm trong nhiều công cụ; vấn đề chính là chuyển dữ liệu hoặc kích hoạt hành động giữa chúng.
Thử Zapier và Make.Cơ sở dữ liệu công việc dùng chung
Đội ngũ cần dữ liệu quan hệ, chế độ xem tùy chỉnh, giao diện gọn nhẹ và tự động hóa quanh một bộ dữ liệu chung.
Thử Airtable và Jodoo.Bắt đầu từ nhiệm vụ và dự án
Quy trình chủ yếu gồm phân công, ngày đến hạn, dự án, phối hợp nhóm và công việc lặp lại.
Thử Asana, ClickUp và monday work management.Tự động hóa một lần bàn giao mà không tạo thêm một công việc toàn thời gian
Người sẽ duy trì workflow, không chỉ chuyên gia triển khai, cần tự xây dựng, vận hành, sửa lỗi và thay đổi bản thử nghiệm.
- Ngày 1
Lập bản đồ cho một tác nhân khởi tạo, bối cảnh bắt buộc, người phụ trách, quyết định, ngoại lệ và kết quả.
- Ngày 2–3
Xây dựng phần tiếp nhận, chế độ xem làm việc, tuyến quyết định, lời nhắc và chỉ số quản lý.
- Ngày 4
Chạy một yêu cầu hoàn chỉnh, một lần trả lại do thiếu thông tin, một trường hợp quá hạn và một lần phân công lại.
- Ngày 5
Để người sẽ duy trì workflow tự thay đổi một trường, tuyến xử lý và chế độ xem dashboard.
So sánh 10 lựa chọn tự động hóa theo loại bàn giao mà chúng được thiết kế để đảm nhiệm
Danh sách gồm workflow bắt đầu từ biểu mẫu, tự động hóa tích hợp, ứng dụng dữ liệu liên kết và nền tảng công việc vì doanh nghiệp nhỏ có thể cân nhắc cả bốn cho cùng một điểm bàn giao thủ công.
01Tự động hóa workflow dựa trên bản ghi
Jodoo
Đội ngũ nhỏ cần bản ghi yêu cầu, phê duyệt của con người, hàng đợi theo người phụ trách, theo dõi ngoại lệ và bảng điều khiển trong cùng một ứng dụng.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnNăm người dùng có thể bắt đầu miễn phí trong giới hạn gói; quản trị viên đã đào tạo có thể điều chỉnh biểu mẫu, luồng xử lý, nhắc việc, chế độ xem theo vai trò và bảng điều khiển.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Xác nhận số lượt gửi, bản ghi, mức sử dụng tự động hóa, tích hợp, dung lượng lưu trữ và liệu vẫn cần thêm công cụ chuyên tích hợp hay không.
02Workflow lấy biểu mẫu làm điểm bắt đầu
Jotform Workflows
Dành cho đội ngũ bắt đầu bằng biểu mẫu rồi cần phê duyệt, tác vụ, nhánh điều kiện, chữ ký, nhắc việc hoặc thanh toán.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnTrình thiết kế kéo thả kết nối biểu mẫu, tác vụ, phê duyệt, chữ ký, thanh toán và theo dõi theo thời gian thực.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Kiểm tra giới hạn về lượt gửi, biểu mẫu, lưu trữ, người dùng, người duyệt, chữ ký, thanh toán, thương hiệu và tuân thủ.
03Tự động hóa tích hợp SaaS
Zapier
Đội ngũ nhỏ muốn kết nối trình kích hoạt và hành động giữa các công cụ SaaS đang dùng.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnHệ sinh thái tích hợp rộng hỗ trợ nhanh các luồng tự động giữa ứng dụng và workflow nhiều bước.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Kiểm thử khối lượng tác vụ, logic, xử lý lỗi, quyền sở hữu dữ liệu, phê duyệt của con người và khôi phục lượt chạy thất bại.
04Tự động hóa tích hợp trực quan
Make
Đội ngũ cần kịch bản trực quan và khả năng kiểm soát chi tiết luồng dữ liệu giữa ứng dụng.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnTrình thiết kế trực quan hỗ trợ nhánh, chuyển đổi dữ liệu, lịch chạy và đường xử lý lỗi rõ ràng.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Kiểm thử số thao tác, lượt chạy chưa hoàn tất, thử lại, kho dữ liệu, kết nối và công sức bảo trì kịch bản.
05Nền tảng cơ sở dữ liệu và workflow
Airtable
Đội ngũ muốn quản lý chung dữ liệu quan hệ, giao diện tùy chỉnh, chế độ xem, báo cáo và tự động hóa.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnLớp dữ liệu dùng chung hỗ trợ ứng dụng, giao diện, tự động hóa, báo cáo và workflow cộng tác.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Xác nhận bản ghi, tự động hóa, giao diện, quyền, đồng bộ, tiện ích mở rộng và quản trị.
06Quản lý công việc có tự động hóa
monday work management
Đội ngũ tổ chức công việc định kỳ quanh bảng, trạng thái, phân công, bảng điều khiển và tự động hóa.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnMô hình quản lý công việc trực quan kết hợp nhiều chế độ xem với trình xây dựng workflow và lựa chọn tự động hóa.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Kiểm thử bản ghi yêu cầu, phê duyệt, việc bị trả lại, bằng chứng, quyền, lịch sử và giới hạn tự động hóa.
07Tự động hóa công việc cộng tác
Asana
Đội ngũ phối hợp dự án, tác vụ, hạn chót, người phụ trách, mục tiêu và công việc lặp lại.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnLuật và workflow nằm cạnh phần lập kế hoạch dự án và phối hợp liên nhóm.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Xác nhận tiếp nhận biểu mẫu, bản ghi có cấu trúc, phê duyệt, bằng chứng, quyền và độ sâu của bảng điều khiển.
08Tự động hóa công việc tất cả trong một
ClickUp
Đội ngũ muốn tập trung tác vụ, dự án, tài liệu, bảng điều khiển, biểu mẫu và tự động hóa.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnBộ tính năng quản lý công việc rộng hỗ trợ chế độ xem tùy chỉnh và tự động hóa thường kỳ.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Kiểm thử việc bị trả lại, quyền theo trường, lịch sử, quyền truy cập của khách, giới hạn tự động hóa và khả năng đi sâu dữ liệu.
09Tự động hóa workflow không cần mã
Kissflow
Đội ngũ vận hành nhỏ cần biểu mẫu, phê duyệt, dữ liệu workflow, giám sát SLA và quyền tự quản của nghiệp vụ.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnThiết kế quy trình trực quan giữ bản ghi công việc và luồng xử lý của con người liền mạch.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Xác nhận yêu cầu về người dùng, workflow, tích hợp, quản trị và hỗ trợ của gói đã chọn.
10Tự động hóa quy trình không cần mã
Pipefy
Đội ngũ chuẩn hóa yêu cầu dịch vụ, tài chính, mua sắm và nhân sự bằng workflow có thể cấu hình.
Lý do có mặt trong danh sách rút gọnWorkflow tùy chỉnh, đầu vào, chỉ số và tích hợp hỗ trợ bộ phận nghiệp vụ tự quản lý.
Điểm cần xác nhận khi đánh giá
Xác minh trên trang chính thức Xác nhận giới hạn hiện tại của API, trình kết nối, tự động hóa, quyền, kiểm toán và hỗ trợ.
Ước tính chi phí cho lần thay đổi quy trình tiếp theo, không chỉ lần thiết lập đầu tiên
Nền tảng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ phải cho phép điều chỉnh thường ngày khi đội thay đổi dịch vụ, ngưỡng phê duyệt, người phụ trách, trường biểu mẫu, lời nhắc hoặc dashboard.
Khoảng thời gian lập kế hoạch thường gặp khi nhà cung cấp hoặc đội phát triển trung tâm phải xác định phạm vi, viết mã, kiểm thử và phát hành một thay đổi về trường, tuyến xử lý, lời nhắc hoặc dashboard.
Khoảng thời gian lập kế hoạch thực tế để thay đổi trường, tuyến xử lý, chế độ xem, lời nhắc và dashboard hiện có trong một ứng dụng có quản trị.
Thời gian thay đổi tùy độ phức tạp, kiểm thử, quyền, tích hợp và quản trị. Hãy yêu cầu mỗi nhà cung cấp thêm cùng một trường, quy tắc định tuyến, lời nhắc và chế độ xem dashboard để so sánh đúng phần việc đội ngũ sẽ tự đảm nhiệm.
Giữ bản ghi và phần tự động hóa trong cùng một ứng dụng cho đội ngũ nhỏ
Jodoo cung cấp biểu mẫu, bản ghi có người chịu trách nhiệm, quyết định của con người, hàng đợi việc chờ xử lý, lịch sử và bảng điều khiển quản lý thay vì phân tán quy trình qua nhiều công cụ.
Năm người dùng có thể bắt đầu miễn phí trong giới hạn gói, và quản trị viên đã qua đào tạo có thể điều chỉnh trường, tuyến xử lý, lời nhắc, chế độ xem và dashboard thường ngày khi điểm bàn giao thay đổi.Chọn công cụ tích hợp khi nhiệm vụ chính là chuyển dữ liệu
Chọn sản phẩm ưu tiên tích hợp cho lượng lớn hành động giữa ứng dụng; chọn nền tảng tác vụ khi đối tượng vận hành thực sự là công việc và kế hoạch chứ không phải bản ghi nghiệp vụ cùng quyết định.
Trả lời các câu hỏi về tự động hóa cho doanh nghiệp nhỏ trước khi trả phí
Doanh nghiệp nhỏ nên tự động hóa workflow nào trước?
Bắt đầu bằng một điểm bàn giao diễn ra thường xuyên, có trình kích hoạt, người phụ trách, quyết định, ngoại lệ và kết quả đo được rõ ràng, chẳng hạn yêu cầu mua hàng, duyệt chi phí, tiếp nhận khách hàng, yêu cầu dịch vụ hoặc một bước hội nhập nhân viên.
Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu tự động hóa workflow miễn phí không?
Một số nhà cung cấp có gói miễn phí lâu dài kèm giới hạn, số khác chỉ có bản dùng thử. Jodoo hiện có gói miễn phí lâu dài cho năm người dùng, gồm biểu mẫu tùy chỉnh, workflow phê duyệt, bảng điều khiển, phân quyền và giới hạn sử dụng. Hãy kiểm tra gói hiện tại của từng nhà cung cấp trước khi đưa dữ liệu vào.
Khi nào đội ngũ nhỏ nên chọn công cụ tích hợp thay vì ứng dụng workflow?
Chọn công cụ tích hợp khi nhiệm vụ chính là chuyển dữ liệu hoặc kích hoạt hành động giữa các hệ thống. Chọn ứng dụng workflow khi đội ngũ còn cần bản ghi nghiệp vụ, quyết định của con người, hàng đợi theo người phụ trách, quyền, theo dõi ngoại lệ, bảng điều khiển và lịch sử.
Đội ngũ nhỏ nên ước tính chi phí tự động hóa workflow như thế nào?
Tính cả người dùng, lượt chạy hoặc thao tác, lượt gửi, bản ghi, lưu trữ, tích hợp, triển khai, hỗ trợ và thời gian nhân sự để bảo trì, khôi phục tự động hóa. Giá khởi điểm thấp vẫn có thể tốn kém nếu mọi thay đổi hoặc lỗi đều cần chuyên gia.
Chạy workflow quyết định
Bắt đầu workflow miễn phíTự động hóa một điểm bàn giao tốn kém trước khi mua cả bộ công cụ lớn hơn
Dùng một yêu cầu thật có thông tin còn thiếu, một quyết định, một hành động tự động và một ngoại lệ để đội ngũ đánh giá công sức thiết lập cùng trách nhiệm vận hành hằng ngày.