Tự động hóa quy trình làm việc: định nghĩa, ví dụ và cách nó hoạt động

Tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa dòng công việc là sử dụng các quy tắc phần mềm để phối hợp một quá trình kinh doanh lặp lại. Nó ghi lại một yêu cầu hoặc sự kiện, đánh giá các điều kiện, chỉ định hoặc hướng đi bước tiếp theo, ghi lại quyết định của con người khi cần phán xét, thực hiện hành động được phê duyệt và giữ trạng thái và lịch sử hiện tại hiển thị.

• Một dòng công việc là toàn bộ chuỗi các công việc, người phụ trách, quyết định và kết quả.
• Tự động hóa là chuyển động hoặc hành động dựa trên quy tắc trong chuỗi đó.
• Mục tiêu là ghi lại quá trình đáng tin cậy, không chỉ đơn giản là ít nhấp chuột hơn.

Làm thế nào để tự động hóa quy trình làm việc hoạt động từ kích hoạt đến đóng cửa

Một dòng công việc bắt đầu với một kích hoạt như một biểu mẫu được gửi, thay đổi hồ sơ, ngày lên lịch hoặc sự kiện hệ thống. Quá trình làm việc sau đó áp dụng các điều kiện, gán công việc, yêu cầu phê duyệt khi cần thiết, thực hiện hành động tự động và ghi lại kết quả cuối cùng hoặc ngoại lệ chưa được giải quyết.

• Các kích hoạt bắt đầu quá trình; các trường cần thiết giữ cho sự nhập được sử dụng.
• Điều kiện đánh giá số tiền, rủi ro, bộ phận, loại hoặc tình trạng.
• Việc đánh giá của con người vẫn còn trong vòng lặp để phán xét, ngoại lệ chính sách và trách nhiệm.
• Các hành động tự động có thể cập nhật hồ sơ, gán người phụ trách, gửi lời nhắc nhở, lập lịch làm việc, tích hợp hệ thống hoặc tạo tài liệu.
• Các bảng điều khiển và lịch sử cho thấy công việc chờ đợi, các bước trễ, ngoại lệ và kết quả hoàn thành.

Ví dụ về tự động hóa dòng công việc trên các nhóm kinh doanh

Thỏa thuận tài chính, yêu cầu mua hàng, việc gia nhập nhân viên, truy cập CNTT, kiểm soát tài liệu, thanh tra và đơn đặt hàng làm việc là những ví dụ phổ biến bởi vì chúng kết hợp sự nhận được cấu trúc, quyết định có thể nhận ra, nhiều giao hàng. và một định nghĩa rõ ràng của đã làm. Matrix ví dụ ở trên kết nối từng quá trình với kích hoạt, đầu ra tự động và số liệu thành công của nó.

Tự động hóa luồng công việc kỹ thuật số, kinh doanh, mã thấp và thông minh

Các thuật ngữ này mô tả các phạm vi hoặc phương pháp xây dựng khác nhau thay vì bốn loại sản phẩm không liên quan. Tự động hóa luồng công việc kỹ thuật số thay thế giao tay bằng các hồ sơ và quy tắc được kết nối. Tự động hóa quy trình làm việc kinh doanh áp dụng mô hình đó cho một quá trình hoạt động. Tự động hóa quy trình làm việc có mã thấp cho phép các nhóm cấu hình quá trình trực quan, trong khi tự động hóa lưu lượng công việc thông minh thêm phân loại hỗ trợ AI, khai thác, khuyến nghị hoặc quyết định với sự quản lý của con người rõ ràng.

• Tự động hóa luồng công việc kỹ thuật số nhấn mạnh đến việc di chuyển thông tin và quyết định thông qua một quy trình số có thể theo dõi.
• Tự động hóa quy trình làm việc kinh doanh nhấn mạnh kết quả hoạt động trên các nhóm, vai trò và hệ thống.
• Tự động hóa quy trình làm việc có mã thấp hoặc không có mã nhấn mạnh cách thức cấu hình các biểu mẫu, quy tắc, quan điểm và tích hợp.
• Tự động công việc thông minh hoặc AI có thể phân loại, trích xuất, tóm tắt hoặc đề nghị, nhưng người phụ trách vẫn cần phải quản lý sự tin tưởng, ngoại lệ và trách nhiệm cuối cùng.

Quá trình kinh doanh tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa quy trình công việc của doanh nghiệp kết nối các quy trình làm việc cá nhân, người, quy tắc, hồ sơ và hành động hệ thống chuyển một quá trình kinh doanh rộng hơn về phía kết quả cuối đến cuối. Thuật ngữ này kết hợp hai phạm vi: tự động hóa quy trình làm việc phối hợp một chuỗi các nhiệm vụ và quyết định xác định, trong khi tự động hoá quá trình kinh doanh phối hợp nhiều dòng công việc và hệ thống trên một quy trình hoạt động lớn hơn.

• Sử dụng tự động hóa quy trình làm việc cho một chuỗi giới hạn như phê duyệt, yêu cầu gia nhập, xem xét tài liệu hoặc giải quyết ngoại lệ.
• Sử dụng tự động hóa quy trình kinh doanh khi kết quả vượt qua một số dòng công việc, nhóm, hệ thống nguồn, giao hàng và các biện pháp hiệu suất.
• Giữ một người phụ trách quy trình có tên, ranh giới hệ thống ghi chép, chủ sở thích ngoại lệ và số liệu thành công đầu đến cuối ngay cả khi các dòng công việc riêng lẻ được tự động hóa riêng biệt.
• Chọn BPM hoặc tổ chức quy trình khi mô hình hóa chính thức, khai thác quy trình, quản trị doanh nghiệp, thực thi xuyên hệ thống khối lượng cao hoặc tối ưu hóa quá trình liên tục là trung tâm.

Tự động hóa quy trình làm việc riêng biệt từ tích hợp, RPA và BPM

Những cách tiếp cận này có thể hoạt động cùng nhau, nhưng chúng giải quyết các lớp khác nhau. Tự động hóa quy trình làm việc phối hợp một quá trình kinh doanh lặp lại và người phụ trách của nó. Sự tích hợp di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống. RPA mô phỏng các hành động của người dùng trong giao diện. Quản lý quy trình kinh doanh quản lý và cải thiện các quy trình toàn diện rộng hơn giữa các nhóm và hệ thống.

• Sử dụng một quy trình làm việc có thể cấu hình khi các biểu mẫu, phê duyệt, bổ nhiệm, nhắc nhở, bằng chứng và tình trạng là khoảng cách chính.
• Sử dụng tích hợp khi các hệ thống đáng tin cậy cần trao đổi dữ liệu hoặc kích hoạt hành động.
• Sử dụng RPA khi giao diện cũ không có API thực tế và một nhiệm vụ màn hình lặp lại phải được tự động hóa.
• Sử dụng BPM khi tổ chức cần kiến trúc quy trình, mô hình hóa, quản trị và cải tiến liên tục trên nhiều dòng công việc.

Lợi ích của tự động hóa quy trình làm việc và các số liệu chứng minh chúng

Tự động hóa tạo ra giá trị khi nó cải thiện kết quả hoạt động có thể đo lường. So sánh quá trình trước và sau về tốc độ, chất lượng, tính trách nhiệm, và xử lý ngoại lệ thay vì báo cáo chỉ có bao nhiêu bước được tự động.

• Thời gian chu kỳ từ khi nhận đến quyết định hoặc kết thúc.
• Sự hoàn chỉnh của lần qua đầu tiên và tỷ lệ quay trở lại hoặc làm việc lại.
• Thời gian chờ từng bước, người phụ trách, đội ngũ hoặc cấp độ chấp thuận.
• Tỷ lệ quá hạn, tuổi ngoại lệ, số lượng leo thang và mở lại công việc.
• Việc tuân thủ chính sách, lịch sử quyết định đầy đủ và bằng chứng kiểm toán.

Chọn phần mềm tự động hóa workflow theo quy trình phù hợp

Nền tảng phù hợp nên phù hợp với các hồ sơ và quyết định mà nhóm của bạn thực sự hoạt động. Đánh giá bạn có thể nhanh chóng cấu hình các biểu mẫu và xem, thể hiện các quy tắc định tuyến, bảo vệ đánh giá của con người, xử lý ngoại lệ, kết nối hệ thống, kiểm soát truy cập và báo cáo về dòng công việc mà không tạo ra gánh nặng bảo trì.

• Bắt đầu với quy trình, mô hình dữ liệu, người phụ trách, điều kiện, ngoại lệ và chỉ số thành công.
• Kiểm tra một quy trình làm việc thực sự thay vì so sánh danh sách tính năng riêng biệt.
• Giữ trách nhiệm tài chính, ERP, CRM, HRIS, tài liệu hoặc hệ thống chuyên môn rõ ràng.
• Chọn một nền tảng BPM hoặc dàn xếp rộng hơn khi quản trị quy trình xuyên hệ thống là yêu cầu chính.