$700,000
Jährliche finanzielle Einsparungen
97%
Mitarbeiterengagement
85.83%
Vorschlagsabschlussquote
Valmet, ein weltweit führender Entwickler und Anbieter von Prozesstechnologien, Automatisierungslösungen und Dienstleistungen für die Zellstoff-, Papier- und Energieindustrie, blickt auf eine über 220-jährige Industriegeschichte zurück. Im Jahr 2021 beschäftigte das Unternehmen weltweit rund 17.000 Mitarbeiter und erzielte einen Nettoumsatz von rund 4,5 Milliarden Euro.
Die Herausforderung: Papierbasierte Prozesse bremsten einen globalen Marktführer aus
Valmet ist überzeugt, dass die kontinuierliche Weiterentwicklung intelligenter Prozesse der Schlüssel zur Schaffung einer digitalisierten und visualisierten Smart Factory ist. Valmet setzt sich seit Langem für Lean Management ein und verfolgt dabei zwei zentrale Ziele: ein System für kontinuierliche Verbesserungsvorschläge (CISS) Und tägliche Produktionsmanagementbesprechungen. Diese Prozesse wurden jedoch durch veraltete, manuelle Methoden behindert.
Das CISS, ein zehn Jahre altes Programm zur Erfassung von Mitarbeiterideen, erstickte im Papierkram. Bei über 2.000 jährlich eingereichten Vorschlägen basierte das System auf Papierformularen, E-Mails und manueller Dateneingabe in Excel. Dieses manuelle Chaos führte zu drei Hauptproblemen:
- Langsame Verarbeitung: Die Genehmigung und Umsetzung von Vorschlägen dauerte aufgrund wiederholter manueller Weiterleitungen und Unterschriften viel zu lange. Die Vorschläge trafen über verschiedene Kanäle ein, darunter Papierformulare, E-Mails, WhatsApp und sogar mündliche Meldungen, was die zentrale Erfassung zu einem Albtraum machte.
- Hohe Fehlerrate: Die manuelle Verwaltung von Mitarbeiterpunkten und -prämien war nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch sehr fehleranfällig. Die Koordinatoren mussten jährlich über 2.000 Vorschläge in den Computer eingeben, sich mit den Abteilungen abstimmen und mühsam statistische Berichte erstellen.
- Geringes Engagement: Die Arbeiter in der Produktion hatten keinen Zugang zur globalen Feedback-Plattform des Unternehmens, und dieser umständliche Prozess führte zu einem Rückgang der Mitarbeitermotivation.
Auch das tägliche Produktionsmanagement – ein Eckpfeiler schlanker Prozesse – war ineffizient. Die Teams nutzten physische Whiteboards und Papierformulare, um Aufgaben und Probleme zu erfassen. Dieser traditionelle Ansatz lieferte keine Echtzeitdaten, verlangsamte die Problemlösung und verhinderte das für eine moderne Smart Factory erforderliche visuelle Management. Valmet erkannte, dass für den Aufbau einer vollständig digitalen und visualisierten Fabrik eine Lösung benötigt wurde, die die gesamte Produktion abdeckt und auch nicht-technisches Personal einbindet.
Die Lösung: Geschäftsanwender mit No-Code-Lösungen ausstatten
Zwischen 2015 und 2018 versuchte Valmet, diese Probleme mit teuren Softwarepaketen und herkömmlicher individueller Programmierung zu lösen. Das Unternehmen startete mehrere Lean-Initiativen, darunter VSM-Anwendungen, CISS und CISS+. Diese Projekte führten jedoch zu hohen Kosten und langsamen Iterationen. Valmet benötigte eine Plattform, die flexibel genug war, um sich an die individuellen und sich weiterentwickelnden Lean-Prozesse anzupassen, ohne dass für jede Änderung IT-Ressourcen benötigt wurden.
Im Jahr 2019 entdeckte Valmet Jodoo. Die Plattform bot zwei entscheidende Vorteile:
- Geschwindigkeit und Flexibilität: Der Lean-Manager konnte direkt an der Entwicklung und Anpassung von Anwendungen mitwirken. Dadurch wurden Kommunikationsverzögerungen vermieden und Prozesse konnten schnell an sich ändernde Bedürfnisse angepasst werden.
- Kosteneffizienz und Zugänglichkeit: Jodoo lieferte schnelle Lösungen ohne teure individuelle Programmierung. Entscheidend war, dass die Unternehmenskontrollen und der mobile Zugriff es Valmet ermöglichten, endlich alle Arbeiter in den digitalen Prozess einzubinden.
Die digitale CISS-Plattform: Ein geschlossenes Regelsystem
Valmet entschied sich zunächst für den Aufbau eines Ersatzsystems für das CISS-System. Sie automatisierten den gesamten Arbeitsablauf, eliminierten die manuelle Dateneingabe und beschleunigten die Problemlösung. Diese Bemühungen führten zu fünf wichtigen Ergebnissen:
Valmet entwickelte einfache, mobilfreundliche Formulare zur Einreichung von Ideen mit Anhängen und Mehrfachauswahlmöglichkeiten.
Die Mitarbeiter reichen ihre Ideen nun über ein standardisiertes Formular ein, das über WhatsApp zugänglich ist, wodurch ein einheitlicher Einreichungskanal gewährleistet wird.
Automatisierte Weiterleitung und Genehmigung
Das System vergibt automatisch eine ID und leitet den Vorschlag zur ersten Bewertung an den zuständigen Abteilungskoordinator weiter. Bei Eignung wird die Idee an den zuständigen Umsetzer weitergeleitet. Der Abteilungsleiter prüft die Idee, erfasst potenzielle Einsparungen (Kosteneinsparung, Kostenvermeidung, keine Einsparung) und aktualisiert die Kostenschätzungen. Ablehnungen erfordern eine Begründung und werden dem Einreicher automatisch mitgeteilt.
Vorschläge werden nun automatisch an den Abteilungskoordinator zur ersten Bewertung und Benotung weitergeleitet. Bei Eignung wird die Idee an den zuständigen Umsetzer übergeben.
Geschlossenes Regelsystem
Der zuständige Bearbeiter erhält automatische Benachrichtigungen und verwaltet den Status: Zur Genehmigung eingereicht → Eingegangen → In Bearbeitung → Erledigt → Abgelehnt. Nach Abschluss der Verbesserung wird der Workflow zur abschließenden Prüfung und zum Abschluss an den Koordinator zurückgeleitet.
Der Prozess ist als geschlossener Kreislauf mit rollenbasierter Delegation konzipiert, um Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
Echtzeit-Prämien und Tracking
Sobald eine Idee als erledigt markiert ist, prüft und bestätigt die Finanzabteilung die Einsparungen. Das System vergibt umgehend Punkte an den Einreicher.
Mitarbeiter können ihren Punktestand jederzeit in einem Daten-Dashboard einsehen und über einen separaten Workflow gegen Sachprämien einlösen. Dadurch entfällt die fehleranfällige manuelle Punkteverwaltung. Die Echtzeit-Berichtsfunktion ermöglicht dem Management zudem eine sofortige Datenanalyse und macht die manuelle Erstellung von Statistiken überflüssig.
Zugänglichkeit
Durch die Integration mit WhatsApp ist die Plattform für alle Arbeiter in der Produktion und im produzierenden Gewerbe uneingeschränkt zugänglich.
Die Smart Meeting App
Anschließend standardisierte die Lean-Abteilung von Valmet die täglichen Managementprozesse auf allen Ebenen – von den Teams an der Basis bis zur Unternehmensführung –, um die Ineffizienzen herkömmlicher Whiteboards und Papierformulare zu beheben. Mithilfe von Jodoo entwickelten sie die Smart Meeting App, die als digitale Kontrollzentrale für den täglichen Betrieb dient.
Prozessstandardisierung
Die App erzwingt einen standardisierten täglichen Managementprozess, einschließlich klarer Managementhierarchien (Frontline-Team → Abteilung → Unternehmensebene) und definierter Problemkategorien (Sicherheit & 5S, Qualität, Ausrüstung, Material, Design usw.).
Digitales Aufgabenmanagement
Es verwendet modulare, standardisierte Formulare mit Anhangsfunktion, um den Prozess der Aufgabenfreigabe und Feedback-Übermittlung individuell anzupassen. Dies ermöglicht die Echtzeit-Übertragung von Informationen und Aufgaben, sorgt für Klarheit und reduziert Missverständnisse sowie redundante Schritte.
Visuelle Echtzeitverwaltung
Individuell anpassbare Echtzeitberichte und Dashboards ersetzen herkömmliche Whiteboards durch große digitale Bildschirme. Dies liefert klare, visuelle Daten zum Produktionsstatus und zum Fortschritt der Problemlösung, wodurch manuelle Aktualisierungen der Tafeln entfallen und Informationen, Aufgaben und Feedback umgehend übertragen werden, um Probleme schnell zu beheben.
Regionsübergreifende Unterstützung
Das System wurde so konzipiert, dass es die regionsübergreifende Einreichung von Aufgaben unterstützt. Die Formulare kombinieren universelle Felder mit lokalen, kundenspezifischen Feldern und zeigen automatisch die korrekten Daten basierend auf dem einreichenden Unternehmen an.
Die Ergebnisse: Schneller Return on Investment und hohes Mitarbeiterengagement (97%)
Die Implementierung von Jodoo lieferte unmittelbare und messbare Ergebnisse und zeigte einen schnellen Return on Investment (ROI).
| Leistungskennzahl | Vor Jodoo | Nach Jodoo |
|---|---|---|
| Jährliche finanzielle Einsparungen | $1,000 | $700,000 |
| Mitarbeiterengagement | 36% | 97% |
| Vorschlagsabschlussquote | 13.3% | 85,83% Abschlussquote bei 7.162 in zwei Jahren eingereichten Vorschlägen. |
| Tägliche Managementberichterstattung | 64% | 100% |
| Vorschläge Volumen | Rund 2.000 | Deutlich erhöht.  |
Die finanziellen Auswirkungen sind besonders überzeugend: Während das Werk durchschnittlich 8.500 TP4T an jährlichen Prämien auszahlt, haben die generierten Vorschläge zu einer jährlichen finanziellen Einsparung von über 700.000 TP4T geführt.
Zukunftsaussichten: Valmet gestaltet seine digitale Zukunft selbst
Valmets Erfolg mit Jodoo hat die Wahrnehmung der Digitalisierung im Unternehmen grundlegend verändert. Was einst als “hochgestecktes” oder unerreichbares Ziel galt, ist heute gelebte Realität und durchdringt jeden Prozess und den Arbeitsalltag jedes Einzelnen.
“Jodoo ist eine hervorragende Ergänzung zu anderen Tools, die die Anforderungen der Produktion an vorderster Front im Bereich der ‘letzten Meile’ erfüllt hat. Es hat uns gezeigt, dass Digitalisierung nicht nur für die IT relevant ist, sondern uns wirklich helfen kann, die Arbeitseffizienz auf allen Ebenen zu verbessern.”
Valmet hat bereits über 40 Apps entwickelt und weitet den Einsatz von Jodoo kontinuierlich auf Bereiche wie Anlagen- und Gerätemanagement sowie Lagerverwaltung aus. Der Erfolg des Werks in Jiading wird nun auf andere Valmet-Standorte übertragen. Unternehmensweit gilt die neue Vorgabe, dass alle Mitarbeiter durchschnittlich vier erfolgreich umgesetzte Verbesserungsvorschläge pro Jahr einreichen sollen.
Durch die Nutzung von No-Code-Entwicklung hat Valmet nicht nur seine Abläufe optimiert, sondern sich auch die Fähigkeit gesichert, sich schnell anzupassen und Innovationen voranzutreiben, wodurch sichergestellt wird, dass seine digitale Zukunft von den Geschäftsanwendern bestimmt wird, die dem Geschehen am nächsten sind.
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