Valmet: Làm thế nào số hóa không cần lập trình mang lại khoản tiết kiệm hàng năm $700K và tăng cường sự gắn kết của nhân viên 97%

Valmet, một nhà phát triển và cung cấp hàng đầu thế giới về công nghệ quy trình, tự động hóa và dịch vụ cho ngành công nghiệp bột giấy, giấy và năng lượng, có bề dày lịch sử hơn 220 năm. Đến năm 2021, công ty có khoảng 17.000 chuyên gia trên toàn thế giới và đạt doanh thu thuần khoảng 4,5 tỷ euro.

Thách thức: Quy trình giấy tờ đã kìm hãm sự phát triển của một nhà lãnh đạo toàn cầu

Valmet tin rằng việc liên tục phát triển các quy trình thông minh là chìa khóa để tạo ra một nhà máy thông minh được số hóa và trực quan hóa. Valmet từ lâu đã ủng hộ Quản lý Tinh gọn với hai quy trình quan trọng: Hệ thống đề xuất cải tiến liên tục (CISS) Và các cuộc họp quản lý sản xuất hàng ngày. Tuy nhiên, các quy trình này bị cản trở bởi các phương pháp thủ công lỗi thời.

CISS, một chương trình đã có từ một thập kỷ trước được thiết kế để thu thập ý tưởng của nhân viên, đang bị ngập trong giấy tờ. Với hơn 2.000 đề xuất được gửi hàng năm, hệ thống này dựa vào các biểu mẫu giấy, email và nhập dữ liệu thủ công vào Excel. Sự hỗn loạn thủ công này đã dẫn đến ba vấn đề chính:

• Xử lý chậm: Việc phê duyệt và thực hiện các đề xuất mất quá nhiều thời gian do phải trải qua nhiều bước chuyển giao và ký tên thủ công. Các đề xuất được gửi đến qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm biểu mẫu giấy, email, WhatsApp và thậm chí cả báo cáo bằng lời nói, khiến việc thu thập tập trung trở nên vô cùng khó khăn.
• Tỷ lệ lỗi cao: Việc quản lý điểm thưởng và phần thưởng cho nhân viên theo cách thủ công không chỉ tốn nhiều công sức mà còn rất dễ xảy ra lỗi. Các điều phối viên phải nhập hơn 2.000 đề xuất mỗi năm vào máy tính, phối hợp với các phòng ban và tỉ mỉ lập các báo cáo thống kê.
• Mức độ tương tác thấp: Các công nhân tuyến đầu làm việc bằng tay không thể truy cập vào nền tảng phản hồi toàn cầu của công ty, và quy trình rườm rà này đã dẫn đến sự suy giảm động lực làm việc của nhân viên.

Tương tự, việc quản lý sản xuất hàng ngày – nền tảng của hoạt động tinh gọn – cũng không hiệu quả. Các nhóm sử dụng bảng trắng và biểu mẫu giấy để theo dõi nhiệm vụ và vấn đề. Cách tiếp cận truyền thống này thiếu dữ liệu thời gian thực, làm chậm quá trình giải quyết vấn đề và khiến việc đạt được mức độ quản lý trực quan cần thiết cho một nhà máy thông minh hiện đại trở nên bất khả thi. Valmet nhận ra rằng để xây dựng một nhà máy thực sự kỹ thuật số và trực quan hóa, họ cần một giải pháp có thể tiếp cận “chặng cuối” của sản xuất và trao quyền cho nhân viên không chuyên về kỹ thuật.

Giải pháp: Trao quyền cho người dùng doanh nghiệp với công nghệ không cần lập trình

Từ năm 2015 đến năm 2018, Valmet đã cố gắng giải quyết những vấn đề này bằng các bộ ứng dụng đắt tiền và phương pháp lập trình tùy chỉnh truyền thống. Họ đã triển khai một số sáng kiến tinh gọn, bao gồm các ứng dụng VSM, CISS và CISS+. Những dự án này dẫn đến chi phí cao và tốc độ lặp lại chậm. Công ty cần một nền tảng đủ linh hoạt để thích ứng với các quy trình Lean độc đáo, đang phát triển của mình mà không cần đến nguồn lực CNTT cho mỗi thay đổi.

Năm 2019, Valmet phát hiện ra Jodoo. Nền tảng này mang lại hai lợi thế chính:

• Tốc độ và tính linh hoạt: Người quản lý theo phương pháp Lean có thể trực tiếp tham gia vào việc xây dựng và chỉnh sửa ứng dụng. Điều này giúp loại bỏ sự chậm trễ trong giao tiếp và cho phép các quy trình được cải tiến nhanh chóng khi nhu cầu thay đổi.
• Hiệu quả về chi phí và khả năng truy cập: Jodoo cung cấp các giải pháp nhanh chóng mà không cần đến mã lập trình tùy chỉnh tốn kém. Quan trọng hơn, các tính năng quản trị doanh nghiệp và khả năng truy cập trên thiết bị di động của nó đã cho phép Valmet cuối cùng cũng có thể đưa tất cả công nhân lao động phổ thông vào quy trình số hóa.

Nền tảng CISS kỹ thuật số: Một hệ thống khép kín

Valmet quyết định xây dựng hệ thống thay thế cho hệ thống CISS trước tiên. Họ đã tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc, loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và tăng tốc độ giải quyết vấn đề. Nỗ lực này đã mang lại năm thành tựu chính:

Valmet đã xây dựng các biểu mẫu đơn giản, thân thiện với thiết bị di động để gửi ý tưởng kèm tệp đính kèm và nhiều tùy chọn lựa chọn.

Hiện nay, nhân viên gửi ý tưởng thông qua một biểu mẫu tiêu chuẩn có thể truy cập qua WhatsApp, đảm bảo một kênh gửi ý tưởng thống nhất.

Định tuyến và phê duyệt tự động

Hệ thống tự động gán một mã định danh (ID) và chuyển đề xuất đến điều phối viên bộ phận để đánh giá ban đầu. Nếu hợp lệ, ý tưởng sẽ được chuyển đến người thực hiện được chỉ định. Trưởng bộ phận (HoD) sẽ xem xét ý tưởng, ghi lại các khoản tiết kiệm tiềm năng (Tiết kiệm chi phí, Tránh chi phí, Không tiết kiệm) và cập nhật ước tính. Trường hợp bị từ chối cần có lý do và hệ thống sẽ tự động thông báo cho người gửi.
Các đề xuất hiện được tự động chuyển đến điều phối viên của bộ phận để đánh giá và chấm điểm ban đầu. Nếu hợp lệ, ý tưởng sẽ được chuyển đến người thực hiện được chỉ định.

Quản lý vòng kín

Người thực hiện được chỉ định sẽ nhận được thông báo tự động và theo dõi trạng thái: Đã gửi để phê duyệt → Đã nhận → Đang tiến hành → Đã hoàn thành → Bị từ chối. Sau khi quá trình cải tiến hoàn tất, quy trình sẽ được chuyển trở lại cho điều phối viên để kiểm tra cuối cùng và kết thúc.

Quy trình được thiết kế như một vòng khép kín với việc phân công nhiệm vụ dựa trên vai trò, đảm bảo tính trách nhiệm giải trình.

Phần thưởng và theo dõi thời gian thực

Khi một ý tưởng được đánh dấu là Đã hoàn thành, bộ phận Tài chính sẽ xác nhận và phê duyệt khoản tiết kiệm. Hệ thống sẽ ngay lập tức cộng điểm cho người đề xuất.

Nhân viên có thể xem ngay số điểm hiện có của mình trên bảng điều khiển dữ liệu và sử dụng quy trình riêng để đổi điểm lấy phần thưởng vật lý, loại bỏ việc quản lý điểm thủ công dễ xảy ra lỗi. Tính năng báo cáo thời gian thực cũng cung cấp cho ban quản lý khả năng phân tích dữ liệu tức thời, thay thế nhu cầu tạo báo cáo thống kê thủ công.

Khả năng tiếp cận

Nhờ tích hợp với WhatsApp, nền tảng này hoàn toàn dễ tiếp cận với tất cả các công nhân lao động phổ thông tuyến đầu.

Ứng dụng họp thông minh

Tiếp theo, bộ phận Lean của Valmet đã chuẩn hóa quy trình quản lý hàng ngày ở tất cả các cấp độ—từ các đội ngũ tuyến đầu đến ban lãnh đạo công ty—để giải quyết những bất hiệu quả của bảng trắng và biểu mẫu giấy truyền thống. Họ đã sử dụng Jodoo để xây dựng ứng dụng Smart Meeting, hoạt động như một trung tâm điều khiển kỹ thuật số cho các hoạt động hàng ngày:

Tiêu chuẩn hóa quy trình

Ứng dụng này thực thi một quy trình quản lý hàng ngày được tiêu chuẩn hóa, bao gồm các cấp bậc quản lý rõ ràng (Đội ngũ tuyến đầu → Phòng ban → Cấp công ty) và các danh mục vấn đề được xác định (An toàn & 5S, Chất lượng, Thiết bị, Vật liệu, Thiết kế, v.v.).

Quản lý tác vụ kỹ thuật số

Hệ thống sử dụng các biểu mẫu tiêu chuẩn hóa, dạng mô-đun với khả năng đính kèm tệp để tùy chỉnh quy trình phân công nhiệm vụ và gửi phản hồi. Điều này cho phép truyền tải thông tin và nhiệm vụ theo thời gian thực, đảm bảo tính rõ ràng, giảm thiểu hiểu lầm và các bước trùng lặp.

Quản lý trực quan theo thời gian thực

Các báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh, theo thời gian thực, thay thế bảng trắng vật lý cũ bằng màn hình kỹ thuật số lớn. Điều này cung cấp dữ liệu trực quan rõ ràng về tình trạng sản xuất và tiến độ giải quyết vấn đề, loại bỏ nhu cầu cập nhật bảng thủ công và đảm bảo thông tin, nhiệm vụ và phản hồi được truyền tải tức thì để giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Hỗ trợ xuyên khu vực

Hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc gửi nhiệm vụ xuyên khu vực, với các biểu mẫu kết hợp các trường chung với các trường tùy chỉnh cục bộ, tự động hiển thị dữ liệu chính xác dựa trên công ty gửi nhiệm vụ.

Kết quả: Lợi tức đầu tư nhanh chóng và sự gắn kết của nhân viên 97%.

Việc triển khai Jodoo đã mang lại kết quả tức thì và có thể đo lường được, chứng minh khả năng thu hồi vốn đầu tư (ROI) nhanh chóng.

Tác động về mặt tài chính đặc biệt thuyết phục: trong khi nhà máy chi trả trung bình 8.500 TP4T tiền thưởng hàng năm, thì những đề xuất được tạo ra đã mang lại khoản tiết kiệm tài chính hơn 700.000 TP4T mỗi năm.

Triển vọng tương lai: Valmet nắm quyền kiểm soát vận mệnh kỹ thuật số của mình

Thành công của Valmet với Jodoo đã thay đổi căn bản nhận thức về số hóa trong công ty. Điều từng được xem là một tầm nhìn "cao cấp" hoặc không thể đạt được giờ đây đã trở thành hiện thực thiết thực, len lỏi vào mọi quy trình và công việc hàng ngày của mỗi người.

“Jodoo là một công cụ bổ trợ tuyệt vời, giải quyết được những nhu cầu ‘chặng cuối’ trong sản xuất tuyến đầu. Nó đã cho chúng ta thấy rằng số hóa không chỉ dành cho bộ phận CNTT, mà còn thực sự giúp chúng ta nâng cao hiệu quả công việc trên mọi lĩnh vực.”

Sau khi xây dựng hơn 40 ứng dụng, Valmet tiếp tục mở rộng việc sử dụng Jodoo sang các lĩnh vực như quản lý cơ sở vật chất và thiết bị, cũng như quản lý kho hàng. Thành công của nhà máy Jiading hiện đang được nhân rộng tại các cơ sở khác của Valmet, với yêu cầu mới trên toàn công ty đối với tất cả nhân viên là phải đệ trình trung bình bốn đề xuất được thực hiện hiệu quả mỗi năm.

Bằng cách tận dụng công nghệ phát triển không cần lập trình, Valmet không chỉ tối ưu hóa hoạt động mà còn đảm bảo khả năng thích ứng và đổi mới nhanh chóng, giúp định hình tương lai kỹ thuật số của công ty do chính những người dùng kinh doanh gần gũi nhất với hoạt động thực tế kiểm soát.

Bạn đã sẵn sàng trao quyền cho người dùng doanh nghiệp và đạt được lợi tức đầu tư nhanh chóng chưa?

Yêu cầu bản dùng thử ngay hôm nay!