$700,000
Tabungan Keuangan Tahunan
97%
Keterlibatan Karyawan
85.83%
Tingkat Penutupan Saran
Valmet, pengembang dan pemasok teknologi proses, otomatisasi, dan layanan terkemuka global untuk industri pulp, kertas, dan energi, memiliki sejarah industri yang kaya selama lebih dari 220 tahun. Pada tahun 2021, perusahaan ini mempekerjakan sekitar 17.000 profesional di seluruh dunia dan mencapai penjualan bersih sekitar 4,5 miliar euro.
Tantangan: Proses Berbasis Kertas Menghambat Pemimpin Global
Valmet percaya bahwa pengembangan proses cerdas secara berkelanjutan adalah kunci untuk menciptakan pabrik pintar yang terdigitalisasi dan divisualisasikan. Valmet telah lama mendukung Manajemen Lean dengan dua proses penting: a Sistem Saran Perbaikan Berkelanjutan (CISS) Dan rapat manajemen produksi harian. Namun, proses-proses ini terhambat oleh metode manual yang sudah ketinggalan zaman.
CISS, sebuah program yang sudah berjalan selama satu dekade dan dirancang untuk menangkap ide-ide karyawan, tenggelam dalam tumpukan dokumen. Dengan lebih dari 2.000 saran yang diajukan setiap tahun, sistem ini bergantung pada formulir kertas, email, dan entri data manual ke dalam Excel. Kekacauan manual ini menyebabkan tiga masalah utama:
- Pemrosesan Lambat: Persetujuan dan implementasi saran memakan waktu terlalu lama karena proses transfer dan tanda tangan manual yang berulang. Saran datang melalui berbagai saluran, termasuk formulir kertas, email, WhatsApp, dan bahkan laporan lisan, sehingga pengumpulan terpusat menjadi mimpi buruk.
- Tingkat Kesalahan Tinggi: Mengelola poin dan penghargaan karyawan secara manual tidak hanya memakan banyak tenaga tetapi juga sangat rentan terhadap kesalahan. Koordinator harus memasukkan lebih dari 2.000 saran setiap tahun ke dalam komputer, berkoordinasi dengan departemen, dan dengan susah payah membuat laporan statistik.
- Tingkat Keterlibatan Rendah: Para pekerja lapangan tidak dapat mengakses platform umpan balik global perusahaan, dan proses yang rumit menyebabkan penurunan motivasi karyawan.
Demikian pula, manajemen produksi harian—landasan operasi ramping—tidak efisien. Tim menggunakan papan tulis fisik dan formulir kertas untuk melacak tugas dan masalah. Pendekatan tradisional ini kurang memiliki data waktu nyata, memperlambat penyelesaian masalah, dan membuat mustahil untuk mencapai tingkat manajemen visual yang dibutuhkan untuk pabrik pintar modern. Valmet menyadari bahwa untuk membangun pabrik yang benar-benar digital dan tervisualisasi, mereka membutuhkan solusi yang dapat menjangkau "mil terakhir" produksi dan memberdayakan staf non-teknis.
Solusi: Memberdayakan Pengguna Bisnis dengan Tanpa Kode
Antara tahun 2015 dan 2018, Valmet mencoba menyelesaikan masalah ini dengan rangkaian aplikasi yang mahal dan pengkodean khusus tradisional. Mereka meluncurkan beberapa inisiatif lean, termasuk aplikasi VSM, CISS, dan CISS+. Proyek-proyek ini menyebabkan biaya tinggi dan iterasi yang lambat. Perusahaan membutuhkan platform yang cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan proses Lean yang unik dan terus berkembang tanpa memerlukan sumber daya TI untuk setiap perubahan.
Pada tahun 2019, Valmet menemukan Jodoo. Platform ini menawarkan dua keunggulan utama:
- Kecepatan dan Fleksibilitas: Manajer Lean dapat berpartisipasi langsung dalam membangun dan memodifikasi aplikasi. Hal ini menghilangkan penundaan komunikasi dan memungkinkan proses untuk berulang dengan cepat seiring dengan perkembangan kebutuhan.
- Efektivitas Biaya dan Akses: Jodoo memberikan solusi cepat tanpa kode kustom yang mahal. Yang terpenting, kontrol perusahaan dan akses selulernya memungkinkan Valmet untuk akhirnya melibatkan semua pekerja kerah biru dalam proses digital.
Platform CISS Digital: Sistem Lingkaran Tertutup
Valmet memutuskan untuk membangun pengganti sistem CISS terlebih dahulu. Mereka mengotomatiskan seluruh alur kerja, menghilangkan entri data manual, dan mempercepat penyelesaian masalah. Upaya ini menghasilkan lima pencapaian utama:
Valmet membuat formulir sederhana dan ramah seluler untuk pengajuan ide dengan lampiran dan dimensi pilihan ganda.
Kini, karyawan dapat menyampaikan ide melalui formulir standar yang dapat diakses melalui WhatsApp mereka, sehingga tercipta saluran penyampaian yang terpadu.
Pengalihan dan Persetujuan Otomatis
Sistem secara otomatis menetapkan ID dan meneruskan saran tersebut ke koordinator departemen untuk evaluasi awal. Jika valid, ide tersebut diteruskan ke pelaksana yang ditunjuk. Kepala Departemen (HoD) menyeleksi ide tersebut, mencatat potensi penghematan (Penghematan Biaya, Penghindaran Biaya, Tidak Ada Penghematan), dan memperbarui estimasi. Penolakan memerlukan alasan dan secara otomatis memberi tahu pengaju.
Saran kini secara otomatis diteruskan ke koordinator departemen untuk evaluasi dan penilaian awal. Jika valid, ide tersebut diteruskan ke pelaksana yang ditunjuk.
Manajemen Lingkaran Tertutup
Pelaksana yang ditugaskan menerima pemberitahuan otomatis dan mempertahankan status: Diajukan untuk persetujuan → Diterima → Sedang Diproses → Selesai → Ditolak. Setelah perbaikan selesai, alur kerja kembali ke koordinator untuk audit akhir dan penutupan.
Proses ini dirancang sebagai siklus tertutup dengan delegasi berbasis peran, yang menjamin akuntabilitas.
Hadiah dan Pelacakan Waktu Nyata
Ketika sebuah ide ditandai Selesai, tim Keuangan memvalidasi dan mengkonfirmasi penghematan. Sistem langsung memberikan poin kepada pemberi saran.
Karyawan dapat langsung melihat saldo poin mereka di dasbor data dan menggunakan alur kerja terpisah untuk menukarkannya dengan hadiah fisik, sehingga menghilangkan pengelolaan poin manual yang rawan kesalahan. Fitur pelaporan waktu nyata juga memberikan analisis data instan kepada manajemen, menggantikan kebutuhan akan laporan statistik yang dibuat secara manual.
Aksesibilitas
Dengan terintegrasi dengan WhatsApp, platform ini sepenuhnya dapat diakses oleh semua pekerja kerah biru di garda terdepan.
Aplikasi Rapat Cerdas
Selanjutnya, departemen Lean Valmet menstandarisasi proses manajemen harian di semua tingkatan—dari tim lini depan hingga kepemimpinan perusahaan—untuk mengatasi inefisiensi papan tulis dan formulir kertas tradisional. Mereka menggunakan Jodoo untuk membangun aplikasi Smart Meeting, yang berfungsi sebagai pusat kendali digital untuk operasi harian:
Standardisasi Proses
Aplikasi ini menerapkan proses manajemen harian yang terstandarisasi, termasuk hierarki manajemen yang jelas (Tim Garis Depan → Departemen → Tingkat Perusahaan) dan kategori masalah yang terdefinisi (Keselamatan & 5S, Kualitas, Peralatan, Material, Desain, dll.).
Manajemen Tugas Digital
Sistem ini menggunakan formulir modular dan terstandarisasi dengan kemampuan lampiran untuk menyesuaikan proses rilis tugas dan pengiriman umpan balik. Hal ini memungkinkan transfer informasi dan tugas secara real-time, memastikan kejelasan dan mengurangi miskomunikasi serta langkah-langkah yang berlebihan.
Manajemen Visual Waktu Nyata
Laporan dan dasbor yang disesuaikan dan real-time menggantikan papan tulis fisik lama dengan layar digital besar. Ini memberikan data visual yang jelas tentang status produksi dan kemajuan pemecahan masalah, menghilangkan kebutuhan untuk pembaruan papan secara manual dan memastikan bahwa informasi, tugas, dan umpan balik ditransfer secara instan untuk penyelesaian masalah yang cepat.
Dukungan Lintas Wilayah
Sistem ini dirancang untuk mendukung pengajuan tugas lintas wilayah, dengan formulir yang menggabungkan kolom universal dengan kolom lokal yang disesuaikan, dan secara otomatis menampilkan data yang benar berdasarkan perusahaan yang mengirimkan tugas.
Hasilnya: Pengembalian Investasi yang Cepat dan Keterlibatan Karyawan 97%
Implementasi Jodoo memberikan hasil yang langsung dan terukur, menunjukkan pengembalian investasi (ROI) yang cepat.
| Indikator Kinerja Utama | Sebelum Jodoo | Setelah Jodoo |
|---|---|---|
| Tabungan Keuangan Tahunan | $1,000 | $700,000 |
| Keterlibatan Karyawan | 36% | 97% |
| Tingkat Penutupan Saran | 13.3% | Tingkat penutupan sebesar 85,83% dari 7.162 saran yang diajukan dalam dua tahun. |
| Liputan Manajemen Harian | 64% | 100% |
| Volume Saran | Sekitar 2.000 | Meningkat secara signifikan.  |
Dampak finansialnya sangat signifikan: sementara pabrik tersebut memberikan rata-rata $ 8.500 dalam bentuk hadiah setiap tahunnya, saran-saran yang dihasilkan telah memberikan penghematan finansial lebih dari $700.000 setiap tahun.
Prospek Masa Depan: Valmet Mengendalikan Nasib Digitalnya Sendiri
Keberhasilan Valmet dengan Jodoo telah secara fundamental mengubah persepsi tentang digitalisasi di dalam perusahaan. Apa yang dulunya dipandang sebagai visi "kelas atas" atau yang tidak mungkin dicapai, kini menjadi realitas praktis yang meresap ke dalam setiap proses dan pekerjaan sehari-hari setiap orang.
“Jodoo adalah alat bantu tambahan yang sangat baik yang memecahkan kebutuhan 'mil terakhir' produksi lini depan. Ini telah menunjukkan kepada kami bahwa digitalisasi bukan hanya untuk TI, tetapi benar-benar dapat membantu kami meningkatkan efisiensi kerja secara menyeluruh.‘
Setelah membangun lebih dari 40 aplikasi, Valmet terus memperluas penggunaan Jodoo ke berbagai bidang seperti manajemen fasilitas dan peralatan serta manajemen gudang. Keberhasilan pabrik Jiading kini direplikasi di fasilitas Valmet lainnya, dengan persyaratan baru di seluruh perusahaan bagi semua karyawan untuk mengirimkan rata-rata empat saran yang diimplementasikan secara efektif setiap tahunnya.
Dengan memanfaatkan pengembangan tanpa kode (no-code development), Valmet tidak hanya mengoptimalkan operasinya tetapi juga mengamankan kemampuannya untuk beradaptasi dan berinovasi dengan cepat, memastikan bahwa masa depan digitalnya dikendalikan oleh pengguna bisnis yang paling dekat dengan aksi tersebut.
Siap memberdayakan pengguna bisnis Anda dan mencapai ROI yang cepat?
