Voltek Energy：無程式碼自動化如何整合 10 個部門並將招募時間縮短 60%

Voltek Energy是馬來西亞領先的全方位太陽能解決方案供應商。他們為住宅、商業和工業地產設計、分銷、安裝和維護太陽能光伏（PV）系統。 Voltek致力於最大限度地減少對環境的影響，並降低客戶的能源費用，其服務涵蓋從工程設計、採購到融資和維護的方方面面。.

面對管理橫跨 8-10 個部門的住宅、商業和工業太陽能專案的複雜性，Voltek 一直飽受「資訊孤島」和僵化傳統工具限制的困擾。透過採用 Jodoo 可自訂的無程式碼平台，Voltek 實現了住宅專案管理、投訴處理和人力資源流程的端到端數位化。這項轉型消除了「WhatsApp 到 Excel」的手動資料輸入瓶頸，將招募審批流程從數天縮短至一天，並為管理層提供了即時營運可見性。 Voltek 的案例表明，「量身定制」的數位化策略如何幫助綠色科技公司在維持最高客戶服務和合規標準的同時，實現高效擴展。.

挑戰：人工流程限制了太陽能供應商的發展

在馬來西亞快速成長的再生能源市場中，Voltek Energy 已確立了其關鍵地位，為住宅、商業和工業 (C&I) 客戶提供端到端的太陽能光電解決方案。然而，隨著業務規模的擴大，傳統管理方式的「行政摩擦」開始阻礙成長，使得複雜營運的管理日益困難。.

為了提供完整的太陽能解決方案，Voltek Energy 需要 8 到 10 個不同部門之間的無縫協作，包括銷售、設計、財務、專案管理以及營運和維護。然而，他們的內部流程嚴重依賴人工操作。.

團隊依賴 WhatsApp 群組來收集客戶線索、追蹤專案進度以及進行部門間溝通。 WhatsApp 上分享的資訊隨後必須手動輸入並彙總到 Excel 表格中。這種分散的方式造成了幾個主要問題：

• 「WhatsApp 轉 Excel」手動操作陷阱： 網站上的客戶線索是透過 WhatsApp 接收的，然後需要手動輸入 Excel 表格。這個過程不僅速度慢，而且容易出現人為錯誤和溝通不良。 “以前，我們只是用 WhatsApp 發送信息，然後再轉換成 Excel 表格，”一位開發人員回憶道，“很難讓每個人都了解情況，溝通不暢的風險始終存在。”.
• 部門壁壘分散： 由於銷售、設計、財務、專案管理和維運等8到10個部門需要協作完成一個項目，資訊在傳遞過程中經常遺失。 「我們試圖將所有部門整合到一個平台上，並將所有內容納入一個流程，但其他系統似乎無法完全滿足我們的需求，」Voltek公司的助理行政經理Kevin指出。.
• 耗時的任務分配客戶投訴和工單的管理完全是人工操作。客戶發送郵件後，團隊需要提取郵件內容，將其輸入Excel表格，然後手動指派給主管。等到表格更新完畢，資訊往往已經過時了。.

Voltek Energy意識到他們需要一個系統來集中管理資料並實現工作流程自動化。他們探索了諸如Google表單之類的工具， 週一, 但他們發現這些平台無法進行足夠深度的客製化，以滿足Voltek高度專業化、跨部門的流程需求。他們需要一種能夠適應其獨特業務流程的解決方案。.

解決方案：客製化的數位生態系統

Voltek Energy 的執行長是透過另一位公司創辦人的推薦來了解 Jodoo 的。該公司被其潛力所吸引，決定試用該平台。他們很快就發現，Jodoo 正好提供了他們一直以來所缺乏的功能：極高的靈活性和客製化程度。.

選擇合適的工具：Jodoo 與 Excel、Google 表單和 Monday.com 的比較

Voltek在最終確定長期合作夥伴之前，探索了多種數位化方案：

Excel 與 Google 表單： 雖然這些工具很常見，但它們缺乏複雜專案管理所需的工作流程自動化和跨部門整合。.

Monday.com： 雖然平台功能強大，但團隊發現很難根據自身俱體營運情況進行客製化。某些結構性限制與Voltek獨特的流程不符。.

Jodoo 的高度可自訂性使其脫穎而出。 Voltek 發現 Jodoo 能夠「適應」他們，而不是反過來。能夠從頭到尾建立涵蓋專案和內部營運的系統，是最終促成他們選擇 Jodoo 的關鍵因素。.

“「即使錯過了最初的培訓，我仍然覺得這個系統很容易使用。因為它非常人性化，所以我很容易就能理解如何進行自訂，」Voltek Energy 的一位內部開發人員指出。.

各部門負責人會提供所需模板，凱文的團隊則會在 Jodoo 中直接製定策略並建立解決方案。他們利用 Jodoo 建立了相互關聯的應用程序，解決了他們最迫切的工作流程問題。.

實施：建構數位骨幹網

端到端住宅專案管理

Voltek 已將其住宅太陽能專案工作流程全面數位化。現在，當客戶感興趣時，他們只需填寫網站上連結的外部 Jodoo 表單即可。此銷售線索將自動轉至銷售部門。客戶確認後，工作流程會自動將項目移交給設計部門，由其建立系統規格。之後，系統會將規格送回銷售部門進行最終確認，同時通知財務部門處理預訂付款。只有在所有審批流程完成後，專案才會進入執行階段。部門主管現在可以在系統內直接分配任務，所有團隊成員都可以即時存取客戶詳情，從而大幅減少溝通不良的情況。.

自動化運維（O&M）工單系統

為了處理客戶投訴和維修請求，Voltek 以一套精簡且高效的 Jodoo 工單系統取代了原先繁瑣的郵件轉 Excel 表格流程。當客戶提交投訴時，系統會立即產生一個工單。部門主管可以直接在 Jodoo 系統中將工單指派給主管。所有後續的報告和進度更新都會記錄在同一系統中。他們還建立了一個簡單的儀錶板，用於即時監控待處理和已完成的工單。.

簡化招募和麵試管理

Voltek 也利用 Jodoo 徹底改造了人力資源部門的招募流程。以前，求職者透過電子郵件發送履歷，而人力資源部門則需要花費數天時間與各部門負責人來回溝通，解釋求職者的背景並安排面試。現在，求職者可以直接透過 Jodoo 表單提交資訊。系統會自動通知相關部門負責人，負責人可以在應用程式內查看求職者的資料並直接做出決定。.

招募審批流程從原本需要2-3天的來回郵件縮短到一天。 “這大大提高了我們的效率，”一位開發人員指出，“自動通知意味著我不用再跟經理們反复跟進了。”

結果：招募速度更快、團隊更團結、採用率更高

透過部署 Jodoo，Voltek Energy 成功整合了旗下各個部門，並消除了人工追蹤帶來的混亂。該平台高度可自訂的特性意味著其應用程式能夠完美契合 Voltek 現有的流程。.

“Jodoo 適合你，而不是你改變自己去適應 Jodoo。” 其中一位開發人員指出。.

這種量身訂製的方法帶來了極高的使用者採納率。 Voltek 目前在該平台上擁有 70 位活躍用戶，每天都會使用該平台進行專案和內部管理。透過資訊流自動化，Voltek Energy 不僅節省了大量的人工管理時間，還提高了數據的準確性，並加快了服務太陽能客戶的速度：

關鍵績效指標	在 Jodoo 之前	之後
招募流程時長	2至3天	不到1天
工作流程自動化	0%（手動 Excel/WhatsApp）	住宅工作流程中的 80% 至 90% 部分已自動化。
數據可見性	分散在各個聊天記錄中	集中式即時儀錶板

（註：80% 至 90% 的自動化指標是基於客戶對其已完成的住宅專案工作流程的估計。）

未來展望：在企業範圍內擴展數位化

Voltek Energy已成功簡化了其住宅太陽能營運流程，但他們並未止步於此。他們目前正在開發工作流程，以便將商業和工業（C&I）以及建築項目也引入Jodoo平台。.

該團隊還計劃建立更高級的數據儀錶盤，例如銷售團隊的客戶來源分析和財務部門的成本追蹤看板。他們甚至正在探索如何利用 Jodoo 的外部連結功能，讓客戶能夠即時自助地存取其專案的安裝進度。.

透過與 Jodoo 的合作，Voltek Energy 證明，借助合適的無程式碼工具，一個小型內部團隊可以推動大規模的數位轉型，完全掌控自己的營運命運。.

準備好賦能您的業務用戶並實現快速投資回報了嗎？

[申請 Jodoo 演示]