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Leitfäden
IWMS-Software: Leitfaden für integrierte Workplace-Management-Systeme
Leitfaden für das Facility Management

IWMS-Software: Leitfaden für integrierte Workplace-Management-Systeme

Erfahren Sie, wie IWMS Immobilien, Flächen, Arbeitsumgebung, Instandhaltung, Projekte und Nachhaltigkeit verbindet und wann eine konfigurierbare Anwendung besser passt.

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Konfigurierbare Betriebsebene

Teamübergreifende Workflows rund um maßgebliche Unternehmenssysteme anpassen

Eine konfigurierbare Jodoo-Anwendung kann maßgeschneiderte Anfragen, Genehmigungen, Nachweise, Ausnahmen und Dashboards rund um vorhandene Immobilien-, Instandhaltungs-, Finanz-, Identitäts- und Nachhaltigkeitssysteme koordinieren.

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Entscheidungsmodell

IWMS-Tiefe nur wählen, wenn bereichsübergreifende Integration das Kaufziel ist

Klären Sie, ob Ihre Organisation eine integrierte Workplace-Management-Suite oder eine fokussierte konfigurierbare Anwendung benötigt.

01

Was ein IWMS integriert

IWMS-Produkte verbinden häufig Immobilienportfolio und Mietverträge, Flächen und Arbeitsumgebung, Instandhaltung, Kapitalprojekte, Nachhaltigkeit und Analysen. Module und Tiefe unterscheiden sich; Käufer sollten daher die erforderlichen Systemverantwortungen abbilden.

  • Portfolio, Immobilien, Mietverträge und Belegung.
  • Flächen, Buchungen, Umzüge, Workplace-Services und Nutzung.
  • Anlagen, Instandhaltung, Serviceanbieter und Arbeiten.
  • Kapitalprojekte, Energie, Nachhaltigkeit und Unternehmensberichte.
02

IWMS im Vergleich zu CAFM, CMMS und Workplace-Software

CAFM konzentriert sich häufig auf Facility- und Flächenverwaltung, CMMS auf Instandhaltung und Workplace-Software auf Mitarbeitererlebnis, Reservierungen, Besucher und Services. IWMS zielt auf breitere Integration und Portfoliosteuerung.

  • Domänentiefe zur Definition der engeren Auswahl nutzen.
  • Betriebliche Tiefe hinter gleichen Funktionsbezeichnungen prüfen.
  • Prüfen, welches Modul jeden Datensatz und jede Entscheidung verantwortet.
  • Benutzererlebnis für regelmäßige und gelegentliche Nutzer testen.
03

Aufwand für Integration und Governance

Der Wert eines IWMS hängt von Kennungen, Stammdaten, Integrationen, Berechtigungen, Definitionen, Einführungs-Governance und dauerhafter Verantwortung ab. Auch eine Suite kann Fragmentierung bewahren, wenn Module oder Teams kein nutzbares Betriebsmodell teilen.

  • Ausgangs- und maßgebliche Systeme abbilden.
  • Kennungen für Portfolio, Gebäude, Fläche, Anlage, Mitarbeiter, Dienstleister und Projekt definieren.
  • Verantwortliche für Daten und Prozesse benennen.
  • Releases, Support und Akzeptanz planen.
04

Wann eine konfigurierbare Ebene genügt

Eine konfigurierbare Anwendung kann schneller passen, wenn ein maßgeschneiderter Facility-Service-Desk, eine Inspektion, Buchung und Bereitschaft, ein Umzug, Dienstleisterprozess, Arbeitsauftrag, Nachweis oder Dashboard rund um vorhandene Systeme benötigt wird.

  • Unternehmensweite Immobilien- und Finanzdatensätze in ihren führenden Systemen belassen.
  • Nur die für den Workflow benötigten Daten anbinden.
  • Geschulte Administratoren Felder, Routen, Rollen und Ansichten anpassen lassen.
IWMS-Umfangsübersicht

Systemverantwortung hinter jedem Modul bestätigen

Bereichsübergreifende Szenarien statt der Modulanzahl verwenden.

BereichKernverantwortungBereichsübergreifendes SzenarioZu prüfende Tiefe
ImmobilienObjekte, Mietverträge, Verpflichtungen, Kosten und Portfolioentscheidungen.Ein Mietereignis verändert Flächen- und Portfoliopläne.Buchhaltung, Vertragsauswertung, Prognosen und Compliance.
Flächen und ArbeitsumgebungFlächen, Zuweisungen, Reservierungen, Umzüge, Services und Nutzung.Ein Teamumzug löst Flächen-, Zugangs-, Einrichtungs- und Servicearbeiten aus.Grundrisse, Sensoren, Kalender, Identität und Mitarbeitererlebnis.
InstandhaltungAnlagen, Anfragen, vorbeugende Instandhaltung, Arbeiten, Ersatzteile, Dienstleister und Historie.Eine Facility-Entscheidung berücksichtigt Bereitschaft, Risiko und Rückstand.Planung, Zuverlässigkeit, Bestand, mobile Nutzung und Technikertiefe.
Kapital und NachhaltigkeitProjekte, Pläne, Budgets, Energie, Emissionen und Verbesserungsmaßnahmen.Eine Portfoliomaßnahme verbindet Investition mit Facility-Ergebnissen.Finanzkontrollen, Faktoren, Zähler, Modelle und Berichtsmethoden.
Konfigurierbarer WorkflowMaßgeschneiderte Datensätze, Routing, Nachweise, Ausnahmen und Dashboards.Ein teamübergreifender Serviceprozess nutzt ausgewählte Stammdaten.Ersetzt nicht jede spezialisierte Domänen-Engine.
IWMS-Bereitschaft

Bereichsübergreifenden Wert belegen, bevor Sie sich auf den Suite-Umfang festlegen

Ein IWMS-Programm verändert Daten und Betriebsmodell, nicht nur die Software.

Beginnen Sie mit Entscheidungen, die tatsächlich mehrere Bereiche verbinden müssen.

01Schritt 01

Portfolioentscheidungen definieren

Bestimmen Sie Entscheidungen, die Immobilien-, Flächen-, Workplace-, Instandhaltungs-, Projekt- oder Nachhaltigkeitsdaten gemeinsam benötigen.

  • Verantwortliche benennen.
  • Kennzahlendefinitionen festlegen.
  • Aktuelle Systeme dokumentieren.
02Schritt 02

Gemeinsame Kennungen prüfen

Durchlaufen Sie bereichsübergreifende Szenarien mit realistischen Gebäuden, Flächen, Anlagen, Personen, Dienstleistern und Kosten.

  • Ausgangsdatensätze nachverfolgen.
  • Datenkonflikte behandeln.
  • Berechtigungen testen.
03Schritt 03

Betriebsmodell phasenweise einführen

Führen Sie Bereiche in einer Reihenfolge mit Prüfstellen für Akzeptanz, Datenqualität, Integration und Entscheidungen ein.

  • Große einmalige Datenladung vermeiden.
  • Verantwortung der Spezialsysteme bewahren.
  • Tatsächliche Nutzung messen.
Vorlagen

Belegen, wie Workplace-, Facility-, Anlagen-, Projekt- und Nachhaltigkeitsdatensätze zusammenhängen

Durchlaufen Sie einen teamübergreifenden Prozess mit echten Rollen, maßgeblichen Kennungen, Ausnahmen, Berechtigungen und Berichten, bevor Sie davon ausgehen, dass eine Suite Fragmentierung beseitigt.

Beste Vorlage für den EinstiegBereichsübergreifende Übergaben vor dem Kauf einer breiten Suite prüfen

Nutzen Sie den vollständigen Facility-Arbeitsbereich, um die zusammenhängende Betriebskette zu prüfen. Öffnen Sie eine einzelne Vorlage nur dann, wenn eine Anfrage, Inspektion, Buchung oder ein Arbeitsauftrag der richtige Ausgangspunkt ist.

Formular für Facility-AnfragenFormular für Facility-AnfragenVerwenden Sie ein Formular für Facility-Anfragen, um Standort, Anfragetyp, Priorität, Dateien, zugewiesenen zuständige Person, Freigaben, Status und Nachverfolgung zu erfassen.Checkliste für Facility-InspektionenCheckliste für Facility-InspektionenNutzen Sie eine Checkliste für Facility-Inspektionen, um Standortprüfungen, Fotos, nicht bestandene Prüfpunkte, Risikostufen, Korrekturmaßnahmen, zuständige Person und Fälligkeitstermine zu erfassen.RaumbuchungsanfrageRaumbuchungsanfrageMit einer Vorlage für Raumbuchungsanfragen erfassen Sie Meetingdetails, Raumanforderungen, Dateien, Freigabeprüfung, Terminstatus und Nachverfolgung.
Häufige Fragen

Fragen zu integrierten Workplace-Management-Systemen

Was ist ein IWMS?

Ein integriertes Workplace-Management-System ist eine Softwareplattform, die mehrere Immobilien- und Workplace-Bereiche wie Objekte und Mietverträge, Flächen, Workplace-Services, Instandhaltung, Kapitalprojekte, Nachhaltigkeit und Analysen zusammenführt.

Was ist der Unterschied zwischen IWMS und CAFM?

CAFM konzentriert sich meist auf Facility- und Flächenverwaltung. IWMS ergänzt in der Regel umfassendere Immobilien-, Miet-, Kapital-, Nachhaltigkeits- und Portfolio-Governance. Die tatsächlichen Module und ihre Tiefe unterscheiden sich je Produkt.

Kann Jodoo ein IWMS ersetzen?

Jodoo kann konfigurierbare Facility- und Workplace-Datensätze, Workflows, Nachweise, Berechtigungen und Dashboards unterstützen. Ein vollständiges IWMS ist die bessere Kategorie, wenn native Mietbuchhaltung, Grundrissintelligenz, Kapitalplanung, Energie- oder spezialisierte Portfoliofunktionen erforderlich sind.