Kunde und Auftrag
Firmen- oder Geschäftsname, Auftrag, Kontakte, Leistungsumfang, Serviceverantwortlicher, Präferenzen und Starttermin.
Verbindet: der angenommenen Vertriebsübergabe und der laufenden Kundenbeziehung.Vorbereitung neuer Dienstleistungskunden
Machen Sie aus einem Auftrag einen startklaren Kundenarbeitsbereich
Erfassen Sie Leistungsumfang, Beteiligte, Dokumente, Zugänge, Präferenzen, Abrechnungsangaben und die unmittelbar anstehenden Aufgaben des Serviceteams – ohne dass der Kunde sich in einem internen Projektsystem zurechtfinden muss.
Die erste Ansicht zeigt die Vorbereitungsübersicht des Serviceverantwortlichen. Kunden nutzen gezielte Formulare für ihre Dokumente, Zugänge, Entscheidungen und Aufgaben, statt durch das interne Portfolio zu navigieren.
- Bestätigen Sie den Leistungsumfang, bevor Sie Dokumente oder Zugänge anfordern
- Geben Sie dem Kunden eine übersichtliche Liste von Aufgaben und Fälligkeiten
- Überführen Sie offene Vorbereitungslücken in klar verantwortete Folgeaufgaben für die Umsetzung
Trennen Sie dauerhafte Kundenangaben von einmaligen Vorbereitungsaufgaben
So verschwinden Daten für die laufende Betreuung nicht in einer Kick-off-Checkliste.
Vorbereitungsanforderung
Benötigtes Dokument, Zugang, Entscheidung, Konfiguration oder Genehmigung; Grund; Anfordernder; Verantwortlicher; Fälligkeit und Prüfstatus.
Verbindet: dem Kick-off oder Leistungsmeilenstein, den sie ermöglicht.Ausnahme bei der Leistungsbereitschaft
Fehlende Voraussetzung, Auswirkung auf die Leistung, vorübergehende Ersatzlösung, Verantwortlicher und Lösungstermin.
Verbindet: der Startentscheidung und der Nachverfolgung nach dem Kick-off.Fordern Sie die nächste hilfreiche Zuarbeit an, statt den gesamten internen Plan vorzulegen
Ein klar geführter Ablauf erleichtert Kunden die Erledigung und reduziert Rückfragen.
Bestätigen Sie Hauptansprechpartner, gewünschtes Ergebnis, Starttermin und bevorzugten Kommunikationsweg.
Das Serviceteam weiß, wer entscheiden darf und woran Erfolg gemessen wird.
Prüfen Sie den angenommenen Leistungsumfang und melden Sie Abweichungen, bevor die Vorbereitung weitergeht.
Das Team richtet die Leistung nicht auf der Grundlage unbestätigter Annahmen ein.
Laden Sie nur die für den Auftrag benötigten Dateien hoch bzw. bestätigen Sie die erforderlichen Zugangsdaten und Berechtigungen.
Jede Anfrage hat einen Zweck, einen Verantwortlichen, eine Fälligkeit und ein Prüfergebnis.
Bestätigen Sie Teilnehmende, anstehende Entscheidungen, unmittelbare Aufgaben und den Eskalationsweg.
Beide Seiten kennen anschließend ihre nächsten Schritte und Zuständigkeiten.
Dokumentieren Sie verbleibende Auflagen und den Serviceverantwortlichen, der die Kundenbeziehung übernimmt.
Offene Vorbereitungsaufgaben bleiben nach dem Kick-off sichtbar.
Blenden Sie interne Komplexität in der Kundenansicht aus
Das interne Team kann detaillierte Kontrollen beibehalten, während der Kunde einen kurzen, zielgerichteten Ablauf sieht.
Eine Dokumentenanforderung
Halten
Benötigte Datei, Grund, Format, Fälligkeit, sichere Übermittlung und Prüfergebnis.
Vermeiden
Ein allgemeiner Upload-Ordner ohne Verantwortlichen oder Status.
Eine Zugriffsanfrage
Halten
System, Zugriffsstufe, Person, geschäftlicher Grund, Genehmigender und Ablauf- oder Prüftermin.
Vermeiden
Passwörter in Notizen oder einer gemeinsam genutzten Tabelle.
Eine Kick-off-Aufgabe
Halten
Entscheidung oder Aufgabe, Verantwortlicher, Fälligkeit, Abhängigkeit und Abschlussnachweis.
Vermeiden
Besprechungsnotizen, aus denen niemand verbindliche Aufgaben ableitet.
Eine Ausnahme bei der Leistungsbereitschaft
Halten
Auswirkung, vorübergehende Auflage, Lösungsmaßnahme, Verantwortlicher und Zieltermin.
Vermeiden
Den Kunden als „startbereit“ einzustufen, obwohl wesentliche Vorbereitungslücken verborgen bleiben.
Kundenaufnahme in fünf Schritten
Der Ablauf ist kürzer als eine komplexe Implementierung, sichert aber dennoch Leistungsumfang und Zuständigkeiten ab.
- 01
Auftrag annehmen
Prüfen Sie vereinbarten Leistungsumfang, Ergebnis, Kontakte, Annahmen, Termine und Ausschlüsse.
Angenommene Übergabe oder konkrete Bitte um Überarbeitung. - 02
Grundlagen einholen
Fordern Sie Kundenangaben, Dokumente, Zugänge, Präferenzen und Genehmigungen mit klarer Zweckangabe an.
Geprüfte Zuarbeiten, die mit dem Kundendatensatz verknüpft sind. - 03
Kick-off vorbereiten
Klären Sie Lücken im Leistungsumfang und legen Sie Agenda, Rollen, Entscheidungen und erste Aufgaben fest.
Kick-off-Unterlagen und benannte Entscheidungsträger. - 04
Leistungsbereitschaft bestätigen
Prüfen Sie Verantwortliche, Zugänge, benötigte Dateien, Abstimmungsrhythmus und offene Auflagen.
Entscheidung: bereit, bereit unter Auflagen oder nicht bereit. - 05
Verantwortung übergeben
Weisen Sie den Verantwortlichen für die laufende Betreuung zu und halten Sie offene Vorbereitungsaufgaben fest.
Übernommene Kundenbeziehung und nächster Prüftermin.
Verbinden Sie jede Prozessänderung mit einem konkreten Kundenergebnis
Ziel ist eine klarere Leistungsbereitschaft, nicht eine größere Zahl von Formularen.
Aktuelle Reibung
Kunden erhalten mehrfach dieselben Anfragen von verschiedenen Teams.
Betriebsänderung
Ein zentraler Anforderungsdatensatz zeigt Bedarf, Grund, Verantwortlichen, Fälligkeit und Prüfergebnis.
Ausgang
Messung: Offene Anfragen je Kunde und durchschnittliche Prüfdauer.Weniger doppelte Anfragen und klarere Zuständigkeiten auf Kundenseite.
Aktuelle Reibung
Das Umsetzungsteam entdeckt nach dem Kick-off eine Abweichung im Leistungsumfang.
Betriebsänderung
Das Implementierungsteam nimmt die Übergabe an oder gibt sie zurück, bevor die Vorbereitung beginnt.
Ausgang
Messung: Zurückgegebene Übergaben und Änderungen an der Vorbereitung aufgrund des Leistungsumfangs.Weniger Nacharbeit und weniger unangenehme Korrekturen gegenüber dem Kunden.
Aktuelle Reibung
Kick-off-Aufgaben verschwinden in Besprechungsnotizen.
Betriebsänderung
Entscheidungen und Aufgaben werden zu Datensätzen mit Verantwortlichen, Abhängigkeiten und Terminen.
Ausgang
Messung: Bis zum ersten Leistungstermin abgeschlossene Aufgaben.Ein schnellerer Weg von der Besprechung zur Leistungsbereitschaft.
Nutzen Sie Jodoo für eine anpassbare Kundenvorbereitung und ergänzen Sie passende Kundensysteme
Für die Aufnahme von Dienstleistungskunden benötigen Sie möglicherweise einen anpassbaren Workflow, ein hochwertiges Portal, eine geregelte Dokumentenverwaltung oder mehrere zusammenarbeitende Systeme.
Individuelle Kundenaufnahme und Leistungsbereitschaft
Jodoo eignet sich, wenn
Passen Sie die Annahme des Leistungsumfangs, Anforderungen, Zugriffsanfragen, Kick-off-Aufgaben, Ausnahmen und die Übergabe an den Serviceverantwortlichen an die jeweilige Auftragsart an.
Spezialsoftware wählen, wenn
Wählen Sie eine spezialisierte Plattform für Kundenaufnahme, wenn deren Markenportal und standardisierter Ablauf bereits zu Ihrem Servicemodell passen.
Geregelte Dokumentenverwaltung und Unterschriften
Jodoo eignet sich, wenn
Fordern Sie eine Datei an und verfolgen Sie Verantwortlichen, Fälligkeit, Prüfergebnis und die dadurch ermöglichten Arbeiten.
Spezialsoftware wählen, wenn
Belassen Sie Dokumentenversionierung, Aufbewahrung, elektronische Signaturen, regelkonforme Aktenführung und sichere Ablagen im dafür zuständigen Fachsystem.
Identitätsprüfung, Zahlungen oder reguliertes Onboarding
Jodoo eignet sich, wenn
Koordinieren Sie bei Bedarf die menschlichen Aufgaben und Entscheidungen rund um eine spezialisierte Prüfung.
Spezialsoftware wählen, wenn
Nutzen Sie spezialisierte Dienste für Identitätsprüfung, KYC, Zahlungen, Steuern oder reguliertes Onboarding zur verbindlichen Durchführung des jeweiligen Vorgangs.
Fragen zur Kundenvorbereitung und zu Zugängen
Was sollte Software für die Aufnahme von Dienstleistungskunden enthalten?
Für Dienstleistungsunternehmen gehören dazu der angenommene Leistungsumfang, Kontakte, angeforderte Dokumente und Zugänge, Vorbereitungsaufgaben, Kick-off-Entscheidungen, Ausnahmen, Leistungsbereitschaft und der Verantwortliche für die laufende Betreuung.
Ist die Aufnahme von Dienstleistungskunden dasselbe wie Kundenonboarding?
Die Bereiche überschneiden sich. „Client Onboarding“ bezeichnet häufig den Beginn einer Dienstleistungsbeziehung mit Leistungsumfang, Dokumenten, Zugängen und Leistungsvorbereitung. „Customer Onboarding“ umfasst häufiger Produktimplementierung, Go-live und ersten Kundennutzen.
Kann der Kunde Dokumente einreichen, ohne interne Notizen zu sehen?
Ja. Stellen Sie dem Kunden gezielte Ansichten zum Einreichen von Unterlagen und zum Status bereit. Schützen Sie interne Risikoangaben, geschäftliche Informationen und Daten anderer Kunden durch geeignete Berechtigungen.
Bieten Sie dem nächsten Kunden einen kürzeren, klareren Weg zum Leistungsstart
Öffnen Sie den Beispielarbeitsbereich, ersetzen Sie Leistungsumfang und Anforderungen durch die eines aktuellen Auftrags und testen Sie den Ablauf aus Sicht des Kunden und des Serviceverantwortlichen.