Dokumente und die damit verbundene Arbeit verwalten
Geben Sie jedem Geschäftsdokument einen durchsuchbaren Datensatz, eine klare Zuständigkeit, einen aktuellen Status, einen Prüfverlauf und den nächsten Schritt – ohne den Prozess aus Ordnern und E-Mails rekonstruieren zu müssen.
Verbinden Sie Dokumente in Jodoo mit Formularen, Zuständigkeiten, Prüfungen, Ausnahmen und Dashboards. Wenn Aufbewahrung, Records Governance, E-Discovery oder Massenerfassung im Mittelpunkt stehen, sollte ein spezialisiertes Repository bestehen bleiben.
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- Durchsuchbare Metadaten und verknüpfte Dateien
- Status für Prüfung, Rückgabe, Freigabe und Veröffentlichung
- Warteschlangen und Dashboards, über die sich das Dokument hinter jedem Signal öffnen lässt
Klären Sie, ob die eigentliche Herausforderung die Datei, ihr Kontext oder der Prüfprozess ist
„Dokumentenmanagement“ kann verschiedene Aufgaben bedeuten. Beginnen Sie mit der Aufgabe, die Ihr Team am dringendsten verbessern muss.
- Suchen und zusammenarbeiten
Datei-Arbeitsbereich
Wählen Sie Cloud-Speicher oder eine Content-Plattform, wenn Bearbeitung, Freigabe, Suche und Dateizugriff im Vordergrund stehen.
- Kontrollieren und aufbewahren
Gesteuertes Repository
Nutzen Sie spezialisierte Dokumenten- oder Records-Software, wenn Aufbewahrung, Legal Hold, unveränderliche Speicherung, zertifizierte Erfassung oder formale Records-Kontrollen den Kauf bestimmen.
- Weiterleiten und entscheiden
Dokumentenprozesse
Nutzen Sie Jodoo, wenn strukturierte Erfassung, Metadaten, Zuständigkeiten, Prüfung, Ausnahmen, Freigaben, Veröffentlichung, Bestätigungen und Managementtransparenz fehlen.
Ein Dokument vom Eingang bis zur abgeschlossenen Nachverfolgung begleiten
Der Datensatz sollte zeigen, wer als Nächstes handeln muss und warum – nicht nur, wo die Datei liegt.
- 01
Kontext erfassen
Klassifizieren Sie das Dokument, verknüpfen Sie die Datei, weisen Sie eine zuständige Person zu und erfassen Sie das zugehörige Geschäftsobjekt.
- 02
Bereitschaft prüfen
Zeigen Sie fehlende Metadaten, falsche Versionen, doppelte Einreichungen und unvollständige Nachweise vor Beginn der Prüfung an.
- 03
Prüfen und entscheiden
Senden Sie genau die richtige Version an die zuständigen Prüfenden und bewahren Sie Freigaben, Rückgaben, Kommentare, Termine und Vertretungen auf.
- 04
Veröffentlichen und nachverfolgen
Veröffentlichen oder übergeben Sie das freigegebene Ergebnis, bestätigen Sie bei Bedarf den Empfang und planen Sie die nächste Prüfung.
Die Felder aufbewahren, die Menschen zum Suchen, Entscheiden und Handeln benötigen
Ein einziger Arbeitsdatensatz kann eine Zuständigkeitsliste, eine Prüfansicht, eine Veröffentlichungsliste und ein Management-Dashboard versorgen.
Identität
Generierte ID, Titel, Typ sowie zugehöriger Kunde, Vermögenswert, Beschäftigter, Projekt oder Richtlinie
Ist dies das richtige Dokument im richtigen Kontext?
Version
Aktuelle Version, vorherige Version, Änderungsübersicht, Gültigkeitsdatum, Verweis auf ersetzte Version
Welche Version gilt, und welche ersetzt sie?
Arbeit
Zuständige Person, Prüfende, Freigabeperson, Status, Fälligkeitsdatum, Rückgabegrund, nächster Schritt
Wer muss als Nächstes was tun?
Verteilung
Empfänger, Kanal, Bestätigung, Schulung, nächste Prüfung
Hat das freigegebene Ergebnis die richtigen Personen erreicht?
Den Prozess ändern, ohne ein weiteres isoliertes Tracking-System zu schaffen
Eine geschulte Fachadministration kann die Anwendung anpassen, wenn sich Dokumenttypen und Zuständigkeiten weiterentwickeln.
Ein Feld einmal hinzufügen
Ergänzen Sie Klassifizierung, Vertraulichkeit, Nachweis oder Prüffeld im Datensatz und zeigen Sie es nur in den relevanten Rollenansichten.
Eine Prüfregel nachvollziehbar ändern
Fügen Sie Prüfschritt, Entscheidung, Rückgabegrund, Fälligkeitsregel oder Ausnahmezuständigkeit hinzu und testen Sie dies am selben Lebenszyklus-Datensatz.
Dieselben Datensätze weiterverwenden
Zuständigkeitslisten, Prüflisten, Veröffentlichungsansichten und Dashboard-Kennzahlen werden aus derselben Quelle aktualisiert statt aus kopierten Tabellen.
Vor der Auswahl klären, was jedes System leisten muss
Die beste Antwort hängt von der Dokumentenaufgabe ab, die Ihr Team verbessern möchte.
Was leistet Dokumentenmanagement-Software?
Sie unterstützt Teams beim Erfassen, Ordnen, Finden, Zugreifen, Weiterleiten, Prüfen, Freigeben, Teilen und Nachverfolgen von Dokumenten. Produkte unterscheiden sich deutlich bei Repository-Tiefe, Workflow-Flexibilität, Governance, Erfassung, Zusammenarbeit und Records Management.
Kann Jodoo Dateien und Dokumentenmetadaten speichern?
Jodoo-Formulare können Dateianhänge und strukturierte Metadaten enthalten. Prüfen Sie Anforderungen an Dateigröße, Volumen, Vorschau, Bearbeitung, Aufbewahrung, Suche und Integration. Wenn diese Fähigkeiten zentral sind, sollten Sie eine spezialisierte Datei- oder Records-Plattform beibehalten.
Sollten wir SharePoint, Google Drive, Box oder Dropbox ersetzen?
Nicht automatisch. Diese Systeme können der freigegebene Datei-Arbeitsbereich bleiben, während Jodoo Erfassung, Entscheidungen, Ausnahmen, Zuweisungen, Bestätigungen und Dashboards rund um jede Datei verwaltet.
Wie sollten wir ein Dokumentenmanagementsystem pilotieren?
Testen Sie ein normales Dokument, eine unvollständige Einreichung, eine zurückgegebene Revision, eine überfällige Freigabe und eine Veröffentlichung mit Bestätigung. Prüfen Sie, ob jedes Dashboard-Signal den zugehörigen Datensatz und Nachweis öffnet.
Den ersten funktionierenden Ablauf um eine echte Entscheidung herum aufbauen
Verwenden Sie ein Dokument, dessen Prüfung oder Veröffentlichung Ihrem Team bereits Schwierigkeiten bereitet, und testen Sie Zuständigkeitsliste, Rückgabeweg, Freigabenachweis und Management-Drilldown.