チェックアウト未入力
重要な理由
計算された活動時間を信頼できません。
次の対応ボランティアまたは監督者に、実際の終了時刻と理由を確認します。
奉仕時間の記録
ボランティア活動時間を記録・修正・承認
各活動時間記録に、ボランティア、プログラム、配置、奉仕日、チェックイン、チェックアウト、休憩、計算された活動時間、修正理由、承認者、成果、証拠資料を紐付けます。
入力済みのJodoo活動時間ワークスペースには、申請・承認済み時間、表彰対象、修正、承認者、各集計の根拠となる奉仕記録が表示されます。
- モバイル入力は短く、配置情報と連携
- 修正時も元の値と理由を保持
- 承認済み活動時間をボランティア、プログラム、配置、期間別に確認
報告されたすべての活動時間に根拠を
配置・承認情報を損なわず、入力の手間を減らせるトラッカーが必要です。
- 01
配置または本人による選択
ボランティアを、承認済みのプログラム、活動機会、役割、日付、場所、責任者に紐付けます。
有効な奉仕条件に基づいて活動時間記録を開始します。 - 02
チェックインして奉仕
モバイルで到着・退出時刻、休憩、チェックイン方法、配置変更、例外メモを記録します。
計算時間を実際の奉仕実績と照合できます。 - 03
申請または修正
ボランティアまたはコーディネーターが、欠落、重複、誤入力を説明できるようにします。
元の値、修正理由、編集担当者を確認できる状態で保持します。 - 04
承認する
補足情報とともに、記録をプログラム責任者または監督者へ回付します。
承認済みの活動時間だけを正式なプログラム集計に含めます。 - 05
レポートと表彰
承認済みの奉仕実績を、ボランティア、プログラム、配置、場所、期間別に集計します。
集計から奉仕記録を確認でき、表彰やインパクト報告にも活用できます。
自動承認できない記録を解決
明確な修正手順が、ボランティアの信頼とプログラム報告の正確性を守ります。
時間の重複
重要な理由
1人が同じ時間に2つの配置で奉仕した記録になっています。
次の対応配置を照合し、重複を修正または説明します。
配置時間外の活動
重要な理由
記録が予定された奉仕時間帯または役割の範囲外です。
次の対応追加の奉仕を確認するか、記録を修正のため差し戻します。
重複記録
重要な理由
同じ奉仕がチェックインと手動入力の両方で記録された可能性があります。
次の対応承認する記録を1件に絞り、重複解消のメモを残します。
インシデント対応が未完了
重要な理由
関連する懸念が未解決の間は、奉仕記録を完了扱いにできません。
次の対応詳細へのアクセスを適切に制限し、責任者に対応を依頼します。
入力、修正、承認、レポートの担当を分ける
異議のある記録を、同じ担当者が説明なく変更・承認しないようにします。
ボランティア→コーディネーターまたは監督者
配置、日付、開始、終了、休憩、役割、奉仕メモ、修正依頼。
奉仕が実施されたか、どの情報を修正すべきか。コーディネーターまたは監督者→プログラム担当者
確認済み時間、配置結果、修正履歴、証拠資料、例外事項。
承認、差し戻し理由、プログラム結果、フォローアップ。プログラム担当者→レポートまたは人材育成
奉仕記録へのリンク付きで、期間、プログラム、場所、成果別の承認済み活動時間。
公開集計に使用する対象範囲と集計ルール。ボランティアの活動時間を給与計算扱いせず、承認済みの奉仕実績を報告
活動時間は奉仕を測る一つの指標として使い、成果や従業員の勤怠管理の代わりにはしません。
承認済みボランティア活動時間
プログラムの確認基準を満たした完了済み奉仕記録。
各奉仕記録を直接確認できる形で、プログラム報告に使用します。修正待ちの活動時間
未入力、重複、時間の重なり、配置に関する確認が必要な記録。
月末レポート作成前に解決します。プログラム・役割別の活動時間
ボランティアの奉仕内容別に集計した承認済み時間。
プログラム成果とあわせて、対応力と表彰状況を確認します。ボランティア参加状況
対象期間に承認済みの奉仕実績があるボランティアの実人数。
幅広い参加と、少数の人に活動時間が集中している状態を区別します。トラッカーを作り直さず、証拠資料と承認手順を調整
奉仕内容によって、必要な証拠資料や確認方法は異なります。
変更依頼スプレッドシートまたは固定プロセスJodooの場合
特定プログラムで監督者の確認を必須にする
列を追加し、承認を手作業で催促します。
プログラム別トリガー、確認担当者、証拠資料、差し戻し理由、ステータス、リマインダー、承認済み時間の絞り込みを追加します。移動時間または準備時間を追加
数式を変更し、例外をファイル外で説明します。
管理された時間区分、対象判定ルール、計算項目、承認情報、個別レポートを追加します。チェックアウト漏れをモバイルで修正
履歴をほとんど残さず、元の行を編集します。
履歴を保持したまま、修正値、理由、証拠資料、確認担当者、最終承認結果を申請します。信頼でき、簡単に申請できる奉仕時間管理
最小限の入力と必要な承認手順を設計します。
ボランティア活動時間はどのように記録すべきですか？
各記録に、ボランティア、プログラム、配置、役割、奉仕日、開始・終了時刻、休憩、計算された活動時間、場所、監督者、必要な証拠資料、修正理由、承認者、ステータス、成果を紐付けます。
ボランティアはスマートフォンから活動時間を入力できますか？
はい。モバイルフォームは短くし、可能な限り配置情報を事前入力します。適切な日付・時刻項目で活動時間を計算し、例外や修正のある記録は確認に回します。
ボランティア活動時間は従業員の勤怠管理と同じですか？
いいえ。ボランティア活動時間は、奉仕、参加、表彰、プログラム、助成金、インパクトの報告に使用します。従業員の勤怠には給与、賃金、残業、出退勤、労務、法的要件が関わるため、別の管理が必要です。
承認済みの活動時間をエクスポートできますか？
はい。承認済み奉仕記録を、ボランティア、プログラム、配置、役割、場所、期間別にエクスポートできます。集計の根拠となる承認・修正情報も保持します。
チェックアウト漏れと修正を使って活動時間ワークフローを試す
ボランティアには使いやすく、コーディネーターには信頼できる承認・レポート記録を提供できる仕組みが必要です。