Thiếu check-out
Vì sao quan trọng
Không thể tin cậy thời lượng tính toán.
Phản hồi tiếp theoHỏi tình nguyện viên hoặc người giám sát về giờ kết thúc thực tế và lý do.
Hồ sơ thời gian phục vụ
Theo dõi, chỉnh sửa và duyệt giờ tình nguyện
Kết nối mỗi mục thời gian với tình nguyện viên, chương trình, phân công, ngày phục vụ, check-in, check-out, nghỉ, giờ tính toán, lý do chỉnh sửa, người duyệt, kết quả và bằng chứng hỗ trợ.
Không gian giờ Jodoo đã có dữ liệu cho thấy thời gian đã gửi và duyệt, điều kiện ghi nhận, chỉnh sửa, người duyệt và hồ sơ phục vụ phía sau mọi tổng số.
- Nhập trên di động ngắn gọn và gắn với phân công
- Chỉnh sửa giữ giá trị ban đầu và lý do
- Mở số giờ đã duyệt theo tình nguyện viên, chương trình, phân công và kỳ
Làm cho mọi giờ báo cáo có thể giải thích
Công cụ theo dõi nên giảm công sức nhập mà không mất bối cảnh phân công và phê duyệt.
- 01
Được phân công hoặc tự chọn
Kết nối tình nguyện viên với chương trình, cơ hội, vai trò, ngày, địa điểm và người giám sát đã duyệt.
Hồ sơ thời gian bắt đầu từ bối cảnh phục vụ hợp lệ. - 02
Check-in và phục vụ
Thu thập giờ đến, giờ về, nghỉ, cách check-in, thay đổi phân công và ghi chú ngoại lệ trên di động.
Có thể so thời gian tính toán với hoạt động phục vụ thực tế. - 03
Gửi hoặc chỉnh sửa
Cho phép tình nguyện viên hoặc điều phối viên giải thích mục thiếu, trùng hoặc sai.
Giá trị ban đầu, lý do chỉnh sửa và người sửa chịu trách nhiệm luôn hiển thị. - 04
Phê duyệt
Chuyển hồ sơ đến người phụ trách chương trình hoặc người giám sát cùng bối cảnh hỗ trợ.
Chỉ giờ được duyệt mới xuất hiện trong tổng số chương trình chính thức. - 05
Báo cáo và ghi nhận
Tổng hợp hoạt động đã duyệt theo tình nguyện viên, chương trình, phân công, địa điểm và kỳ.
Tổng số mở được hồ sơ phục vụ và có thể hỗ trợ báo cáo ghi nhận hoặc tác động.
Giải quyết các mục không nên tự động phê duyệt
Lộ trình chỉnh sửa rõ ràng bảo vệ niềm tin của tình nguyện viên và báo cáo chương trình.
Mục thời gian chồng chéo
Vì sao quan trọng
Một người dường như phục vụ hai phân công cùng lúc.
Phản hồi tiếp theoSo sánh phân công rồi sửa hoặc giải thích phần chồng.
Số giờ ngoài phân công
Vì sao quan trọng
Mục nằm ngoài khung giờ hoặc vai trò phục vụ dự kiến.
Phản hồi tiếp theoXác nhận hoạt động bổ sung hoặc trả hồ sơ để sửa.
Mục trùng lặp
Vì sao quan trọng
Cùng hoạt động có thể được nhập qua cả check-in và gửi thủ công.
Phản hồi tiếp theoGiữ một hồ sơ được duyệt và lưu ghi chú xử lý trùng.
Theo dõi sự cố còn mở
Vì sao quan trọng
Hồ sơ phục vụ không thể được xem là hoàn tất khi một lo ngại liên quan chưa giải quyết.
Phản hồi tiếp theoHạn chế chi tiết phù hợp và chuyển người chịu trách nhiệm.
Tách trách nhiệm nhập, sửa, phê duyệt và báo cáo
Một người không nên âm thầm sửa rồi duyệt hồ sơ có tranh chấp.
Tình nguyện viên→Điều phối viên hoặc người giám sát
Phân công, ngày, bắt đầu, kết thúc, nghỉ, vai trò, ghi chú phục vụ và yêu cầu sửa.
Hoạt động có diễn ra không và thông tin nào cần sửa.Điều phối viên hoặc người giám sát→Người phụ trách chương trình
Thời gian đã xác thực, kết quả phân công, lịch sử chỉnh sửa, bằng chứng và ngoại lệ.
Phê duyệt, lý do trả lại, kết quả chương trình và theo dõi.Người phụ trách chương trình→Báo cáo hoặc phát triển nguồn lực
Giờ đã duyệt theo kỳ, chương trình, địa điểm và kết quả với liên kết đến hồ sơ phục vụ.
Nhóm dữ liệu và quy tắc báo cáo dùng cho tổng số công bố.Báo cáo hoạt động được duyệt mà không biến thời gian tình nguyện thành chấm công
Dùng số giờ như một thước đo phục vụ, không thay kết quả hay kiểm soát thời gian lao động.
Giờ tình nguyện đã duyệt
Hồ sơ phục vụ hoàn tất đã qua quy tắc xét duyệt của chương trình.
Dùng cho báo cáo chương trình với quyền truy cập trực tiếp từng hồ sơ phục vụ.Số giờ chờ sửa
Mục có câu hỏi về thiếu, trùng, chồng chéo hoặc phân công.
Giải quyết trước báo cáo cuối tháng.Số giờ theo chương trình và vai trò
Thời gian đã duyệt nhóm theo công việc tình nguyện viên thực hiện.
Xem năng lực và ghi nhận cùng kết quả chương trình.Mức tham gia tình nguyện
Số tình nguyện viên riêng biệt có hoạt động được duyệt trong kỳ.
Phân biệt gắn kết rộng với số giờ tập trung vào vài người.Điều chỉnh bằng chứng và phê duyệt mà không xây lại công cụ
Bối cảnh phục vụ khác nhau có thể cần bằng chứng và xét duyệt khác.
Yêu cầu thay đổiBảng tính hoặc quy trình cố địnhTrong Jodoo
Yêu cầu người giám sát xác nhận cho một chương trình
Thêm cột và đuổi theo phê duyệt thủ công.
Thêm yếu tố kích hoạt chương trình, người xét duyệt, bằng chứng, lý do trả lại, trạng thái, lời nhắc và bộ lọc giờ đã duyệt.Thêm thời gian di chuyển hoặc chuẩn bị
Đổi công thức và giải thích ngoại lệ ngoài tệp.
Thêm loại thời gian kiểm soát, quy tắc hợp lệ, trường tính toán, bối cảnh phê duyệt và báo cáo riêng.Tạo chỉnh sửa di động khi quên check-out
Sửa hàng gốc với rất ít lịch sử.
Gửi giá trị đã sửa, lý do, bằng chứng, người xét duyệt và kết quả duyệt cuối, đồng thời giữ lịch sử.Giữ thời gian phục vụ đáng tin và dễ gửi
Thiết kế phần nhập tối thiểu cùng phê duyệt cần thiết quanh nó.
Nên theo dõi giờ tình nguyện thế nào?
Kết nối mỗi mục với tình nguyện viên, chương trình, phân công, vai trò, ngày phục vụ, bắt đầu, kết thúc, nghỉ, giờ tính toán, địa điểm, người giám sát, bằng chứng khi cần, lý do chỉnh sửa, người duyệt, trạng thái và kết quả.
Tình nguyện viên có thể nhập giờ bằng điện thoại không?
Có. Giữ biểu mẫu di động ngắn, điền trước bối cảnh phân công khi có thể, dùng trường ngày giờ phù hợp, tính số giờ và chuyển mục bất thường hoặc đã sửa qua xét duyệt.
Giờ tình nguyện có giống chấm công nhân viên không?
Không. Giờ tình nguyện hỗ trợ báo cáo phục vụ, tham gia, ghi nhận, chương trình, tài trợ hoặc tác động. Thời gian nhân viên có thể liên quan lương, mức công, làm thêm, chuyên cần, lao động và yêu cầu pháp lý cần kiểm soát riêng.
Có thể xuất giờ đã duyệt không?
Có. Xuất hồ sơ phục vụ đã duyệt theo tình nguyện viên, chương trình, phân công, vai trò, địa điểm và kỳ. Giữ bối cảnh phê duyệt và chỉnh sửa cần để giải thích tổng số.
Thử quy trình số giờ với trường hợp thiếu check-out và chỉnh sửa
Hệ thống nên vẫn dễ dùng cho tình nguyện viên, đồng thời cung cấp cho điều phối viên hồ sơ phê duyệt và báo cáo đáng tin.