缺少簽退
價值所在
計算出的時長不可靠。
下一步處理向志工或主管詢問實際結束時間及原因。
志工服務時數紀錄
追蹤、更正並批准志工服務時數
將每條服務時數紀錄與志工、計畫、服務指派、服務日期、簽到、簽退、休息時長、計算服務時數、更正原因、審核人、結果和佐證資料關聯。
含範例資料的 Jodoo 服務時數工作區顯示已提交和已批准的服務時數、表彰資格、更正紀錄、審核人，以及每項彙總背後的服務紀錄。
- 移動錄入保持簡短並能識別服務指派
- 更正保留原始值和原因
- 按志工、計畫、服務指派和期間檢視已批准服務時數
使每服務時數報告都有解釋
追蹤器應在不犧牲服務指派和審核資訊的情況下減少錄入工作量。
- 01
已分配或自行選擇
將志工與已批准的計畫、志工服務機會、職務、日期、地點和主管關聯。
時間紀錄從有效的服務資訊開始。 - 02
簽到並服務
在移動裝置上捕捉到達、離開、休息、簽到方式、服務指派變更和異常備註。
計算時間可以與實際服務事件進行比較。 - 03
提交或更正
允許志工或協調員解釋缺失、重複或錯誤的條目。
原始值、更正原因和責任編輯仍然可見。 - 04
批准
將紀錄連同支援性資訊傳送給計畫負責人或主管。
只有批准的服務時數會出現在官方計畫總數中。 - 05
報告和認可
按志工、計畫、服務指派、地點和期間彙總批准的服務。
總數可以開啟服務紀錄，並可以支援表彰或影響報告。
解決不應自動批准的條目
清晰的更正路徑保護志工的信任和計畫報告。
重疊的條目
價值所在
同一個人似乎同時在兩個服務指派中服務。
下一步處理比較服務指派並糾正或解釋重疊情況。
超出服務指派的服務時數
價值所在
這筆服務紀錄不在原定時段或角色範圍內。
下一步處理確認額外服務或將紀錄返回以進行更正。
重複服務時數紀錄
價值所在
同一服務可能透過簽到和手動提交被重複紀錄。
下一步處理保留一個已批准的紀錄，並保留重複處理說明。
事件追蹤未完成。
價值所在
在相關問題未解決之前，服務紀錄不能視為完成。
下一步處理適當限制詳細資訊，並將其轉交給負責人。
保持錄入、糾正、審核和報告職責分離
同一個人不應暗中更改並批准有爭議的紀錄。
志工→協調員或主管
服務指派、日期、開始、結束、休息、角色、服務紀錄和糾正請求。
服務是否發生以及哪些事實需要糾正。協調員或主管→計畫負責人
驗證時間、服務指派結果、糾正歷史、佐證資料及任何例外情況。
審核結果、退回原因、計畫成果和追蹤事項。計畫負責人→報告或募款工作
按週期、計畫、地點和結果批准的服務時數，並附有服務紀錄連結。
用於已釋出總數的人群和報告規則。報告已批准的服務而無需將志服務時數間計入工資
使用服務時數作為服務的一種衡量方式——而不是替代結果或員服務時數間控制。
已批准的志工服務時數
完成的服務紀錄已通過計畫的稽核規則。
用於計畫報告，可直接訪問每條服務紀錄。等待更正的服務時數
紀錄中缺少、重複、重疊或有分配問題的條目。
在月末報告之前解決。按計畫和職務統計服務時數
按志工執行工作的批准時間分組。
與計畫結果一起審查能力和表彰。志工參與
在該期間具有已批准服務的唯一志工。
區分廣泛參與與集中在少數人身上的服務時數。在不重建追蹤器的情況下調整佐證資料和批准
不同的服務場景可能需要不同的證明和稽核。
變更請求試算表或固定流程在 Jodoo 中
某個計畫需要主管確認
新增一列並手動追蹤批准。
新增計畫觸發器、稽核員、佐證資料、退回原因、狀態、提醒和已批准服務時數篩選。新增差旅或準備時間
更改公式並在檔案外解釋例外情況。
新增受控時間型別、資格規則、計算欄位、批准資訊，並進行單獨報告。建立用於錯過簽退的移動修正
編輯原始行且歷史紀錄很少。
提交更正值、原因、佐證資料、稽核員和最終批准結果，同時保留歷史紀錄。保持服務時間可信且易於提交
設計最低輸入和圍繞它的必要審核。
志工服務時數應如何追蹤？
將每條紀錄連線到志工、計畫、服務指派、角色、服務日期、開始、結束、休息、計算服務時數、地點、主管、必要時的佐證資料、更正原因、審核人、狀態和結果。
志工可以在手機上輸入服務時數嗎？
可以。保持移動表單簡短，儘可能預填服務指派資訊，使用適當的日期和時間欄位，計算服務時數，並將異常或更正的條目提交稽核。
志工服務時數與員工服務時數追蹤相同嗎？
編號。志工服務時數支援服務、參與、表彰、計畫、補助或影響報告。員服務時數間可能涉及工資、薪酬、加班、考勤、勞動和法律要求，這些都需要單獨控制。
已批准的服務時數可以匯出嗎？
可以。按志工、計畫、服務指派、角色、地點和時間段匯出已批准的服務紀錄。保留解釋總數所需的批准和更正資訊。
測試缺少簽退和更正的服務時數工作流程
系統應保持對志工簡單易用，同時為協調員提供可靠的批准和報告紀錄。