ポリシー
目的、適用範囲、原則、権限、期待される行動、責任、例外を定めます。
規定を再現可能な業務へ
ポリシーを、現場で実際に使う手順へ結び付ける
すべての指示を別のポリシーファイルにせず、統制規定、現行手順、プロセス責任者、開始条件、手順、完了証跡、例外対応、見直し判断を関連付けます。
この例では、ポリシーは期待事項を定め、手順は業務の進め方と完了を示す証拠を定める、という境界を明確にしています。
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- ポリシーと手順の関係
- 業務の開始条件と完了証跡
- 責任者と見直し周期を分ける
2異なる統制層1 link手順からポリシーへ30m–4h対象を絞った設定変更
規定と方法を別レコードで管理する
ポリシーは統制上の判断として読みやすく保つ必要があります。手順側では、ポリシーの意図を曖昧にせず、手順、役割、ツール、証跡を変更できます。
手順
開始条件、担当する役割、順序、判断、システム、証跡、完了、エスカレーションを定めます。
改訂
文書を変更する理由、影響、レビュー担当者、現行版を置き換える版を明確にします。
実施証跡
単なる手順書ではなく、承認済み経費、完了したアクセスレビュー、終了した安全対策など、実際の業務フローに残ります。
SOP・文書統制を見る →ポリシーの権限を明確に保ちながら手順を進化させる
業務手順は頻繁に変わります。重要なのは、何が変わったか、どのポリシーを支えるか、誰が承認したか、新しい方法がいつ発効したかを把握することです。
影響を受ける規定を特定
手順の変更を、根拠となるポリシーとその現行版に関連付けます。
業務への影響を評価
変更される役割、システム、フォーム、研修、リスク、証跡を明確にします。
実行できる手順か見直す
担当者が作業を実施し、例外に対応し、完了を証明できるかを確認します。
発行・廃止
新版を発行し、旧い指示を通常利用から外し、対象者に周知して次回見直しを設定します。
ポリシー、手順、実業務フローのどこに置くべきか判断する
利用・保守しやすい場所に情報を置きます。
| ニーズ | 最適な置き場所 | 理由 |
|---|---|---|
| 原則、権限、必須規定 | ポリシー | 安定した統制上の記述 |
| 詳細な作業手順と役割の引き継ぎ | 手順 | 読みやすい業務手順 |
| 現在の割り当て、期限、承認、証跡 | 実業務のレコード | 案件ごとに変わり、責任の明確化が必要 |
| 作業補助または簡易リマインダー | チェックリストまたは作業指示書 | 作業時点で使用 |
| 規定からの一時的な逸脱 | 例外または期限付き免除のレコード | リスク責任者、条件、有効期限が必要 |
最も難しい業務を基準にシステムを選ぶ
構造化マニュアルや複雑な文書統制には、専用の作成システムが適する場合があります。手順を構成可能なフォーム、承認、業務レコード、例外に結び付ける必要があるならJodooが適しています。
Jodooを使う
手順から責任の明確な業務を作成・更新し、業務管理者がすばやく変更する必要がある場合。
専用オーサリング製品を使う
統制された作成、再利用可能なコンテンツブロック、変更履歴比較、複数チャネルへの公開、正式な記録管理が中心の場合。
両方を使う
承認済みコンテンツは文書システムに保管し、実施内容と例外を記録するJodooワークフローにリンクします。
実用的な質問： ポリシー・手順管理ソフトウェア
ポリシーと手順の違いは何ですか？+
ポリシーは統制上の期待事項と権限を定めます。手順は、役割、手順、証跡、判断、例外を含め、定義された作業の進め方を説明します。
すべてのポリシーに手順が必要ですか？+
いいえ。一貫した実施にポリシー以上の詳細が必要な場合に手順を作成します。1つのポリシーが複数の手順を統制することも、1つの手順が複数の統制を参照することもあります。
Jodooでポリシー、手順、業務レコードを関連付けられますか？+
はい。構成済みフォームなら、ポリシー、手順、改訂、例外、業務レコードを関連付けながら、それぞれの責任者、ステータス、見直し日を保持できます。
廃止された手順はどのように扱いますか？+
後継版を発行し、旧版を廃止済みに変更して通常アクセスから外し、必要な履歴を保存し、リンクと研修を更新し、進行中の業務で現行手順が使われていることを確認します。
チェックリストと手順書は、どのように使い分けますか？+
作業時点で簡潔に確認するならチェックリスト、順序、理由、役割の境界、判断基準、例外対応まで必要なら手順書を使います。
規定を日々の業務までつなげる
規定から業務完了までのつながりを試す
サンプルデータ入りのアプリを開き、1つのポリシーから手順、改訂、例外、見直しの各レコードをたどります。その後、自社で実際に管理するプロセスに合わせて項目と経路を変更します。
ポリシー・手順アプリを使う