Chính sách
Xác định mục đích, phạm vi, nguyên tắc, thẩm quyền, hành vi dự kiến, trách nhiệm giải trình và các trường hợp ngoại lệ.
TỪ QUY TẮC ĐẾN CÔNG VIỆC CÓ THỂ LẶP LẠI
Kết nối các chính sách với các thủ tục mà mọi người thực sự tuân theo
Giữ liên kết giữa quy tắc quản trị, quy trình hiện hành, người phụ trách quy trình, điều kiện kích hoạt, các bước, bằng chứng hoàn thành, cách xử lý ngoại lệ và quyết định rà soát—mà không biến mọi hướng dẫn thành một tệp chính sách khác.
Ví dụ làm rõ ranh giới: chính sách đặt ra kỳ vọng; các quy trình giải thích cách thực hiện công việc và điều gì chứng tỏ sự hoàn thành.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
- Mối quan hệ giữa chính sách và quy trình
- Điều kiện kích hoạt vận hành và bằng chứng hoàn tất
- Tách riêng người phụ trách và chu kỳ rà soát
2các lớp kiểm soát riêng biệt1 linktừ thủ tục đến chính sách30m–4hthay đổi cấu hình có phạm vi rõ ràng
Dùng hồ sơ riêng cho quy tắc và cách thực hiện
Chính sách phải thể hiện rõ quyết định quản trị. Quy trình có thể thay đổi các bước, vai trò, công cụ và bằng chứng mà không làm mất đi thẩm quyền của chính sách.
Thủ tục
Xác định điều kiện kích hoạt, vai trò chịu trách nhiệm, trình tự, quyết định, hệ thống, bằng chứng, tiêu chí hoàn thành và cách chuyển cấp.
Sửa đổi
Nêu lý do tài liệu thay đổi, tác động, người rà soát và phiên bản sẽ thay thế bản hiện hành.
Bằng chứng thực hiện
Bằng chứng nằm trong quy trình vận hành—chẳng hạn khoản chi đã phê duyệt, đợt rà soát quyền truy cập đã hoàn tất hoặc hành động an toàn đã đóng—chứ không chỉ trong tệp quy trình.
Xem SOP và kiểm soát tài liệu →Cho phép quy trình thay đổi trong khi vẫn giữ rõ thẩm quyền của chính sách
Hoạt động vận hành thường xuyên thay đổi. Điều quan trọng là phải biết nội dung nào đã thay đổi, thay đổi đó phục vụ chính sách nào, ai đã phê duyệt và phương pháp mới có hiệu lực từ khi nào.
Xác định quy tắc bị ảnh hưởng
Liên kết thay đổi quy trình với chính sách quản lý và các phiên bản hiện tại.
Đánh giá tác động đến vận hành
Xác định các vai trò, hệ thống, biểu mẫu, nội dung đào tạo, rủi ro và bằng chứng bị ảnh hưởng.
Rà soát khả năng áp dụng của quy trình
Kiểm tra xem một người có thể thực hiện nhiệm vụ, xử lý các trường hợp ngoại lệ và thể hiện sự hoàn thành hay không.
Ban hành và ngừng áp dụng
Ban hành phiên bản mới, gỡ hướng dẫn lỗi thời khỏi nơi sử dụng, thông báo cho đối tượng áp dụng và lên lịch rà soát tiếp theo.
Xác định nội dung nên nằm trong chính sách, quy trình hay luồng công việc đang vận hành
Đặt thông tin ở nơi mọi người có thể sử dụng và duy trì nó.
| Nhu cầu | Nơi phù hợp nhất | Lý do |
|---|---|---|
| Nguyên tắc, thẩm quyền hoặc quy tắc bắt buộc | Chính sách | Tuyên bố quản trị ổn định |
| Trình tự nhiệm vụ chi tiết và bàn giao vai trò | Thủ tục | Cách thực hiện rõ ràng, dễ đọc |
| Nhiệm vụ hiện tại, thời hạn, phê duyệt và bằng chứng | Hồ sơ quy trình đang vận hành | Thay đổi theo từng trường hợp và cần truy được trách nhiệm |
| Tài liệu hỗ trợ công việc hoặc lời nhắc nhanh | Danh sách kiểm tra hoặc hướng dẫn công việc | Được sử dụng tại nơi làm việc |
| Tạm thời không tuân theo một quy tắc | Hồ sơ ngoại lệ hoặc miễn trừ | Cần người phụ trách rủi ro, điều kiện áp dụng và ngày hết hạn |
Chọn hệ thống xung quanh phần khó nhất của công việc
Một hệ thống soạn thảo chuyên dụng có thể là lựa chọn tốt nhất cho các hướng dẫn có cấu trúc và kiểm soát tài liệu phức tạp. Jodoo phù hợp khi các thủ tục phải kết nối với các biểu mẫu, phê duyệt, hồ sơ vận hành và ngoại lệ có thể định cấu hình.
Sử dụng Jodoo
Khi quy trình phải tạo hoặc cập nhật công việc vận hành có người chịu trách nhiệm và quản trị viên nghiệp vụ cần điều chỉnh nhanh.
Dùng công cụ soạn thảo chuyên dụng
Khi nhu cầu chủ đạo là soạn thảo có kiểm soát, khối nội dung tái sử dụng, theo dõi chỉnh sửa, xuất bản đa kênh hoặc quản lý hồ sơ chính thức.
Sử dụng cả hai
Giữ nội dung đã được phê duyệt trong hệ thống tài liệu và liên kết nó với quy trình làm việc của Jodoo để nắm bắt từng lần thực thi và ngoại lệ.
Các câu hỏi thực tế về Phần mềm quản lý chính sách và quy trình
Chính sách và quy trình khác nhau như thế nào?+
Một chính sách nêu rõ kỳ vọng và thẩm quyền quản lý. Một quy trình giải thích cách mọi người thực hiện một nhiệm vụ xác định, bao gồm vai trò, các bước, bằng chứng, quyết định và ngoại lệ.
Mỗi chính sách có nên có một thủ tục?+
Không. Tạo một quy trình khi việc thực thi nhất quán cần nhiều chi tiết hơn mức chính sách cung cấp. Một chính sách có thể chi phối một số thủ tục và một thủ tục có thể tham chiếu đến một số biện pháp kiểm soát.
Jodoo có thể liên kết các chính sách với thủ tục và hồ sơ công việc không?+
Có. Các biểu mẫu được cấu hình có thể liên kết hồ sơ chính sách, quy trình, bản sửa đổi, ngoại lệ và hoạt động vận hành, đồng thời vẫn quản lý riêng người phụ trách, trạng thái và ngày rà soát của từng loại hồ sơ.
Thủ tục lỗi thời nên xử lý như thế nào?+
Ban hành phiên bản thay thế, đánh dấu phiên bản cũ đã được thay thế, gỡ khỏi quyền truy cập thông thường, lưu lịch sử bắt buộc, cập nhật liên kết và đào tạo, đồng thời xác nhận công việc đang dùng phương pháp hiện hành.
Khi nào nên dùng danh sách kiểm tra thay vì quy trình?+
Dùng danh sách kiểm tra để xác minh ngắn gọn ngay tại thời điểm thực hiện công việc. Dùng quy trình khi mọi người cần biết trình tự, lý do, ranh giới vai trò, quy tắc quyết định và cách xử lý ngoại lệ.
THEO QUY TẮC VÀO CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Kiểm tra kết nối từ quy tắc đến công việc đã hoàn thành
Mở ứng dụng có dữ liệu mẫu, rồi lần theo một chính sách qua các hồ sơ quy trình, sửa đổi, ngoại lệ và rà soát. Sau đó điều chỉnh trường dữ liệu và luồng xử lý cho phù hợp với quy trình thực tế của nhóm.
Sử dụng ứng dụng chính sách và thủ tục