Document control and SOP management with provable version history
各改訂を、変更理由、レビュー者、承認、発効日、対象者、受領確認、旧版対応につなげます。
文書統制は発行の規律です。共有ドライブは版を保存できますが、統制システムは使用承認済みの版と、影響先の準備状況を示す必要があります。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
- 正確な版のレビューと承認
- 発効日と差し替えの統制
- 配布、受領確認、定期レビュー
ファイル名に「final」とあっても現行文書とは限らない
各ゲートで、判断、証跡、改訂を先に進める責任者を示します。
改訂準備完了
変更理由、担当者、影響工程、ドラフト版、必要証跡
変更不備または誤った元ファイル
レビュー完了
指名レビュー者、コメント、判断、差し戻し理由、時刻
専門レビュー不足または未解決の差し戻し
発行承認済み
承認者、承認版、発効日、置き換え元
日付の不一致または現行版が不明確
使用確認済み
対象拠点・ロール、配布、受領確認または研修状態
旧版または期限超過の受領確認
版の事実とワークフロー状態を分ける
改訂は承認済みでも未発効、発行済みでも未確認、廃止済みでも現場に残っている場合があります。
文書識別
自動生成ID、統制タイトル、担当者、種類、工程、拠点、機密度。
改訂識別
改訂番号、変更概要、元版、レビュー構成、承認ファイル、承認日。
発行識別
発効日、対象者、配布経路、確認規則、差し替えレコード。
統制状況
定期レビュー日、期限超過、旧版撤去確認、未解決例外の担当者。
通常経路の稼働前に例外をモデル化
文書統制の不備は、レビュー者が「まだ不可」と判断した後や、発行版が対象者へ届かなかった後に起きがちです。
- 差し戻し
改訂が必要
理由を必須にし、コメントを保存し、担当を作成者へ戻し、改訂作業と新規依頼を区別します。
- 遅延
承認期限超過
期限と現在のレビュー者を示し、文書を勝手に変えず、通知、代理、エスカレーションを行います。
- 不整合
発効日が一致しない
新日付、旧版撤去、研修、関連システム変更がそろうまで発行を止めます。
- 未確認
旧版が使われている可能性
リスクが残る拠点、チーム、ロールに、現場確認または受領確認を割り当てます。
訓練済み工程責任者が統制設計を維持
Jodooなら統制判断をコードに隠さず、ワークフローを調整しやすくできます。
専門レビュー段階を追加
高リスク、顧客向け、安全、財務文書に必要なレビュー者、期限、判断、証跡を追加します。
証跡要件を変更
文書種類に応じてのみ、リスク評価、研修計画、添付、検証メモを必須にします。
例外専用画面を作成
台帳を複製せず、レビュー超過、未確認発行、期限間近の承認、旧版確認を表示します。
ソフトウェアが統制できる範囲を知る
ソフトウェアは版、判断、未完了作業を見える化できますが、適用規則は組織が定めます。
文書統制ソフトウェアとは何ですか？
規程、手順、指示、仕様などについて、識別、改訂、レビュー、承認、発行、配布、受領確認、定期レビュー、廃止を含む統制ライフサイクルを管理します。
文書統制と文書管理は同じですか？
文書管理はより広く、保存、検索、共有、ワークフローを重視する場合があります。文書統制は、承認版、変更内容、承認者、旧版撤去を証明することに焦点を置きます。
Jodooは検証済みQMSや記録管理システムを置き換えますか？
そうとは限りません。Jodooは構成可能な記録、工程、画面、権限、ダッシュボードに使い、品質、記録、署名、保存、規制要件は別途検証してください。
現場で旧版を使わせないには？
発行版レコードを一つに保ち、対象拠点とロールを特定し、差し替えを関連付け、必要な確認を求め、未解決拠点を例外キューに残します。
差し戻された変更を承認と発行まで通す
以前の承認版、差し戻し理由、最終判断、発効日、未完了の確認が保存されることを確かめます。