Чек-лист работы отеля: каждый день под контролем
Замените статичный чек-лист управляющего рабочими проверками, которые выявляют отклонения, помогают назначать задачи по их устранению и подтверждают готовность отеля к следующему этапу обслуживания.
В примере доски представлены успешно завершенный обход перед началом дня, заезды с риском задержки, просроченный запрос гостя, подтвержденная проверка учета забытых вещей и передача смены инженерной службы.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
В примерах используются вымышленные записи отеля. Откройте любое представление, чтобы изучить поля, изменения статусов и решения по рабочим ситуациям, прежде чем адаптировать приложение для своего отеля.
Ежедневные проверки отеля по этапам рабочего дня
Выберите проверки, актуальные для вашего отеля, и назначьте одного ответственного за каждую. Если проверка не пройдена, нужны задача по устранению проблемы и срок: повторение чек-листа завтра не решает сегодняшнюю проблему.
| Когда | Что проверить | Что зафиксировать перед переходом к следующему этапу |
|---|---|---|
| Начало дня · Служба приема и размещения | Проверьте ночные происшествия, ожидаемые заезды и выезды, невыполненные обещания гостям и нехватку сотрудников на смене. | Укажите ответственного за каждую задачу, перешедшую с предыдущей смены, и время следующего обновления статуса. |
| Начало дня · Общественные зоны | Обойдите входы, лобби, пути передвижения гостей и служебные проходы; проверьте чистоту, видимые дефекты и указатели. | Зафиксируйте недостатки и принятые оперативные меры; немедленно сообщите ответственным об угрозах безопасности. |
| Перед заездами · Служба уборки | Сопоставьте очередность подготовки номеров к заездам с ходом уборки, результатами проверок и списком номеров, выведенных из продажи. | Подтвердите готовность номеров к заселению или четкий план урегулирования ситуации для каждого гостя, ожидающего номер. |
| Перед заездами · Инженерная служба | Проверьте, какие номера недоступны для продажи, какие работы ожидают запчастей и какие проверки работоспособности запланированы. | Оставьте статус вывода номера из продажи видимым для сотрудников; укажите, кто проверит его готовность к возвращению в эксплуатацию. |
| Во время обслуживания · Запросы гостей | Проверьте запросы, требующие выполнения к определенному времени, просроченные и переназначенные запросы, а также последнюю информацию, переданную гостю. | Зафиксируйте подтверждение выполнения и укажите, подтвердил ли гость или ответственный сотрудник, что вопрос решен. |
| Передача смены | Передайте руководителю заступающей смены незавершенные задачи, сведения об известных рисках, ограничениях доступа и обещаниях гостям. | Для каждого нерешенного вопроса зафиксируйте принятие задачи, ответственного, срок и следующее действие. |
| Конец дня · Забытые вещи | Сверьте наличие ценных вещей, места их хранения и записи о передаче между ответственными за хранение. | Убедитесь, что за незакрытыми обращениями о возврате вещей и проверками сроков хранения закреплены ответственные. |
| Конец дня · Дежурный менеджер | Проверьте оставшиеся проблемы, влияющие на гостей, и риски в работе отеля на завтрашнее утро. | Передавайте дальше только незавершенные задачи, указывая актуальную информацию и конкретного ответственного. |
Красной отметки в чек-листе недостаточно
По каждому отклонению создается задача с ответственным, сроком и статусом проверки результата.
Проверяйте результат, а не выполнение формальностей
Пункт «Для неготовых номеров под заезд есть план действий» полезнее, чем «Просмотреть список номеров».
Связывайте проверку с исходной задачей
Чек-лист ссылается на запрос гостя, причину неготовности номера, заявку на ремонт или запись о хранении найденной вещи, с которой связано отклонение.
Определяйте, что передать следующей смене
Незавершенные задачи переходят в следующую смену со всей необходимой информацией, а не исчезают при завершении текущей.
Учитывайте выявленные отклонения при планировании дальнейших действий
Чек-лист должен сокращать путь от обнаружения проблемы до принятия мер.
| Что изменилось | Что нужно знать команде | Следующее решение |
|---|---|---|
| Проверка готовности к заезду требует внимания | В номере 318 еще устраняют замечания | Проконтролировать повторную проверку и подготовить меры по урегулированию ситуации с гостем к 13:40 |
| Проверка выполнения запросов гостей не пройдена | Гостю из номера 225 не перезвонили вовремя | Дежурный менеджер проверяет ситуацию и связывается с гостем до передачи смены |
| Проверка хранения забытых вещей пройдена | Количество ценных вещей совпадает с результатами пересчета содержимого опечатанного сейфа | Сохранить подтверждающие материалы и передать результаты пересчета следующей смене |
Меняйте проверки в зависимости от текущих рисков
Проверки в начале дня, перед заездами, во второй половине дня и в конце дня не должны повторять один и тот же общий список.
Начало дня
До начала активного обслуживания проверьте гостевые зоны, служебные проходы и критически важное оборудование.
Перед заездами
Сосредоточьтесь на допуске номеров к заселению, ранних заездах, группах, подготовке к приему VIP-гостей и ресурсах для урегулирования проблем с обслуживанием.
Конец дня
Проверьте невыполненные обещания гостям, хранение вещей, требующих особого контроля, и риски в работе отеля, которые сохранятся ночью.
- 01
Подготовьте отель к началу дня
Проверьте пути передвижения гостей, общественные зоны, критически важное оборудование и служебные проходы.
- 02
Обеспечьте готовность к заездам
Убедитесь, что номера для ближайших заездов готовы, а на случай задержек есть план действий с назначенным ответственным.
- 03
Держите под контролем текущую работу
Проверьте запросы, выполнения которых ждут гости, номера, выведенные из продажи, и задачи, от которых зависит работа других служб.
- 04
Подготовьтесь к передаче смены
Передайте каждую нерешенную проблему заступающей смене и назначьте ответственного.
- 05
Закрывайте операции на основании подтверждений
Проверьте выполнение ключевых контрольных пунктов и определите, какие незавершенные задачи нужно передать дальше.
Обновляйте чек-лист при изменениях в работе отеля
Состав проверок должен учитывать сезон, время обслуживания, тип объекта и повторяющиеся проблемы. В Jodoo руководители отеля могут менять проверки без программирования.
Чек-лист остается действующим инструментом контроля, а не забытым PDF-файлом.- 01Добавляйте контрольные точки для сезона или конкретного мероприятия
- 02Меняйте ответственных в зависимости от периода работы
- 03Настраивайте автоматические напоминания о регулярных проверках
- 04Создавайте отдельные представления для задач по непройденным проверкам, просроченных и перенесенных задач
Выявляйте отклонения и назначайте ответственных с помощью ежедневных проверок
Каждая строка содержит одну проверку, ее результат и необходимые действия по устранению проблемы. Подробности работы ведите в записях о номерах, запросах и техническом обслуживании, не копируя всю историю в каждый ежедневный чек-лист.
Ведите отдельные записи для специализированных проверок
Для контроля безопасности пищевой продукции на кухне, обязательных проверок и финансовых сверок нужны соответствующие процедуры и подтверждающие материалы. Добавляйте ссылки на эти записи в материалы для проверки дежурным менеджером: общий чек-лист не заменяет официального подтверждения соответствия.
Практические вопросы: чек-лист работы отеля
Может ли ежедневный чек-лист автоматически создавать задачи по итогам проверки?
Да. Если проверка не пройдена, система может создать или направить задачу по устранению проблемы с ответственным, сроком и требованием проверить результат. Проблема не останется просто неотмеченным пунктом в списке.
Могут ли проверки в начале и в конце дня отличаться?
Да. Сотрудники отеля с соответствующими правами могут адаптировать проверки под период работы, сезон, объект и повторяющиеся риски, а затем отдельно отражать в отчетах непройденные проверки и перенесенные задачи.
Что должен охватывать чек-лист работы отеля?
Предусмотрите отдельные проверки для начала дня, подготовки к заездам, текущей работы, передачи смены и конца дня. Включите готовность номеров, запросы гостей, общественные зоны, критически важное оборудование, безопасность, хранение забытых вещей и невыполненные обязательства, актуальные для вашего отеля.
Чем такой чек-лист отличается от стандартной операционной процедуры отеля?
Стандартная операционная процедура описывает, как выполнять работу. Чек-лист работы отеля подтверждает выполнение конкретной проверки в данный момент, фиксирует отклонения и позволяет назначить задачи по их устранению.
Управляйте отелем на основе проверенной готовности, а не по привычке
Откройте пример доски проверок и посмотрите, как по непройденным проверкам создаются задачи с ответственными и проверкой результата.
Открыть приложение с чек-листом работы отеля