Danh sách kiểm tra giúp kiểm soát vận hành khách sạn mỗi ngày
Thay danh sách kiểm tra cố định của quản lý bằng các bước kiểm tra vận hành giúp phát hiện điểm bất thường, giao việc khắc phục và xác nhận khách sạn sẵn sàng cho khung giờ phục vụ tiếp theo.
Bảng mẫu gồm lượt kiểm tra thực tế đầu ngày đã đạt, các lượt khách đến có nguy cơ chưa được chuẩn bị kịp, một yêu cầu của khách đã quá hạn, một hạng mục kiểm soát đồ thất lạc đã được xác minh và một nội dung bàn giao của bộ phận kỹ thuật.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Các ví dụ sử dụng bản ghi khách sạn giả định. Mở bất kỳ chế độ xem nào để tìm hiểu các trường dữ liệu, cách chuyển trạng thái và các quyết định vận hành trước khi điều chỉnh ứng dụng cho khách sạn của bạn.
Kiểm tra khách sạn hằng ngày theo từng thời điểm vận hành
Chọn các hạng mục phù hợp với cơ sở lưu trú và giao mỗi hạng mục cho một người chịu trách nhiệm. Hạng mục không đạt cần có biện pháp khắc phục và hạn hoàn thành; kiểm tra lại vào ngày mai không có nghĩa là đã giải quyết vấn đề hôm nay.
| Khi nào | Nội dung cần kiểm tra | Thông tin cần ghi nhận trước khi chuyển sang việc tiếp theo |
|---|---|---|
| Đầu ngày · Lễ tân | Rà soát sự cố qua đêm, khách dự kiến đến và đi, các cam kết với khách chưa hoàn tất và tình trạng thiếu nhân sự. | Ghi rõ người phụ trách từng việc chuyển tiếp và thời điểm cập nhật tiếp theo. |
| Đầu ngày · Khu vực công cộng | Đi kiểm tra lối vào, sảnh, lối đi của khách và lối ra vào phục vụ vận hành; kiểm tra vệ sinh, hư hỏng dễ nhận thấy và biển chỉ dẫn. | Ghi nhận hư hỏng và biện pháp kiểm soát tức thời; báo ngay các vấn đề an toàn khẩn cấp lên cấp phụ trách. |
| Trước giờ khách đến · Buồng phòng | Đối chiếu thứ tự ưu tiên đón khách với tiến độ dọn phòng, kết quả kiểm tra và các phòng tạm ngừng khai thác. | Xác nhận phòng đã đủ điều kiện đón khách hoặc có phương án khắc phục cụ thể cho từng khách đang chờ nhận phòng. |
| Trước giờ khách đến · Kỹ thuật | Rà soát các phòng chưa thể bán, công việc đang chờ linh kiện và các đợt kiểm tra vận hành theo lịch. | Hiển thị rõ trạng thái tạm ngừng khai thác; xác định người sẽ kiểm tra và xác nhận đưa phòng trở lại sử dụng. |
| Trong thời gian phục vụ · Yêu cầu của khách | Rà soát các yêu cầu cần xử lý kịp thời, đã quá hạn hoặc được giao lại; kiểm tra thông tin cập nhật gần nhất của khách. | Ghi nhận bằng chứng hoàn tất và việc khách hoặc nhân viên chịu trách nhiệm đã xác nhận vấn đề được giải quyết hay chưa. |
| Giao ca | Bàn giao công việc chưa hoàn tất, rủi ro đã biết, hạn chế ra vào và các cam kết cho trưởng ca tiếp theo. | Ghi nhận việc tiếp nhận, người phụ trách, hạn hoàn thành và bước xử lý tiếp theo cho từng việc chưa giải quyết. |
| Cuối ngày · Đồ thất lạc | Đối soát đồ có giá trị cao, vị trí lưu giữ và các lần bàn giao trách nhiệm bảo quản. | Đảm bảo các yêu cầu nhận lại đồ chưa giải quyết và việc rà soát thời hạn lưu giữ luôn có người phụ trách. |
| Cuối ngày · Quản lý trực | Rà soát những vấn đề còn ảnh hưởng đến khách và rủi ro vận hành vào đầu ngày mai. | Chỉ chuyển tiếp công việc chưa giải quyết, kèm thông tin cập nhật và người phụ trách cụ thể. |
Hạng mục không đạt cần được xử lý, không chỉ đánh dấu đỏ
Mỗi vấn đề phát sinh đều có phương án xử lý, người phụ trách cụ thể, hạn hoàn thành và trạng thái xác minh.
Kiểm tra kết quả thực tế, tránh làm cho đủ thủ tục
“Các phòng sắp đón khách đã có phương án khắc phục” hữu ích hơn “rà soát danh sách phòng”.
Liên kết với công việc liên quan
Danh sách kiểm tra liên kết đến yêu cầu của khách, vướng mắc khiến phòng chưa sẵn sàng, sự cố bảo trì hoặc bản ghi lưu giữ và bàn giao tài sản liên quan đến vấn đề phát sinh.
Chủ động chuyển tiếp việc tồn đọng
Các việc chưa xong được đưa vào lần bàn giao ca tiếp theo cùng thông tin liên quan, thay vì bị bỏ quên khi kết thúc ca.
Dựa vào vấn đề phát sinh để quyết định việc quản lý cần làm tiếp theo
Danh sách kiểm tra cần giúp rút ngắn thời gian từ khi phát hiện vấn đề đến khi hành động.
| Những thay đổi đạt được | Thông tin đội ngũ cần nắm | Quyết định tiếp theo |
|---|---|---|
| Cần lưu ý kết quả kiểm tra mức độ sẵn sàng đón khách | Phòng 318 vẫn đang được khắc phục các điểm chưa đạt | Theo dõi việc kiểm tra lại và chuẩn bị phương án khắc phục dịch vụ cho khách trước 13:40 |
| Hạng mục kiểm soát yêu cầu của khách không đạt | Đã quá hạn gọi lại cho khách phòng 225 | Quản lý trực xác minh và liên hệ với khách trước khi bàn giao ca |
| Kiểm tra việc lưu giữ đồ thất lạc đạt yêu cầu | Số lượng đồ có giá trị cao khớp với số kiểm đếm trong két niêm phong | Lưu bằng chứng và bàn giao số lượng đã kiểm đếm |
Điều chỉnh nội dung kiểm tra theo rủi ro vận hành
Các đợt kiểm tra đầu ngày, trước giờ khách đến, buổi chiều và cuối ngày cần có nội dung riêng, thay vì lặp lại cùng một danh sách chung.
Đầu ngày
Xác nhận các khu vực phục vụ khách, lối ra vào phục vụ vận hành và thiết bị trọng yếu đã sẵn sàng trước khi bắt đầu đón khách.
Trước giờ khách đến
Tập trung vào việc xác nhận phòng đủ điều kiện đón khách, khách đến sớm, khách đoàn, chuẩn bị đón khách VIP và khả năng khắc phục sự cố dịch vụ.
Cuối ngày
Kiểm tra các cam kết với khách chưa hoàn tất, việc lưu giữ tài sản có rủi ro cao và những rủi ro vận hành còn kéo dài qua đêm.
- 01
Chuẩn bị vận hành đầu ngày
Kiểm tra lối đi của khách, khu vực công cộng, thiết bị trọng yếu và lối ra vào phục vụ vận hành.
- 02
Đảm bảo sẵn sàng đón khách
Xác nhận các phòng sắp đón khách đã sẵn sàng hoặc có phương án khắc phục với người phụ trách cụ thể.
- 03
Kiểm soát hoạt động trong ngày
Rà soát các yêu cầu mà khách đang chờ xử lý, phòng tạm ngừng khai thác và các công việc phụ thuộc lẫn nhau.
- 04
Chuẩn bị bàn giao ca
Giao từng vấn đề chưa giải quyết cho đội ngũ nhận ca.
- 05
Hoàn tất bằng minh chứng
Xác minh các hạng mục kiểm soát trọng yếu và chủ động chuyển tiếp những việc còn tồn đọng.
Điều chỉnh danh sách kiểm tra khi hoạt động thay đổi
Nội dung kiểm tra cần phù hợp với mùa, thời điểm phục vụ, loại hình cơ sở lưu trú và các lỗi thường lặp lại. Jodoo cho phép lãnh đạo khách sạn tự điều chỉnh mà không cần lập trình.
Danh sách kiểm tra luôn là công cụ kiểm soát vận hành được sử dụng hằng ngày, thay vì trở thành một tệp PDF bị lãng quên.- 01Bổ sung điểm kiểm soát theo mùa hoặc sự kiện
- 02Thay đổi người phụ trách theo từng thời điểm vận hành
- 03Tạo nhắc nhở tự động cho các đợt kiểm tra định kỳ
- 04Tạo chế độ xem cho các việc khắc phục hạng mục không đạt, việc quá hạn và việc được chuyển tiếp
Kiểm tra hằng ngày để phát hiện vấn đề và phân công xử lý
Mỗi dòng ghi nhận một hạng mục kiểm tra, kết quả và công việc khắc phục cần thực hiện. Quản lý công việc chi tiết trong các bản ghi về phòng, yêu cầu và bảo trì, thay vì sao chép toàn bộ lịch sử vào từng danh sách kiểm tra hằng ngày.
Lưu kết quả kiểm tra chuyên môn trong bản ghi riêng
Kiểm tra an toàn thực phẩm trong bếp, kiểm tra theo quy định và đối soát tài chính cần có quy trình cùng bằng chứng phù hợp. Liên kết các bản ghi này để quản lý trực rà soát, thay vì coi danh sách kiểm tra chung là chứng nhận.
Câu hỏi về danh sách kiểm tra vận hành khách sạn
Danh sách kiểm tra hằng ngày có thể tự động tạo công việc cần theo dõi tiếp không?
Có. Một hạng mục kiểm soát không đạt có thể tự động tạo việc khắc phục hoặc chuyển việc đó đến người phụ trách, kèm hạn hoàn thành và yêu cầu xác minh, thay vì chỉ dừng ở một ô chưa được đánh dấu.
Nội dung kiểm tra đầu ngày và cuối ngày có thể khác nhau không?
Có. Nhân sự khách sạn được phân quyền có thể điều chỉnh nội dung kiểm tra theo thời điểm vận hành, mùa, cơ sở lưu trú và rủi ro thường lặp lại, đồng thời báo cáo riêng các hạng mục không đạt và việc được chuyển tiếp.
Danh sách kiểm tra vận hành khách sạn nên bao gồm những gì?
Thiết lập nội dung kiểm tra riêng cho đầu ngày, trước giờ khách đến, trong quá trình vận hành, bàn giao ca và cuối ngày. Nội dung cần bao quát mức độ sẵn sàng của phòng, yêu cầu của khách, khu vực công cộng, thiết bị trọng yếu, an toàn, việc lưu giữ đồ thất lạc và các cam kết chưa hoàn tất có liên quan đến cơ sở lưu trú.
Danh sách này khác gì với quy trình thao tác chuẩn của khách sạn?
Quy trình thao tác chuẩn (SOP) hướng dẫn cách thực hiện công việc. Danh sách kiểm tra vận hành xác nhận một hạng mục kiểm soát cụ thể đã được hoàn tất tại thời điểm kiểm tra, ghi nhận vấn đề phát sinh và phân công việc khắc phục.
Vận hành khách sạn dựa trên mức độ sẵn sàng đã xác minh, thay vì thói quen
Mở bảng kiểm tra mẫu để xem cách các hạng mục không đạt được chuyển thành công việc có người phụ trách và có thể xác minh kết quả.
Mở ứng dụng kiểm tra vận hành