Идентификация и источник
Задача, тип, инициатор или источник, команда, связанная запись и дата создания.
Зачем существует эта задача и откуда она появилась?Руководство по управлению задачами
Создайте систему задач, которую легко поддерживать актуальной
Превратите разрозненные запросы и личные напоминания в общий рабочий ритм, не перегружая команду администрированием.
Эффективное управление задачами — это совокупность решений: что попадает в систему, кто отвечает за следующее действие, как назначается приоритет, когда проверяется работа, что служит основанием для закрытия задачи и какие исключения требуют внимания руководства.
- Определите минимально необходимый состав записи задачи
- Проектируйте очереди для выполнения действий, а не для красоты
- Анализируйте исключения и совершенствуйте процесс на основе фактов
Фиксируйте только то, что меняет ответственность или принятое решение
Запись задачи должна быть достаточно простой для обновления и достаточно полной, чтобы служить основой для действий.
Обязательство
Ответственный, приоритет, дата начала, срок, ожидаемый результат и критерии завершения.
Кто принял на себя какое обязательство?Текущее положение дел
Статус, блокирующий фактор, следующее действие, последнее обновление, пересмотренная дата и подтверждающие материалы.
Каково фактическое состояние сейчас и что должно произойти дальше?Закрытие
Подтверждение завершения, проверяющий, результат, причина возврата и дата завершения.
Принят ли результат и можно ли извлечь из него уроки?Задайте для каждой очереди правило реагирования
Очередь оправдывает свое существование, если при ее открытии человек сразу понимает, что делать.
Требует первичной оценки
Попадает в очередь, когда
Новая работа без подтверждённого ответственного, приоритета или решения.
Ответить до
Принять, отклонить, запросить уточнение или направить по маршруту.
Ближайшие по сроку
Попадает в очередь, когда
Принятая работа с приближающимся сроком выполнения.
Ответить до
Завершите работу, пересмотрите план или заранее обозначьте препятствие.
Заблокировано
Попадает в очередь, когда
Работа, которая не может продвигаться из-за указанной зависимости.
Ответить до
Назначьте действие по устранению блокировки и ответственного за эскалацию.
Ожидает проверки
Попадает в очередь, когда
Работа представлена как выполненная с подтверждением.
Ответить до
Принять или вернуть, указав конкретный недочет.
Без обновлений
Попадает в очередь, когда
Откройте работы без актуального обновления или следующего действия.
Ответить до
Обновите, переназначьте или закройте ее.
Внедрите контроль за три коротких цикла проверки
До расширения системы команда должна ощутить снижение неопределенности.
Обеспечьте видимость ответственных и работ с приближающимся сроком
- Выберите одну команду и один тип работы
- Импортируйте текущие открытые задачи
- Подтвердите ответственных и даты
- Проводите ежедневный разбор исключений
Улучшите обновление и завершение задач
- Добавьте блокирующие факторы и следующие действия
- Определите подтверждение завершения
- Последовательно возвращайте незавершенную работу
- Оценивайте давно не обновлявшиеся и просроченные работы
Автоматизируйте повторяющийся контроль
- Добавьте расписания повторяющихся работ
- Настройте напоминания и представления по ролям
- Настройте детализацию для руководителя
- Удалите поля и отчеты, которыми никто не пользуется
Типовые проектные решения
Сколько статусов должно быть в системе задач?
Используйте минимальный набор состояний, при котором меняется решение или ответственный: обычно «новая», «назначена», «в работе», «заблокирована», «на проверке», «выполнена» и «отменена». Добавляйте состояние, только если оно требует существенно иного ответного действия.
Как следует назначать приоритеты?
Определяйте приоритет по влиянию, срочности, обязательствам и зависимостям, а не по личным предпочтениям. Фиксируйте, почему задача критически важна, и пересматривайте её приоритет при изменении обстоятельств.
Как часто командам следует проверять задачи?
Отдельные пользователи могут проводить проверку ежедневно; командам следует проверять исключения с периодичностью, соответствующей характеру работы. В быстротекущих операциях может потребоваться ежедневная проверка заблокированных и просроченных задач, а для других работ достаточно еженедельной управленческой проверки.
Почему системы задач терпят неудачу?
Распространённые причины — дублирующие инструменты, неясная ответственность, избыток полей, отсутствие правил реагирования, устаревшие обновления, слабый порядок закрытия, дашборды без детализации и система, которую бизнес не может адаптировать.
Опробуйте метод на текущей работе, а не на вымышленных демонстрационных задачах
Используйте достаточное количество реальных задач, чтобы выявить неясную ответственность, споры о приоритетах, блокирующие факторы, неполное закрытие и вопросы руководителей, на которые должна отвечать система.