ตารางกะและเวลาที่พร้อมทำงาน
แยกการมอบหมายรายสัปดาห์ออกจากข้อมูลพนักงานและเวลาที่พร้อมทำงานซึ่งนำกลับมาใช้ได้
เทมเพลตตารางกะพนักงาน
เทมเพลตตารางกะพนักงานที่ทำให้เห็นกำลังคนรายสัปดาห์ชัดเจน
เริ่มจากฟิลด์ที่ตารางกะรายสัปดาห์ควรมี ได้แก่ วันที่กะ เวลาเริ่มและสิ้นสุด สถานที่ หน้าที่ จำนวนคนที่ต้องการ พนักงาน การตอบรับ สถานะกำลังคน และหมายเหตุการเปลี่ยนแปลง
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
สิ่งที่ควรอยู่ในไฟล์
สิ่งที่ควรมีในเทมเพลตตารางกะพนักงาน
เทมเพลตที่ดีจะแยกข้อกำหนดของกะออกจากการมอบหมายพนักงานและแสดงสถานะกำลังคนให้เห็น ผู้จัดตารางควรค้นหางานที่ยังขาดคน ข้อขัดแย้ง การมอบหมายที่ยังไม่ยืนยัน และกะที่เปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องอ่านทุกเซลล์
ใช้ไฟล์ได้ทันที
ดาวน์โหลดตารางกะ ExcelXLSX · 2 ชีตที่แก้ไขได้ · มีตัวอย่างกะ↓ตารางกะ Excel ที่มีข้อมูลพร้อมและปรับใช้ได้
ใช้แท็บ Weekly Roster และ People & Availability ที่มีข้อมูลพร้อมเพื่อวางแผนหนึ่งสัปดาห์ ทดสอบกำลังคน และปรับฟิลด์ให้เหมาะกับทีมของคุณ
สัปดาห์ตัวอย่างที่มีข้อมูลพร้อม
เริ่มจากตัวอย่างที่ยืนยันแล้ว ยังว่าง ถูกปฏิเสธ และรอการตอบรับ แทนแถวเปล่า
มองเห็นสถานะกำลังคน
พนักงาน เวลาที่พร้อมทำงาน การตอบรับ และกำลังคนช่วยบอกว่าทำไมกะนี้จึงต้องดำเนินการ
ไฟล์เริ่มต้นที่แก้ไขได้
ดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊กตอนนี้ แล้วค่อยย้ายไป Jodoo เมื่อความเสี่ยงอยู่ที่การประสานงาน
ใส่บริบทให้แต่ละกะเพียงพอต่อการจัดตารางและติดตามงาน
ทำเวอร์ชันแรกให้ใช้งานง่าย เพิ่มเฉพาะฟิลด์ที่ส่งผลต่อการมอบหมาย กำลังคน การสื่อสาร หรือการพิจารณา
ข้อกำหนดของกะ
วันที่ เวลาเริ่ม เวลาสิ้นสุด สถานที่ หน้าที่ จำนวนคน ลำดับความสำคัญ และทักษะหรือคุณสมบัติที่ต้องใช้
การมอบหมาย
พนักงาน สถานะการมอบหมาย เวอร์ชันที่ประกาศ การตอบรับ และวันที่เปลี่ยนแปลงล่าสุด
กำลังคน
สถานะจำนวนที่ต้องการ มอบหมายแล้ว ยืนยันแล้ว ยังว่าง และข้อยกเว้น พร้อมเจ้าของงานที่รับผิดชอบ
หมายเหตุการเปลี่ยนแปลง
เหตุผล ผู้ยื่นคำขอ ผู้ทำงานแทนที่เสนอ ผู้พิจารณา การตัดสินใจ และผลการแจ้งเมื่อมีการเปลี่ยนตารางกะ
ก้าวข้ามเทมเพลตเมื่อการประสานงานกลายเป็นความเสี่ยง
ปัญหามักไม่ใช่แค่จำนวนแถว แต่คือการแก้ไขพร้อมกัน การเข้าถึงตามหน้าที่ การแจ้งเตือน การอนุมัติ และประวัติ
ไม่ชัดว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน
ผู้ใช้คัดลอกแท็บ ดาวน์โหลดไฟล์ หรืออ้างอิงภาพหน้าจอหลังตารางกะเปลี่ยนไปแล้ว
ข้อยกเว้นกระจายอยู่ในข้อความ
กำลังคนที่ยังขาด การปฏิเสธ การแจ้งหยุดกะ และการสลับกะถูกพูดคุยนอกตารางกะ
สิทธิ์เข้าถึงกว้างเกินไป
พนักงานต้องดูตารางของตนเอง ส่วนผู้จัดการต้องดูตามสถานที่และข้อยกเว้น
พิสูจน์ประวัติได้ยาก
ทีมอธิบายไม่ได้ว่าใครเปลี่ยนการมอบหมาย เพราะเหตุใด และแจ้งพนักงานแล้วหรือยัง
ทำให้เวิร์กบุ๊กเชื่อถือได้
ทำให้เวิร์กบุ๊กเรียบง่ายพอที่จะเชื่อถือได้
ปรับไฟล์ให้ตรงกับวิธีที่ผู้จัดตารางหนึ่งคนวางแผนงานจริงในหนึ่งสัปดาห์ รักษาความต่างระหว่างข้อกำหนด การมอบหมาย และการตอบรับของพนักงาน เพื่อไม่ให้ความสะดวกของสเปรดชีตซ่อนกะที่ยังขาดคน
- เพิ่มหน้าที่เฉพาะสถานที่โดยไม่รวมหลายกะไว้ในเซลล์เดียว
- ใช้ตัวเลือกที่ควบคุมได้สำหรับสถานะการมอบหมายและการตอบรับ
- เก็บเวอร์ชันตารางกะพร้อมวันที่ไว้ก่อนประกาศเวอร์ชันทดแทน
- ย้ายการพิจารณาสลับกะและการเตือนไปยัง Jodoo เมื่อข้อความกลายเป็นเวิร์กโฟลว์จริง
เมื่อสเปรดชีตไม่เพียงพออีกต่อไป
เทมเพลตคือจุดเริ่มต้น ไม่ใช่ระบบจัดตารางกะ
ใช้สเปรดชีตเมื่อเจ้าของงานคนเดียวดูแลตารางกะและสื่อสารการเปลี่ยนแปลงได้อย่างปลอดภัย ใช้ซอฟต์แวร์ที่เชื่อมโยงกันเมื่อหลายคนต้องใช้สิทธิ์แบบควบคุม การตอบรับ เวิร์กโฟลว์ การเตือน และประวัติที่เชื่อถือได้
คำถามเกี่ยวกับเทมเพลตตารางกะพนักงาน
เทมเพลตตารางกะพนักงานควรมีคอลัมน์ใดบ้าง+
อย่างน้อยควรมีวันที่กะ เวลาเริ่มและสิ้นสุด สถานที่ หน้าที่ที่ต้องใช้ พนักงาน สถานะการมอบหมาย การตอบรับของพนักงาน สถานะกำลังคน และหมายเหตุการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน หากหนึ่งกะต้องใช้หลายคน ให้แยกความต้องการกำลังคนออกจากบุคลากรที่ได้รับมอบหมาย
จะแสดงกะที่ยังว่างในสเปรดชีตอย่างไร+
แยกจำนวนคนที่ต้องการ จำนวนที่มอบหมายแล้ว และจำนวนที่ยืนยันแล้วเป็นคนละคอลัมน์ ช่องว่างที่เหลือจะเห็นได้ชัดโดยไม่ต้องใช้เซลล์ชื่อพนักงานที่ว่างเป็นสัญญาณเดียวว่าคนยังไม่ครบ
ควรเก็บเวลาที่พนักงานพร้อมทำงานไว้ในตารางกะรายสัปดาห์หรือไม่+
ใช้ชีต People & Availability แยกต่างหากสำหรับรูปแบบการทำงานประจำ ความเหมาะสมกับหน้าที่ สถานที่ที่สะดวก และข้อยกเว้นที่อนุมัติแล้ว คัดลอกเฉพาะผลการจัดตารางมายังตารางกะรายสัปดาห์ เพื่อไม่ต้องเขียนกฎเวลาที่พร้อมทำงานซ้ำในทุกแถว
เมื่อใดควรเปลี่ยนจากเทมเพลตเป็นซอฟต์แวร์จัดตารางกะ+
เปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์ที่เชื่อมโยงกันเมื่อมีหลายคนแก้ไฟล์ พนักงานต้องการมุมมองส่วนตัว การเปลี่ยนแปลงต้องผ่านการพิจารณา กำลังคนที่ยังขาดถูกคุยผ่านข้อความ หรือทีมไม่รู้ว่าเวอร์ชันใดคือฉบับที่ประกาศใช้อยู่
เชื่อมตารางกะเมื่อทีมเติบโต
ใช้ตารางกะที่เชื่อมโยงกันเริ่มจากโครงสร้างตารางกะ แล้วเชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน
ใช้ตัวอย่าง Jodoo ที่มีข้อมูลพร้อม เมื่อไฟล์ที่แชร์กันไม่แสดงเจ้าของงาน กำลังคนปัจจุบัน การตอบรับของพนักงาน หรือประวัติการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนอีกต่อไป