Lịch phân công và thời gian có thể nhận ca
Tách phân công hàng tuần khỏi thông tin nhân viên và khả năng nhận ca có thể dùng lại.
MẪU LỊCH LÀM VIỆC THEO CA CHO NHÂN VIÊN
Mẫu lịch làm việc theo ca để bố trí đủ người mỗi tuần
Bắt đầu với các trường cần có trong lịch tuần: ngày làm, giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm, vị trí, số người cần, nhân viên, phản hồi, tình hình bố trí ca và ghi chú thay đổi.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Những thông tin cần có trong tệp
Mẫu lịch làm việc theo ca cần có những gì?
Mẫu hữu ích cần tách nhu cầu ca khỏi phân công nhân viên và thể hiện rõ tình hình bố trí người. Người xếp lịch phải tìm được ca còn trống, xung đột, phân công chưa xác nhận và ca đã thay đổi mà không phải đọc từng ô.
Dùng tệp ngay
Tải lịch làm việc theo ca bằng ExcelXLSX · 2 trang tính có thể chỉnh sửa · có sẵn ca mẫu↓Lịch Excel có sẵn dữ liệu để bạn điều chỉnh
Dùng các trang tính Lịch làm việc theo tuần và Nhân sự và khả năng nhận ca có sẵn dữ liệu để lập kế hoạch một tuần, kiểm tra việc bố trí người và điều chỉnh trường dữ liệu cho đội ngũ.
Tuần mẫu có sẵn dữ liệu
Bắt đầu với ví dụ đã xác nhận, còn trống, đã từ chối và đang chờ phản hồi thay vì các dòng trống.
Thấy rõ tình hình bố trí ca
Thông tin nhân viên, khả năng nhận ca, phản hồi và tình hình bố trí người cho thấy vì sao một ca cần chú ý.
Tệp khởi đầu có thể chỉnh sửa
Tải bảng tính ngay, rồi chuyển sang Jodoo khi việc phối hợp bắt đầu tiềm ẩn rủi ro.
Cung cấp đủ thông tin cho từng ca để phân công và theo dõi tiếp
Giữ phiên bản đầu tiên gọn và thực dụng. Chỉ thêm trường dữ liệu có ảnh hưởng đến phân công, bố trí nhân sự, trao đổi hoặc xét duyệt.
Nhu cầu ca làm
Ngày, giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm, vị trí, số người, mức ưu tiên và kỹ năng hoặc điều kiện chuyên môn cần thiết.
Phân công
Nhân viên, trạng thái phân công, phiên bản đã công bố, phản hồi và ngày thay đổi gần nhất.
Tình hình bố trí ca
Số người cần, đã phân công, đã xác nhận, ca còn trống và trạng thái ngoại lệ, kèm người chịu trách nhiệm.
Ghi chú thay đổi
Lý do, người yêu cầu, người thay được đề xuất, người duyệt, quyết định và kết quả thông báo khi lịch thay đổi.
Chuyển khỏi mẫu bảng tính khi phối hợp trở thành rủi ro
Vấn đề thường không chỉ nằm ở số dòng, mà ở việc sửa đồng thời, quyền truy cập theo vai trò, thông báo, phê duyệt và lịch sử.
Không rõ phiên bản nào đang có hiệu lực
Mọi người sao chép trang tính, tải tệp hoặc dựa vào ảnh chụp màn hình dù lịch đã thay đổi.
Ngoại lệ được xử lý qua tin nhắn
Ca thiếu người, từ chối ca, báo nghỉ đột xuất và đổi ca được trao đổi bên ngoài lịch làm việc.
Quyền truy cập quá rộng
Nhân viên cần xem lịch riêng, còn quản lý cần chế độ xem theo địa điểm và ngoại lệ.
Khó chứng minh lịch sử thay đổi
Đội ngũ không giải thích được ai đã sửa phân công, vì sao sửa và nhân viên đã được thông báo hay chưa.
Giữ bảng tính đáng tin cậy
Giữ bảng tính đủ đơn giản để dùng ổn định
Điều chỉnh tệp theo cách người xếp lịch thực sự lập kế hoạch tuần. Giữ rõ sự khác biệt giữa nhu cầu ca, phân công và phản hồi của nhân viên để một bảng tính thuận tiện không che khuất ca còn thiếu người.
- Thêm vị trí theo địa điểm mà không gộp nhiều ca vào một ô
- Dùng danh sách lựa chọn cố định cho trạng thái phân công và phản hồi
- Lưu phiên bản lịch kèm ngày trước khi công bố bản thay thế
- Chuyển quyết định đổi ca và nhắc việc sang Jodoo khi tin nhắn trở thành nơi xử lý công việc chính
Khi bảng tính không còn đủ dùng
Mẫu bảng tính là điểm khởi đầu, chưa phải hệ thống xếp lịch
Dùng bảng tính khi một người phụ trách có thể quản lý lịch và thông báo thay đổi một cách đáng tin cậy. Dùng phần mềm được kết nối khi nhiều người cần quyền truy cập có kiểm soát, phản hồi, quy trình, nhắc việc và lịch sử rõ ràng.
Câu hỏi về mẫu lịch làm việc theo ca
Mẫu lịch làm việc theo ca cần có những cột nào?+
Tối thiểu cần có ngày làm, giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm, vị trí cần người, nhân viên, trạng thái phân công, phản hồi của nhân viên, tình hình bố trí ca và ghi chú thay đổi rõ ràng. Khi một ca cần nhiều người, hãy tách nhu cầu nhân sự khỏi người được phân công.
Thể hiện ca trống trong bảng tính như thế nào?+
Tách số người cần, số đã phân công và số đã xác nhận thành các cột riêng. Nhờ vậy, phần còn thiếu sẽ rõ ràng, thay vì chỉ dựa vào ô tên nhân viên để trống để biết ca chưa đủ người.
Có nên lưu thời gian có thể nhận ca của nhân viên ngay trên lịch tuần không?+
Dùng trang tính Nhân sự và khả năng nhận ca riêng để lưu mô hình làm việc định kỳ, vị trí phù hợp, nguyện vọng địa điểm và ngoại lệ đã duyệt. Chỉ đưa kết quả phân công vào lịch tuần để không phải viết lại quy tắc về khả năng nhận ca ở mỗi dòng.
Khi nào nên thay mẫu bảng tính bằng phần mềm xếp lịch?+
Chuyển sang phần mềm được kết nối khi nhiều người cùng sửa tệp, nhân viên cần chế độ xem riêng, thay đổi cần xét duyệt, ca thiếu người được xử lý qua tin nhắn hoặc đội ngũ không biết phiên bản đã công bố nào đang có hiệu lực.
Kết nối lịch khi đội ngũ phát triển
Dùng lịch ca được kết nốiBắt đầu với cấu trúc lịch rồi kết nối các bước xử lý
Dùng ứng dụng mẫu Jodoo có sẵn dữ liệu khi tệp dùng chung không còn thể hiện rõ người phụ trách, tình hình nhân sự hiện tại, phản hồi của nhân viên hoặc lịch sử thay đổi.