คำเชิญเยี่ยม
ผู้มาติดต่อ บริษัท วัตถุประสงค์ สถานที่ เจ้าบ้าน ช่วงเวลามาถึง การอนุมัติ พื้นที่เข้าถึง และการเตรียมงาน
เทมเพลตระบบบริหารผู้มาติดต่อ
เทมเพลตบริหารผู้มาติดต่อพร้อมแอปใช้งานจริงตั้งแต่มาถึงจนเช็กเอาต์
เริ่มจากมุมมองคำเชิญ การเยี่ยมที่กำลังดำเนินอยู่ เจ้าบ้านและปลายทาง ข้อยกเว้น แดชบอร์ด และประวัติที่มีข้อมูล แล้วค่อยปรับฟิลด์ สถานะ บทบาท การแจ้งเตือน และนโยบาย
นี่ไม่ใช่ชุดแบบฟอร์มว่าง จุดเริ่มต้นมีผู้ที่คาดว่าจะมาถึง การเยี่ยมที่รอและอยู่ในพื้นที่ เช็กเอาต์เลยกำหนด ระเบียนเจ้าบ้านและปลายทาง และการปิดข้อยกเว้น
- ระเบียนที่มีข้อมูลและคิวปัจจุบัน
- มุมมองแดชบอร์ด แบบฟอร์ม ข้อยกเว้น และประวัติ
- ประเภทผู้มาติดต่อ สถานที่ นโยบาย บทบาท การแจ้งเตือน และตัวชี้วัดที่ปรับแต่งได้
เริ่มจากระเบียนที่เชื่อมโยง ไม่ใช่แผ่นลงทะเบียนเดียวที่อัดข้อมูลทุกอย่าง
แต่ละระเบียนมีผู้รับผิดชอบและตำแหน่งในวงจรผู้มาติดต่อที่ชัดเจน
การเยี่ยมที่กำลังดำเนินการ ณ จุดต้อนรับ
เวลามาถึง ผลการตรวจ บัตร ผู้พาเข้า จุดหมาย สถานะ เวลาเช็กเอาต์ที่คาดหมาย การออก และหมายเหตุ
ข้อยกเว้นการเยี่ยม
ปัญหา ระดับความรุนแรง ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา การตอบสนอง การตัดสินใจ การยกระดับ หลักฐาน และการปิดงาน
เจ้าบ้านและปลายทาง
สถานที่ ปลายทาง ผู้รับผิดชอบ ประเภทผู้มาติดต่อ การตรวจเริ่มต้น คำแนะนำการเข้าถึง สถานะ และวันที่ทบทวน
ดูการทำงานก่อนแทนที่ข้อมูลตัวอย่าง
จุดเริ่มต้นมีสถานะหลากหลายเพียงพอให้เข้าใจมุมมอง แดชบอร์ด และข้อยกเว้น
| สถานะตัวอย่าง | สิ่งที่ยืนยันได้ | สิ่งที่ต้องแทนที่ |
|---|---|---|
| อนุมัติแล้วและคาดว่าจะมาถึง | คิวและการเตรียมงานก่อนมาถึง | ประเภทผู้มาติดต่อ สถานที่ เจ้าบ้าน และกฎอนุมัติของคุณ |
| กำลังรอเจ้าบ้าน | เวลาที่ใช้ในการส่งต่องานและยกระดับปัญหา | เป้าหมายเวลาตอบสนองและผู้รับผิดชอบสำรองของคุณ |
| อยู่ในพื้นที่ขณะนี้ | เจ้าบ้าน ปลายทาง บัตร ผู้ติดตาม และเวลาเช็กเอาต์ที่คาดหมาย | รูปแบบสถานที่และบัตรผ่านของคุณ |
| ยังไม่ได้อนุมัติหรือถูกส่งกลับ | เส้นทางการตัดสินใจและแก้ไข | นโยบายตรวจทานและเหตุผลส่งกลับของคุณ |
| เช็กเอาต์เกินกำหนด | ผู้รับผิดชอบ การตอบสนอง และการปิดข้อยกเว้น | นโยบายการออกและกระทบยอดของคุณ |
| เช็กเอาต์แล้ว | ประวัติและการเสร็จสิ้น | กฎการเก็บรักษาข้อมูลและรายงานของคุณ |
ปรับชุดเริ่มต้นตามลำดับที่ควบคุมได้
เริ่มจากความหมายและความรับผิดชอบ แล้วจึงปรับหน้าจอและการทำงานอัตโนมัติ
- 01
เปลี่ยนชื่อประเภทผู้มาติดต่อ สถานที่ และปลายทาง
ใช้ตัวเลือกที่ควบคุมมาตรฐานและตรงกับการดำเนินงาน
ไม่มีหมวดหมู่ข้อความอิสระที่กำกวม - 02
กำหนดกฎการอนุมัติและข้อยกเว้น
กำหนดว่าใครสามารถอนุมัติ ส่งกลับ ปฏิเสธ ยกระดับ และปิดการมาติดต่อแต่ละประเภท
ทุกการตัดสินใจมีผู้รับผิดชอบหนึ่งคน - 03
กำหนดมุมมองตามบทบาท
จำกัดให้ฝ่ายต้อนรับ เจ้าบ้าน ผู้ประสานงานสถานที่ และผู้ดูแลเข้าถึงเฉพาะระเบียนและฟิลด์ที่จำเป็น
ให้เข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่เปิดเผยเกินควร - 04
เพิ่มการแจ้งเตือนและแดชบอร์ด
ทำงานอัตโนมัติเฉพาะการส่งมอบและข้อยกเว้นที่พิสูจน์แล้วในโครงการนำร่อง
การแจ้งเตือนต้องนำไปสู่การดำเนินการ ไม่ใช่สร้างสัญญาณรบกวน - 05
แทนที่ระเบียนตัวอย่าง
เก็บสถานะตัวอย่างไว้ในสำเนา แล้วนำเข้าหรือสร้างข้อมูลปฏิบัติงานปัจจุบัน
การใช้งานจริงเริ่มจากค่าที่ควบคุมมาตรฐานแล้ว
คำถามเกี่ยวกับเทมเพลตบริหารผู้มาติดต่อ
01นี่คือสเปรดชีตที่ดาวน์โหลดได้หรือไม่+
สิ่งที่ได้รับหลักคือแอป Jodoo พร้อมระเบียน มุมมอง แดชบอร์ด และสถานะตัวอย่างที่เชื่อมโยงและเปิดสำรวจได้ ใช้สเปรดชีตเฉพาะเมื่อผู้ประสานงานคนเดียวต้องการไฟล์ชั่วคราวจริง ๆ โดยไม่ต้องมีผู้รับผิดชอบหรือเวิร์กโฟลว์แบบสด
02ปรับแต่งเทมเพลตได้หรือไม่+
ได้ ผู้ดูแลที่ผ่านการอบรมปรับฟิลด์ ตัวเลือก แบบฟอร์ม บทบาท มุมมอง กฎ การแจ้งเตือน และแดชบอร์ดให้ตรงกับนโยบายผู้มาติดต่อได้
03เทมเพลตมีข้อมูลตัวอย่างหรือไม่+
ได้ เก็บตัวอย่างสถานะคาดหมาย รอ อยู่ในพื้นที่ ข้อยกเว้น เลยกำหนด และเสร็จสิ้นไว้นานพอสำหรับตรวจมุมมองและแดชบอร์ดก่อนแทนที่
04ระบบรองรับหลายสถานที่ได้หรือไม่+
ได้ กำหนดสถานที่ ปลายทาง เจ้าบ้านท้องถิ่น คำแนะนำ และมุมมองฝ่ายต้อนรับแบบกรอง พร้อมรักษารายงานผู้บริหารแบบรวม
05เทมเพลตรวมฮาร์ดแวร์คีออสก์หรือไม่+
ไม่ใช่ เทมเพลตมีระเบียนและเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ ส่วนแท็บเล็ต ขาตั้ง เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกน บริการยืนยันตัวตน และการควบคุมการเข้าถึงเป็นการตัดสินใจเลือกผลิตภัณฑ์แยกต่างหาก
ทดสอบการดำเนินงานผู้มาติดต่อจริง
ใช้เทมเพลตผู้มาติดต่อคัดลอกแอปหลังจากเข้าใจข้อยกเว้นตัวอย่างแล้วเท่านั้น
เปิดมุมมองที่มีข้อมูล ติดตามการเยี่ยมที่รอและเลยกำหนด แล้วค่อยปรับทีละสถานที่ ทีละประเภทผู้มาติดต่อ และทีละนโยบาย