Dự án
Khách hàng hoặc bên tài trợ, người phụ trách, giai đoạn, ngày bắt đầu và mục tiêu, ngân sách giờ, giá trị và tình trạng.
Dự án nào cần được chú ý ngay?Theo dõi thời gian dự án
Phần mềm theo dõi thời gian dự án phát hiện vượt kế hoạch sớm
Liên kết từng giờ với dự án, gói công việc, giai đoạn giao, người, ngân sách và lý do tạo nên ý nghĩa.
Thời gian dự án hữu ích khi nó làm thay đổi quyết định giao việc—không phải khi chỉ tạo thêm một con số tổng tháng.
- Ngân sách so với giờ thực tế theo dự án và gói công việc
- Tách công việc chưa duyệt, phát sinh và không tính phí
- Chỉ số danh mục mở được bản ghi dự án phía sau rủi ro
Kết nối mục thời gian với kế hoạch mà nó đang sử dụng
Tổng giờ của dự án không thể cho biết công việc có được lên kế hoạch, hoàn thành, tính phí hay đang tạo ra rủi ro hay không.
Gói công việc
Hạng mục bàn giao, giờ kế hoạch, người phụ trách, giai đoạn, phần phụ thuộc và công việc còn lại.
Ngân sách đang được sử dụng ở đâu?Mục thời gian dự án
Người, dự án, gói công việc, hoạt động, ngày, số giờ, trạng thái tính phí và lý do.
Khoảng thời gian này có hợp lệ không và nó đã thúc đẩy điều gì?Bản ghi vượt kế hoạch hoặc thay đổi
Chênh lệch, nguyên nhân, tác động, người phụ trách, quyết định của khách hàng, hành động khắc phục và trạng thái.
Chấp nhận, lập lại kế hoạch, giảm phạm vi hay yêu cầu thay đổi?Biến số giờ thành câu hỏi giao việc
Tín hiệu hữu ích là hành động nó kích hoạt, không phải độ chính xác của biểu đồ.
Ngân sách tiêu hao nhanh hơn tiến độ
Số giờ thực tế tăng nhanh hơn mức tiến triển của gói công việc hoặc cột mốc.
Xem ước tính, điểm chặn, làm lại hoặc phạm vi.Công việc phát sinh
Thời gian đang được tính phí mà không có gói công việc kế hoạch hoặc thay đổi đã duyệt.
Phân loại công việc trước khi nó biến thành chi phí vô hình.Tồn đọng phê duyệt
Một khối giờ dự án lớn vẫn chưa được duyệt và có thể làm sai lệch dự báo.
Xử lý trước các mục lâu nhất hoặc có giá trị cao nhất.Công việc không tính phí tăng dần
Công việc khách hàng ngày càng bị ghi nhận là không tính phí hoặc bị xóa.
Xác định nguyên nhân là phạm vi, chất lượng hay chính sách thương mại.Đo rủi ro dự án rồi mở công việc bị ảnh hưởng
Số liệu danh mục phải dẫn quản lý đến đúng dự án và mục thời gian cần hành động.
Chênh lệch giờ
Giờ thực tế trừ giờ kế hoạch theo dự án hoặc gói công việc.
Ngân sách đã sử dụng
Số giờ đã duyệt chia cho ngân sách giờ hiện tại, đối chiếu với giai đoạn giao việc.
Lượng chưa duyệt
Giờ dự án vẫn đang chờ xét duyệt hoặc sửa đổi.
Thất thoát giờ tính phí
Công việc khách hàng được đánh dấu không tính phí, đang tranh chấp hoặc đã xóa.
Bổ sung kiểm soát khi quá trình giao việc xuất hiện bài học mới
Mô hình thời gian dự án hữu ích phải thay đổi được khi đội ngũ phát hiện công việc, rủi ro và ranh giới thương mại mới.
Đội ngũ thêm thẻ gắn hoặc xuất dữ liệu sang bảng tính khi cần giai đoạn, lý do thay đổi, phê duyệt hoặc góc nhìn danh mục mới.
Quản trị viên được đào tạo có thể thêm trường gói công việc, lý do vượt kế hoạch, tuyến phê duyệt, hàng đợi ngoại lệ hoặc chỉ số danh mục mà không phải thay ứng dụng.
- Thêm liên kết yêu cầu thay đổi của khách hàng
- Theo dõi riêng việc làm lại khỏi công việc kế hoạch
- Yêu cầu phê duyệt khi vượt ngưỡng chênh lệch
- Tạo chế độ xem danh mục cho một chương trình
Giữ việc lập kế hoạch nâng cao trong hệ thống dự án chuyên dụng
Thời gian dự án có thể chỉ là một lớp trong hệ thống giao việc lớn hơn.
Khi nào sản phẩm chuyên dụng phù hợp hơnKhi nào Jodoo phù hợp hơn
Bản ghi dự án, phê duyệt, ngoại lệ và dashboard có thể cấu hình
Công cụ dự án cố định phù hợp khi mô hình dự án có sẵn của nó đã đủ dùng.
Dùng Jodoo khi bản ghi và quyết định về thời gian dự án phải phản ánh đúng quy trình giao hàng của bạn.Xếp lịch đường găng, giá trị thu được, tối ưu nguồn lực kỹ thuật
Dùng phần mềm quản lý dự án hoặc danh mục dự án chuyên dụng.
Liên kết bản ghi thời gian đã duyệt và ngoại lệ trong khi kế hoạch cùng chỉ số tài chính vẫn ở hệ thống đó.Lao động xây dựng hoặc dịch vụ hiện trường
Dùng quy trình xây dựng hoặc dịch vụ hiện trường phù hợp khi công việc được xác định bởi công trường, đội thi công, điều phối hoặc tuân thủ.
Chuyển khách truy cập và dữ liệu đến đúng kịch bản chuyên biệt thay vì ép vào trang dự án chung.Câu hỏi trước khi dùng số giờ để kiểm soát giao việc
Thời gian dự án nên được nhập theo dự án hay nhiệm vụ?
Dùng cấp chi tiết ổn định thấp nhất có thể dẫn đến quyết định. Tổng số chỉ ở cấp dự án có thể quá rộng, còn danh sách nhiệm vụ quá chi tiết có thể làm giảm mức độ sử dụng. Gói công việc thường là lớp trung gian hữu ích.
So sánh số giờ với tiến độ dự án thế nào?
Xác định giai đoạn giao việc hoặc công việc hoàn tất có thể quan sát, rồi so sánh ngân sách đã dùng với tiến độ đó. Chỉ riêng số giờ không chứng minh được hoàn thành.
Giờ chưa duyệt có nên ảnh hưởng dự báo không?
Hiển thị như phần còn mở thay vì âm thầm xem là cuối cùng. Quản lý cần cả số thực tế đã duyệt và phần còn chờ xét.
Điều này có giống theo dõi thời gian xây dựng không?
Không. Thời gian xây dựng thường phụ thuộc đội thi công, công trường, mã chi phí, bảng lương được chứng nhận, thiết bị và bằng chứng hiện trường. Hãy dùng quy trình chuyên cho xây dựng nếu các bản ghi đó quyết định công việc hằng ngày.
Thử quyết định dự án phía sau từng giờ
Nạp các dự án ở nhiều giai đoạn, một gói công việc vượt ngân sách, thời gian chưa duyệt, công việc không tính phí và một thay đổi phạm vi. Ứng dụng phải cho biết cần quyết định gì trước cuộc họp trạng thái tới.