Công việc nhóm
Công việc, người phụ trách, nhóm, mức ưu tiên, trạng thái, ngày hạn, trở ngại, hành động tiếp theo, tiêu chí và bằng chứng.
Ai phụ trách hành động tiếp theo và khi nào đến hạn?Phần mềm quản lý công việc
Đưa từng công việc từ lúc giao đến khi hoàn thành được xác minh
Gán cho công việc chung người phụ trách, ngày đến hạn, ưu tiên, trạng thái hiện tại, trở ngại, hành động tiếp theo, bằng chứng hoàn thành và màn hình quản lý mà không tách công việc khỏi bản ghi thực tế mọi người cập nhật.
Ứng dụng kết nối tiếp nhận có cấu trúc, hàng đợi theo người phụ trách, lịch định kỳ, cập nhật, xác minh, lời nhắc, quyền hạn và dashboard trong một không gian quản lý công việc.
- Một bản ghi công việc xuyên suốt từ lúc giao đến khi đóng việc
- Hàng đợi cho việc quá hạn, bị chặn, chờ rà soát và chưa phân công
- Trường, tuyến xử lý, màn hình, lời nhắc và chỉ số do bộ phận nghiệp vụ làm chủ
Tách công việc, lịch và bước xác minh mà không làm mất bối cảnh
Một biểu mẫu khổng lồ sẽ rất rối; các bản ghi liên kết giúp giữ rõ mục đích và lịch sử.
Lịch định kỳ
Tần suất, ngày đến hạn tiếp theo, người phụ trách mặc định, khoảng nhắc trước, trạng thái hoạt động và ghi chú kiểm soát.
Tiếp theo cần tạo gì và ai theo dõi ngoại lệ?Cập nhật và xác minh
Tiến độ, thông tin đã thay đổi, bằng chứng, người rà soát, kết quả, lý do trả lại và ngày hoàn thành.
Công việc có thể đóng chưa, hay cần làm gì tiếp theo?Dùng các chỉ số dẫn đến một cách xử lý cụ thể
Dashboard hữu ích không chỉ đếm số công việc.
Công việc chưa phân công
Mở công việc chưa có người chịu trách nhiệm.
Giao hoặc từ chối trước khi yêu cầu bị tồn đọng mà không ai nhận ra.Quá hạn theo người phụ trách
Mở các công việc đã quá hạn, nhóm theo người chịu trách nhiệm.
Lập lại kế hoạch, tháo gỡ trở ngại hoặc điều chỉnh năng lực.Thời gian bị chặn
Thời gian kể từ khi một trở ngại được ghi nhận mà chưa được giải quyết.
Chuyển cấp quan hệ phụ thuộc kèm công việc nguồn.Đang chờ xác minh
Công việc được đánh dấu hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận.
Rà soát bằng chứng hoặc trả lại kèm lý do rõ ràng.Giúp nhóm cải thiện cách kiểm soát công việc khi nhu cầu vẫn còn cấp thiết
Quản trị viên được đào tạo có thể thay đổi ứng dụng khi loại công việc, trách nhiệm và quy tắc rà soát phát triển.
Thay đổi có phạm vi rõ cho loại công việc, quy tắc biểu mẫu, màn hình theo vai trò, lời nhắc và dashboard thường mất 5–20 ngày làm việc khi phải vào hàng đợi của nhà cung cấp hoặc đội phát triển.
Quản trị viên nghiệp vụ được đào tạo thường có thể cấu hình và kiểm tra cùng thay đổi tập trung trong 30 phút–4 giờ.
- Thêm quy tắc bằng chứng hoàn thành cho công việc rủi ro cao
- Tạo hàng đợi việc bị chặn quá ba ngày
- Chuyển công việc bị trả lại về người chịu trách nhiệm
- Thêm chỉ số xác minh hằng tuần
Những điều nhóm thường hỏi trước khi thay danh sách việc và bảng tính
Phần mềm quản lý công việc nên bao gồm những gì?
Tối thiểu cần có: ghi nhanh công việc, người phụ trách, ưu tiên, ngày, trạng thái, công việc định kỳ, trở ngại, cập nhật, lời nhắc, cộng tác, màn hình, quyền, lịch sử, báo cáo và tiêu chí hoàn thành hoặc xác minh rõ ràng.
Phần mềm quản lý công việc khác danh sách việc cần làm thế nào?
Danh sách việc cần làm giúp cá nhân ghi nhớ. Phần mềm quản lý công việc nhóm còn quản lý trách nhiệm chung, bàn giao, màn hình theo vai trò, ngoại lệ, lịch sử, rà soát và báo cáo quản lý.
Jodoo có thể quản lý chung công việc định kỳ và một lần không?
Có. Ứng dụng tách lịch định kỳ khỏi bản ghi công việc được tạo hoặc được giao, đồng thời vẫn hiển thị cả hai trong hàng đợi và dashboard dùng chung.
Khi nào nên dùng phần mềm quản lý dự án thay thế?
Dùng phần mềm dự án khi công việc phải tổng hợp lên mốc, lịch, ngân sách, tình trạng dự án, phụ thuộc hoặc quyết định dự án chính thức. Giữ các công việc vận hành nhẹ hơn trong hệ thống công việc.
Bắt đầu với một hàng đợi công việc thực tế và một lượt rà soát quản lý
Nhập hoặc tạo công việc tiêu biểu, giao người phụ trách, thêm trở ngại, hoàn thành và xác minh một việc, rồi mở từng tín hiệu dashboard về đúng công việc phía sau.