Nhân viên
Nhập thời gian theo mã công việc được phép, xem ngày còn thiếu, kiểm tra tổng và gửi một kỳ hoàn chỉnh.
Không còn mơ hồ liệu tuần đã sẵn sàng hay chưa.Theo dõi thời gian nhân viên
Phần mềm theo dõi thời gian nhân viên cho phê duyệt tuần rõ ràng
Nhân viên thấy phần chưa đủ, quản lý thấy phần cần quyết định mà không biến dữ liệu thời gian nghiệp vụ thành công cụ giám sát ngầm.
Kiểm soát thời gian nhân viên công bằng phải làm rõ chính sách, chỉ yêu cầu dữ liệu cần thiết và giữ lý do khi quản lý trả lại công việc.
- Mục nháp và kỳ tuần hoàn tất do nhân viên làm chủ
- Lý do trả lại và lịch sử sửa trên công việc bị ảnh hưởng
- Hàng đợi quản lý được sắp theo tuổi, ngoại lệ và nhóm
Thiết kế tuần làm việc với trách nhiệm rõ ràng
Quy trình tốt nhất nói rõ cho từng người việc phải làm, điều hệ thống suy ra và phần còn cần con người quyết định.
Trưởng nhóm
Thấy công việc chưa đủ hoặc bất thường trước khi nó thành vấn đề quá hạn cho tính lương hoặc báo cáo.
Tách biệt việc hướng dẫn cải thiện với phê duyệt chính thức.Người phê duyệt
Xem làm thêm, trùng giờ, mã không xác định, công việc muộn và sửa đổi bị trả lại trong bối cảnh.
Công việc thường lệ không lấp đầy hàng đợi quyết định.Chủ sở hữu vận hành
Theo dõi mức hoàn tất và tuổi phê duyệt, rồi chỉ bàn giao các kỳ đã duyệt.
Bàn giao có tập dữ liệu truy vết được.Thu thập lượng dữ liệu tối thiểu mà quyết định yêu cầu
Nhiều dữ liệu hoạt động hơn không tự động đồng nghĩa với chính xác hoặc đáng tin hơn.
Bản ghi nhân viên hữu íchQuyết định của quản lýMặc định nên tránh
Công việc nào đã được thực hiện?
Bản ghi nhân viên hữu ích
Dự án, mã công việc, nhiệm vụ, ngày, thời lượng và ghi chú
Quyết định của quản lý
Phân loại đã đầy đủ và hợp lý chưa?
Mặc định nên tránh
Duyệt web, ảnh chụp hoặc ghi phím không liên quan
Vì sao điều này khác thường?
Bản ghi nhân viên hữu ích
Lý do làm thêm, trùng giờ, nhập muộn, sửa hoặc ngoại lệ
Quyết định của quản lý
Chấp nhận, trả lại hoặc chuyển cấp kèm lý do
Mặc định nên tránh
Điểm “năng suất” mơ hồ, thiếu bối cảnh
Điều gì đã thay đổi?
Bản ghi nhân viên hữu ích
Giá trị trước, ghi chú sửa, người thao tác và thời điểm
Quyết định của quản lý
Công việc đã sửa hiện có đáp ứng chính sách không?
Mặc định nên tránh
Chỉnh sửa âm thầm sau phê duyệt
Chỉ trả lại công việc cần thay đổi
Mỗi lần sửa phải giữ lại kỳ công, mục ghi bị ảnh hưởng và lý do của quản lý.
- 01
Gửi tuần
Nhân viên xác nhận các mục hiển thị đại diện cho kỳ.
Thời điểm gửi và tổng giờ được ghi lại. - 02
Xác định vấn đề
Quản lý mở mục phía sau ngoại lệ, không phải chuỗi bình luận tách rời.
Ngày bị ảnh hưởng, mã công việc, số giờ và quy tắc đều hiển thị. - 03
Trả lại kèm lý do
Chỉ công việc cần thiết mới được mở lại và giao về cho nhân viên.
Lý do trả lại và giá trị trước vẫn trong lịch sử. - 04
Gửi lại và quyết định
Quản lý xem bản ghi đã sửa và ghi quyết định cuối.
Số giờ đã duyệt và thời điểm quyết định cập nhật vào kỳ công.
Thay đổi quy tắc nhân viên mà không phải dựng lại toàn bộ ứng dụng
Đội ngũ, mã công việc, người duyệt, quy tắc làm thêm và nhu cầu báo cáo hiếm khi giữ nguyên.
Một quy tắc mới phải chờ nhà cung cấp hoặc lập trình viên xử lý, trong khi biểu mẫu, nhắc việc và báo cáo ngày càng lệch nhau.
Quản trị viên được đào tạo có thể thay đổi trường, quy tắc kiểm tra, lý do trả lại, hàng đợi, quyền theo vai trò và chỉ số quanh cùng một bản ghi nhân viên.
- Thêm mã công việc mới cho một nhóm
- Yêu cầu bối cảnh khi vượt ngưỡng làm thêm
- Chuyển một địa điểm đến người duyệt cục bộ
- Chỉ cho nhân viên xem lịch sử sửa của chính họ
Câu hỏi về niềm tin, sửa đổi và mức tiếp nhận
Theo dõi thời gian nhân viên có cần ảnh chụp màn hình hoặc giám sát hoạt động không?
Không. Bản ghi thời gian liên kết nhiệm vụ có thể hoạt động mà không giám sát. Chỉ chọn dữ liệu cần cho lương, tính phí, giao việc, tuân thủ hoặc lập kế hoạch và giải thích chính sách cho nhân viên.
Ai được phép sửa bản ghi đã phê duyệt?
Không được âm thầm ghi đè công việc đã duyệt. Hãy mở lại có kiểm soát hoặc tạo yêu cầu sửa, giữ giá trị cũ và lý do, đồng thời yêu cầu phê duyệt lại nếu kết quả ở bước sau có thể thay đổi.
Cải thiện mức độ tiếp nhận thế nào?
Giữ thao tác nhập gọn, dùng dự án hoặc mã công việc hợp lệ, hiển thị phần còn thiếu trước khi gửi, hỗ trợ di động khi cần và bỏ các trường không phục vụ quyết định.
Hàng đợi của quản lý nên chứa những gì?
Các kỳ chưa đủ, giờ bất thường, ngoại lệ chính sách, sửa đổi bị trả lại và mục gửi đã lâu. Quản lý không nên phải đọc lại mọi mục thường lệ.
Thử một tuần mà nhân viên và quản lý có thể giải thích
Dùng mã công việc thực tế, một kỳ bình thường, một ngày thiếu công, một trường hợp làm thêm giờ, một bản ghi bị trả lại và một lần bàn giao đã duyệt. Quy trình phải đủ rõ mà không cần tài liệu hướng dẫn riêng.