Quá hạn
Được đưa vào khi
Ngày hạn đã qua nhưng công việc vẫn đang mở.
Cách xử lý
Hoàn thành, điều chỉnh cam kết hoặc chuyển cấp hạn chế.
Phần mềm theo dõi nhiệm vụ
Biết điều gì đã thay đổi, việc nào đang mắc kẹt và ai sẽ hành động tiếp theo
Theo dõi tình hình công việc hiện tại thay vì tích lũy các dòng dữ liệu lỗi thời: người đã nhận trách nhiệm, cập nhật mới nhất, trở ngại, hành động tiếp theo, tình trạng hạn, bằng chứng hoàn thành và xác minh.
Theo dõi hữu ích khi mỗi trạng thái đều có thời gian, người phụ trách, giải thích và phản hồi tiếp theo.
- Trạng thái hiện tại và lần cập nhật có ý nghĩa gần nhất
- Hàng đợi quá hạn, bị chặn, lâu chưa cập nhật và cần rà soát
- Lịch sử giải thích cách công việc đến trạng thái hiện tại
Phân biệt việc trễ, bị chặn, lâu chưa cập nhật và chờ rà soát
Những điều kiện này có thể trông giống nhau trong tổng số nhưng đòi hỏi cách xử lý khác nhau.
Bị chặn
Được đưa vào khi
Một quan hệ phụ thuộc đã xác định khiến người phụ trách chưa thể tiếp tục.
Cách xử lý
Giao hành động gỡ chặn và ngày phản hồi.
Lâu chưa cập nhật
Được đưa vào khi
Không có cập nhật đáng kể hoặc hành động tiếp theo trong khoảng thời gian rà soát.
Cách xử lý
Cập nhật bản ghi, phân công lại hoặc đóng.
Rà soát
Được đưa vào khi
Người phụ trách đã gửi kết quả hoàn thành hoặc yêu cầu ra quyết định.
Cách xử lý
Xác minh, trả lại kèm lý do hoặc chuyển cấp.
Đo tuổi và chất lượng của cam kết, không chỉ số lượng hoạt động
Nhiều bình luận hơn chưa chắc đồng nghĩa với kiểm soát công việc tốt hơn.
Thời gian đến khi có người nhận việc
Thời gian từ lúc tạo đến khi người phụ trách chấp nhận.
Khắc phục quy tắc phân loại hoặc năng lực nhóm.Tình trạng ngày đến hạn
Mở việc sắp đến hạn, quá hạn hoặc chưa có ngày hạn.
Xác nhận cam kết trước khi ngày đến hạn trở thành thông tin gây nhiễu.Thời gian tồn tại của trở ngại
Thời gian kể từ khi trở ngại hiện tại được nêu.
Chuyển cấp quan hệ phụ thuộc với người chịu trách nhiệm rõ ràng.Tỷ lệ trả lại
Công việc đã hoàn thành bị trả lại vì bằng chứng hoặc tiêu chí chưa đầy đủ.
Cải thiện định nghĩa công việc, đào tạo hoặc quy tắc xác minh.Cách giữ trình theo dõi đáng tin cậy
Quản lý công việc và theo dõi nhiệm vụ khác nhau thế nào?
Quản lý bao gồm tiếp nhận, lập kế hoạch, phân công trách nhiệm, công việc định kỳ, thực hiện, rà soát và cải tiến. Theo dõi tập trung vào trạng thái hiện tại, ngày hạn, trở ngại, cập nhật, lịch sử và khả năng nhìn thấy ngoại lệ.
Làm sao ngăn dữ liệu công việc cũ?
Yêu cầu công việc đang mở phải có hành động tiếp theo hiện tại, đặt tiêu chuẩn về độ mới của cập nhật theo loại việc, tạo hàng đợi việc lâu chưa cập nhật và rà soát các bản ghi này thay vì yêu cầu báo cáo trạng thái riêng.
Tiến độ công việc có nên biểu diễn bằng phần trăm không?
Chỉ khi công việc có thể được đo lường nhất quán. Với nhiều loại việc, mốc đã được chấp nhận, trạng thái hiện tại, trở ngại, hành động tiếp theo và bằng chứng đáng tin hơn tỷ lệ phần trăm mang tính chủ quan.
Dashboard có thể thay thế sổ công việc không?
Không. Dashboard cho biết nơi nào cần chú ý; sổ công việc và chi tiết từng việc giải thích bối cảnh và hỗ trợ xử lý.
Thay việc hỏi trạng thái hằng tuần bằng hàng đợi ngoại lệ theo thời gian thực
Tạo ví dụ quá hạn, bị chặn, lâu chưa cập nhật và chờ xác minh, rồi xác nhận mỗi tín hiệu mở đúng công việc và phản hồi tiếp theo.