在文档缺口影响人力资源工作前发现问题
把员工事件与所需文档、保密申请、审核决定、确认、到期和续期任务连接起来。
首个视图应直接回答哪些员工材料齐备、缺少什么、什么即将到期，以及应由哪位人力资源负责人处理，同时避免向无权人员暴露敏感文件。
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- 按员工事件确定所需文档
- 缺失、被拒和即将到期事项队列
- 敏感记录的角色访问控制
员工情况变化时，自动建立相应的档案任务
所需材料应由员工事件和角色决定，而不是套用一张通用上传清单。
- 入职
入职所需文档
根据岗位申请身份证明、政策确认、资格、证书、设备或地点相关文档。
- 变更
岗位或工作地点变更
重新计算所需的访问权限、培训、证书、协议和经理批准。
- 续期
到期与重新认证
提前显示即将到期的材料，申请更新凭证，完成审核，并保留新旧文档的替代关系。
- 离职
离职与档案关闭
把离职文档、设备归还、权限变更、确认和由专业负责人作出的保存期限决定连接起来。
把材料要求与实际上传文件分开跟踪
即使文件尚不存在，这种区分也能显示仍缺少哪些工作。
员工材料要求
这个人员、岗位、地点或事件需要哪种文档？
必需、已豁免、不适用
文档申请
向谁申请、何时到期，以及适用哪些说明？
已申请、已逾期、已收到
凭证审核
文件是否被接受，原因是什么？
审核中、已接受、已拒绝
续期与确认
记录何时必须更新或重新确认？
有效、即将到期、已过期、待确认
导入员工档案前，先设计每个人可以看到什么
实用的人力资源仪表板应展示齐备情况，同时避免敏感凭证被广泛查看。
员工
查看个人资料申请、截止日期、说明、提交状态和退回原因。
管理者
查看业务准备状态和分配给自己的操作，无需接触不必要的保密文档内容。
人力资源审核人
查看分配给自己的案例所需凭证、决定字段、退回原因和续期任务。
人力资源管理员
在适当治理下维护规则、权限、视图、工作流、仪表板和数据质量异常。
把档案缺口转化为可以逐项完成的队列
应用应帮助每个角色完成实际工作，而不只是统计上传了多少文件。
入职日前仍缺少资料
在入职受阻前，显示员工、所需材料、申请日期、截止日期、说明和负责的人力资源人员。
已拒绝并退回
把被拒凭证、具体原因、重新提交说明、新负责人和下一个截止日期保存在一起。
即将到期
根据到期日、角色、地点、业务影响以及替代凭证是否已进入审核来安排续期优先级。
受限异常
让获授权的人力资源人员查看所需凭证，其他角色只能看到齐备状态和分配给自己的任务。
把档案完整性、隐私和续期任务连接起来
员工文档管理绝不只是为每个人建一个文件夹。
什么是人力资源文档管理软件？
它帮助人力资源团队申请、接收、分类、限制访问、审核、确认、续期和检索员工相关文档，同时显示档案齐备情况和未完成工作。
如何跟踪缺失的员工文档？
根据员工岗位或事件创建材料要求记录，将其与已接受的凭证比对，并把缺失、被拒、逾期和即将到期事项放入适合各角色的队列。
经理可以查看员工文档吗？
访问权限应遵循你的隐私和业务规则。只向经理提供必要的齐备状态和操作信息，敏感凭证则仅限获授权的人力资源角色查看。
Jodoo 会替代 HRIS 或档案保存系统吗？
不一定。HRIS 应继续作为员工主数据来源，并在需要时保留专业档案或电子签名系统；Jodoo 可以协调外围可配置的文档申请、审核、异常和仪表板。
在不暴露完整档案的情况下证明资料齐备
载入完整、缺失、被拒、即将到期、已过期和受限的示例，再确认每个角色看到的操作和凭证都恰到好处。