Cegah kerja SDM terhambat dokumen karyawan yang kurang
Hubungkan peristiwa karyawan dengan dokumen wajib, permintaan aman, keputusan peninjauan, konfirmasi, masa berlaku, dan perpanjangan.
Tampilan pertama harus menjawab siapa yang siap, apa yang kurang, apa yang akan berakhir, dan penanggung jawab SDM mana yang harus bertindak—tanpa membuka file sensitif kepada pihak yang salah.
Mulai dengan paket Gratis Jodoo untuk hingga lima pengguna. Tanpa kartu kredit.
- Aturan dokumen wajib berdasarkan peristiwa karyawan
- Antrean dokumen hilang, ditolak, dan mendekati kedaluwarsa
- Akses berbasis peran ke catatan sensitif
Buat pekerjaan berkas yang tepat ketika situasi karyawan berubah
Persyaratan harus berasal dari peristiwa dan peran—bukan daftar unggahan umum.
- Bergabung
Dokumen orientasi karyawan
Minta identitas, konfirmasi kebijakan, kelayakan, sertifikasi, peralatan, atau dokumen lokasi yang sesuai peran.
- Perubahan
Pembaruan peran atau lokasi
Hitung ulang akses, pelatihan, sertifikasi, perjanjian, dan persetujuan manajer yang diperlukan.
- Perpanjangan
Kedaluwarsa dan sertifikasi ulang
Tampilkan tanggal yang mendekat, minta bukti baru, tinjau, dan simpan hubungan penggantian.
- Keluar
Offboarding dan penutupan berkas
Hubungkan dokumen keluar, pengembalian peralatan, perubahan akses, konfirmasi, dan keputusan retensi oleh pihak berwenang.
Lacak persyaratan secara terpisah dari file yang diunggah
Pemisahan ini menunjukkan pekerjaan yang kurang meskipun dokumennya belum ada.
Persyaratan karyawan
Dokumen apa yang diperlukan untuk orang, peran, lokasi, atau peristiwa ini?
Wajib, dikecualikan, tidak berlaku
Permintaan dokumen
Siapa yang diminta, kapan jatuh tempo, dan petunjuk apa yang berlaku?
Diminta, terlambat, diterima
Peninjauan bukti
Apakah file diterima dan mengapa?
Sedang ditinjau, diterima, ditolak
Perpanjangan dan konfirmasi
Kapan catatan harus diperbarui atau dikonfirmasi?
Berlaku, akan kedaluwarsa, kedaluwarsa, konfirmasi jatuh tempo
Rancang apa yang dapat dilihat setiap orang sebelum mengimpor file karyawan
Dasbor SDM yang baik menunjukkan kesiapan tanpa menyebarkan bukti sensitif.
Karyawan
Lihat permintaan pribadi, tenggat, petunjuk, status pengajuan, dan alasan pengembalian.
Manajer
Lihat kesiapan operasional dan tindakan yang ditugaskan tanpa konten dokumen rahasia yang tidak diperlukan.
Peninjau SDM
Akses bukti wajib, bidang keputusan, alasan pengembalian, dan perpanjangan untuk kasus yang ditugaskan.
Administrator SDM
Pelihara aturan, izin, tampilan, alur kerja, dasbor, dan pengecualian kualitas data dengan tata kelola yang tepat.
Ubah kekurangan berkas menjadi antrean yang dapat diselesaikan
Aplikasi harus membantu setiap peran menyelesaikan pekerjaan nyata, bukan sekadar menghitung file yang diunggah.
Hilang sebelum tanggal mulai
Tampilkan karyawan, item wajib, tanggal permintaan, tenggat, petunjuk, dan penanggung jawab SDM sebelum onboarding terhambat.
Ditolak dan dikembalikan
Simpan bukti ditolak, alasan khusus, petunjuk pengajuan ulang, penanggung jawab baru, dan tenggat berikutnya bersama-sama.
Segera kedaluwarsa
Prioritaskan perpanjangan menurut tanggal berakhir, peran, lokasi, dampak operasional, dan apakah bukti pengganti sudah ditinjau.
Pengecualian terbatas
Berikan bukti yang dibutuhkan kepada pengguna SDM berwenang; peran lain hanya melihat status kesiapan dan tindakan mereka.
Hubungkan kelengkapan berkas, privasi, dan pekerjaan perpanjangan
Manajemen dokumen karyawan lebih dari satu folder per orang.
Apa itu perangkat lunak manajemen dokumen SDM?
Perangkat lunak ini membantu tim SDM meminta, menerima, mengklasifikasi, membatasi, meninjau, mengonfirmasi, memperpanjang, dan menemukan dokumen karyawan sambil menunjukkan kesiapan berkas serta pekerjaan tertunda.
Bagaimana melacak dokumen karyawan yang hilang?
Buat catatan persyaratan dari peran atau peristiwa karyawan, bandingkan dengan bukti yang diterima, lalu simpan item hilang, ditolak, terlambat, dan akan kedaluwarsa dalam antrean sesuai peran.
Bisakah manajer melihat dokumen karyawan?
Akses harus mengikuti aturan privasi dan bisnis. Berikan hanya informasi kesiapan dan tindakan minimum kepada manajer; batasi bukti sensitif untuk peran SDM berwenang.
Apakah Jodoo menggantikan HRIS atau sistem retensi arsip?
Belum tentu. Pertahankan HRIS sebagai sumber utama data karyawan dan sistem arsip atau tanda tangan khusus bila perlu. Jodoo dapat mengoordinasikan permintaan, peninjauan, pengecualian, dan dasbor yang dapat dikonfigurasi di sekitarnya.
Buktikan kesiapan tanpa membuka seluruh berkas
Muat contoh lengkap, hilang, ditolak, akan kedaluwarsa, kedaluwarsa, dan terbatas, lalu pastikan setiap peran melihat tindakan serta bukti yang tepat.