EXCEL UND VERBUNDENER EINKAUFSTRACKER
Vorlage zur Einkaufsnachverfolgung für Excel und Jodoo
Laden Sie eine bearbeitbare Arbeitsmappe für ein praxistaugliches Register mit einer verantwortlichen Person herunter oder erkunden Sie die verbundene Jodoo-App, wenn Anfragen, Genehmigungen, Erinnerungen, Berechtigungen und Verlauf zusammenspielen müssen.
Die Excel-Arbeitsmappe ist sofort einsatzbereit und enthält befüllte Beispiele. Die Jodoo-App zeigt, wie dieselben Nachverfolgungsfragen über Formulare, Genehmigungswarteschlangen, Dashboards, PO-Übergabe und Abschluss hinweg funktionieren.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Felder, Workflows und Dashboards ohne Programmierung anpassen. Mehr als 1.000 App-Vorlagen und Anwendungsfälle entdecken
KOSTENLOSE EXCEL-ARBEITSMAPPE
Tracker herunterladen oder mit der verbundenen App fortfahren
Die bearbeitbare Arbeitsmappe enthält befüllte Kaufanfragen, Zuständigkeiten, Phasen, Fristen, Werte, Ausnahmen und nächste Aktionen. Nutzen Sie sie ohne Registrierung, wenn eine Koordinationsperson die Datei verantwortet.
- 8 befüllte Beispielzeilen
- Bearbeitbare Kategorien und Status
- Fälligkeits- und Ausnahmesignale
- Zusammenfassungsformeln und Dashboard
Felder verfolgen, die eine Entscheidung ermöglichen
Ein langes Register ist nicht allein wegen vieler Spalten hilfreich. Es ist hilfreich, wenn jede Zeile Zuständigkeit, Risiko und nächste erforderliche Aktion erklärt.
- 01
Identität und Bedarf
Halten Sie Anfrage- oder Anforderungsnummer, Titel, Antragsteller, Abteilung, Kategorie, Bedarfstermin und geschäftlichen Zweck sichtbar.
- 02
Wert und Finanzierung
Verfolgen Sie geschätzten oder genehmigten Betrag, Währung, Kostenstelle, Budgetsituation sowie jede geprüfte Wertgrenze oder Ausnahme.
- 03
Phase und Entscheidung
Verwenden Sie konkrete Phasen wie Vollständigkeit, Budget, Abteilung, Betrag, Einkauf, PO-Freigabe, Wareneingang und Abschluss statt eines allgemeinen „In Bearbeitung“.
- 04
Zuständigkeit, Frist und nächste Aktion
Jede offene Zeile benötigt eine verantwortliche Person, eine aussagekräftige Frist, die nächste Aktion und die blockierende Korrektur oder Entscheidung.
Jede Summe bis zur handlungsbedürftigen Anfrage zurückverfolgen
Das verbundene Beispiel enthält aktive, überfällige, zurückgegebene, genehmigte, PO-bereite, eingegangene und abgeschlossene Datensätze, sodass das Dashboard stets zu einer Zuständigkeit und nächsten Aktion führt.
Dieselben Daten verwenden, ohne alle in eine riesige Tabelle zu zwingen
Rollen- und Entscheidungsansichten reduzieren unnötige Informationen und bewahren zugleich eine gemeinsame verlässliche Datenbasis.
Status für Antragstellende
Zeigen Sie verständliche Phase, letztes Ergebnis, Rückfrage und nächste Aktion ohne ausschließlich für Prüfende bestimmte Steuerelemente.
Genehmigungswarteschlange
Gruppieren Sie Entscheidungen nach Phase, prüfender Person, Frist, Betrag und Zustand, damit die nächste genehmigende Person eine echte Warteschlange abarbeiten kann.
Zurückgegebene Vorgänge
Filtern Sie zurückgegebene Bestellanforderungen nach Korrekturverantwortung, Grund, Datum der erneuten Einreichung und der Phase, die die Korrektur prüft.
PO-Übergabe und Abschluss
Trennen Sie genehmigte, aber noch nicht ausgegebene Vorgänge, kaufmännische Ausnahmen, ausgegebene Bestellungen, Lieferprobleme, Rechnungsbereitschaft und abgeschlossene Einkäufe.
Status verwenden, die die nächste Zuständigkeit vermitteln
Vermeiden Sie eine einzige Statusliste, die Workflowphase, Entscheidungsergebnis und Erfüllung vermischt.
| Dimension | Hilfreiche Beispiele | Vermeiden |
|---|---|---|
| Lebenszyklusphase | Eingang, Bestellanforderung, Genehmigung, PO-Übergabe, Wareneingang | Allgemeines „In Bearbeitung“ |
| Entscheidungsergebnis | Ausstehend, genehmigt, zurückgegeben, abgelehnt | „Genehmigt“ als Prozessphase |
| Ausnahme | Fehlende Angabe, Budgetlücke, Lieferantenprüfung, Konditionsproblem | Freitext-Risiko ohne Zuständigkeit |
| Nächste Aktion | Spezifikation korrigieren, Budget prüfen, PO autorisieren | Warten ohne benannte Aktion |
| Abschlusssignal | PO ausgegeben, Lieferung angenommen, abgeschlossen | „Erledigt“, bevor das nachgelagerte Ergebnis vorliegt |
Erkennen, welche Probleme einen Workflow statt einer weiteren Spalte erfordern
Eine Tabelle kann ein hervorragender Einstieg sein. Das Risiko entsteht, sobald mehrere Personen kontrollierte Aktionen und einen Verlauf benötigen.
Genehmigungen werden zu Kommentaren oder Farben
Wechseln Sie zu zugewiesenen Genehmigungsaufgaben, wenn eine Autorisierung eine benannte prüfende Person, ein geschütztes Ergebnis, einen Rückgabepfad und einen datierten Verlauf benötigt.
Zeilen werden zwischen Teams kopiert
Verbinden Sie Datensätze für Anfrage, Bestellanforderung, Entscheidung, PO-Übergabe und Wareneingang, statt leicht unterschiedliche Statustabellen anzulegen.
Erinnerungen hängen vom Gedächtnis ab
Nutzen Sie Fälligkeitsansichten und Automatisierungen, wenn lange Bearbeitungszeiten, überfällige Entscheidungen oder zurückgegebene Korrekturen systematisch nachverfolgt werden müssen.
Berichte können die Zahl nicht erklären
Nutzen Sie Drill-down-Dashboards mit Live-Datensätzen, damit Anzahl oder Wert zum zugrunde liegenden Vorgang und zur nächsten Aktion führen.
Excel für ein einfaches Register und Jodoo für gemeinsame Arbeit wählen
Der richtige Ausgangspunkt hängt davon ab, wie viele Personen die Angaben aktualisieren, prüfen und danach handeln müssen.
Eine Datei kann für eine verantwortliche Person und überschaubares Volumen funktionieren
Nutzen Sie die herunterladbare Arbeitsmappe, wenn eine Koordinationsperson die Daten pflegt und formelle Berechtigungen, Workflow-Aufgaben und verbundene Datensätze nicht nötig sind.
Jodoo verwenden, wenn die Arbeit verteilt ist
Wechseln Sie zur App, wenn Antragstellende, Genehmigende, Einkäufer und Warenannahme unterschiedliche Berechtigungen, Ansichten, Erinnerungen, Verläufe und Aktionen benötigen.
Offizielle Finanzdatensätze bei Bedarf in anderen Systemen führen
Der Tracker kann PO-, Wareneingangs-, Rechnungs- oder ERP-Kennungen verknüpfen, ohne vorzugeben, die führende buchhalterische Ausführung zu ersetzen.
Aus dem Tracker das tatsächlich benötigte System machen
Bewahren Sie das hilfreiche Register und ergänzen Sie Kontrollen, ohne die vertrauten Arbeitsfragen zu verlieren.
- Ein Formular ergänzen, damit Mitarbeiter keine gemeinsamen Zeilen mehr bearbeiten.
- Entscheidungen nach Betrag, Abteilung, Kategorie oder Ausnahme weiterleiten.
- Rollenspezifische Warteschlangen und Erinnerungen aus Zuständigkeit und Frist erstellen.
- Live-Dashboards für Budget, Durchlauf, Ausnahmen und PO-Bereitschaft erstellen.
Fragen zu Vorlage zur Einkaufsnachverfolgung
Nutzen Sie diese Antworten, um passende Tracker-Felder zu wählen, zu entscheiden, wann eine Zeile genügt, und zu erkennen, wann ein gemeinsamer Workflow sicherer als eine Tabelle ist.
Welche Angaben sollte ein Einkaufstracker enthalten?
Erfassen Sie Anfragekennung, Antragsteller, Abteilung, Kategorie, Bedarfstermin, Wert, Kostenstelle, Budgetsituation, Lieferantenweg, Phase, Ergebnis, Zuständigkeit, Frist, Ausnahme, nächste Aktion, PO-Status, Wareneingangsstatus und gegebenenfalls Abschluss.
Soll die Einkaufsnachverfolgung eine Zeile je Anfrage verwenden?
Für ein einfaches Register funktioniert das. Hat eine Bestellanforderung mehrere Positionen, Genehmigungen, Lieferantenprüfungen, Übergaben oder Wareneingänge, bewahren verbundene Datensätze Details und Verlauf zuverlässiger als wiederholte Spalten.
Kann ich mit Excel beginnen und später zu Jodoo wechseln?
Ja. Definieren Sie Status- und Zuständigkeitsmodell zunächst in einer Datei und wechseln Sie zu Jodoo, wenn Sie Formulare, Berechtigungen, zugewiesene Genehmigungsaufgaben, Erinnerungen, Verlauf, Dashboards oder verbundene Datensätze benötigen.
Wie vermeide ich zu viele Statusspalten?
Trennen Sie Lebenszyklusphase, Entscheidungsergebnis, Ausnahme und nächste Aktion. Jede beantwortet eine andere Frage. Halten Sie für die aktuell offene Aktion eine verantwortliche Person und eine Frist fest.
Welche Dashboards sind für die Einkaufsnachverfolgung hilfreich?
Hilfreich sind offener Wert nach Phase, überfällige Entscheidungen, zurückgegebene Anfragen, Budgetlücken, Lieferantenausnahmen, PO-bereiter Rückstand, Wareneingangsprobleme, Durchlaufzeit und Drill-down zu den zugrunde liegenden Datensätzen.
Befüllten Tracker öffnen und jede Zahl bis zu einem echten Datensatz verfolgen
Prüfen Sie Steuerungszentrale, Rückgabewarteschlange, Genehmigungen, PO-Bereitschaft und Abschluss. Kopieren Sie die App, wenn Sie über eine Tabelle hinaus kontrollierte Eingabe, Weiterleitung, Berechtigungen, Erinnerungen und Verlauf benötigen.
Verbundenen Einkaufstracker verwenden