EXCELとつながる調達トラッカー
Excel・Jodoo対応の調達追跡テンプレート
担当者が1人の実用的な台帳には編集可能なExcelファイルをダウンロードできます。リクエスト、承認、リマインダー、権限、履歴を連携させる必要がある場合は、Jodooアプリを確認できます。
Excelファイルはすぐに使え、入力済みの例も含まれます。Jodooアプリでは、同じ追跡項目をフォーム、承認キュー、ダッシュボード、PO作成準備への引き渡し、完了処理でどう管理するか確認できます。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
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無料のExcelファイル
進捗管理表をダウンロードするか、連携アプリで続ける
編集可能なファイルには、入力済みの購買リクエスト、担当者、段階、期限、金額、例外、次の対応が含まれます。1人の担当者がファイルを管理する場合は、登録せずに利用できます。
- 入力済みのサンプル8行
- 編集可能なカテゴリとステータス
- 期限と例外の通知
- 集計式とダッシュボード
担当者が判断するために必要な項目を追跡
列を増やしただけの長い台帳では役に立ちません。各行から担当者、リスク、次のアクションが分かることが重要です。
- 01
案件情報と購買ニーズ
リクエストまたは購買申請の番号、件名、申請者、部門、カテゴリ、希望日、業務目的を常に確認できるようにします。
- 02
金額と予算
見積額または承認済金額、通貨、コストセンター、予算状況、確認中の基準額や例外を追跡します。
- 03
段階と決定
単に「進行中」とせず、入力確認、予算審査、部門承認、金額承認、調達確認、PO発行承認、受領、完了など、具体的なステージを設定します。
- 04
担当者、期限、次のアクション
未完了の各行には、責任者、実務的な期限、次のアクション、進行を止めている修正事項や判断を設定します。
すべての合計を、対応が必要なリクエストにまで追跡します。
連携した例には、対応中、期限超過、差し戻し済み、承認済み、PO作成準備完了、受領済み、完了の案件があり、ダッシュボードから担当者と次のアクションを確認できます。
全員を巨大な1枚のシートへ押し込まず、同じデータから役割別のビューを作る
役割別・判断別のビューなら、同じ基準データを使いながら不要な情報を減らせます。
申請者のステータス
審査担当者専用の操作を見せずに、分かりやすいステージ、最新結果、確認事項、次のアクションを表示します。
承認キュー
承認待ちの判断をステージ、審査担当者、期限、金額、進行状況別にまとめ、次の承認者がキューから処理できるようにします。
差し戻された作業
修正の担当者、理由、再申請日、修正をレビューするステージで差し戻された購買申請をフィルタリングします。
PO作成準備への引き渡しと完了処理
承認済みだが未発行の作業、取引条件上の例外、発行済みの注文、納品問題、請求書準備完了、完了した購買を分けます。
次の担当者を伝えるステータスを使用します
ワークフローの段階、意思決定結果、実行状況を混在させた単一のステータスリストは避けます。
| ディメンション | 実用的な例 | 避けるべき例 |
|---|---|---|
| ライフサイクルステージ | 受付、購買申請、承認、PO作成準備への引き渡し、受領 | 一般的な進行中 |
| 意思決定結果 | 保留、承認済み、差し戻し、却下 | 「承認済み」を工程ステージとして使う |
| 例外 | 情報不足、予算不足、サプライヤー審査、取引条件の問題 | 担当者のない自由記述のリスク |
| 次のアクション | 仕様を修正、予算を審査、PO発行を承認 | 担当者も対応内容もない「待機中」 |
| 完了の判断基準 | POが発行され、納品が受理され、クローズ | 後続工程の結果が出る前に「完了」 |
列を増やすのではなく、ワークフローに移すべき課題を見極める
スプレッドシートは優れた出発点になり得ます。リスクが生じるのは、複数の人が管理された操作と履歴を必要とするときです。
承認はコメントや色になります
発行承認に指定の審査担当者、保護された判断結果、差し戻し経路、日付付き履歴が必要なら、担当者を割り当てた承認タスクへ移行します。
行はチーム間でコピーされます
似たような進捗表を増やさず、購買リクエスト、購買申請、承認結果、PO作成準備への引き渡し、受領レコードを連携します。
リマインダーは記憶に依存します
滞留日数、期限超過の判断、差し戻し後の修正を継続的に追うには、期限別ビューと自動化を使います。
レポートの数値から原因が分からない
最新レコードに連動するドリルダウン式ダッシュボードを使い、件数や金額から元のリクエストと次のアクションまで確認できるようにします。
シンプルな台帳にはExcel、共同作業にはJodoo
どちらから始めるかは、情報を更新・審査・処理する人数によって決まります。
1人の担当者と少量のデータにはファイルで対応可能
1人の担当者がデータを管理し、厳密な権限、ワークフロータスク、関連レコードが不要なら、ダウンロード可能なExcelファイルで十分です。
作業が分散している場合はJodooを使用
申請者、承認者、購買者、受取人が異なる権限、ビュー、リマインダー、履歴、およびアクションを必要とする場合は、アプリに移動します。
正式な財務記録は必要に応じて基幹システムで管理
進捗管理表からPO、受領、請求書、ERPのIDへリンクできますが、正式な会計処理を置き換えるものではありません。
トラッカーを、チームが実際に必要とするシステムに変えましょう。
使い慣れた実務上の確認軸を保ちながら、台帳に必要な統制を追加します。
- 従業員が共有行を編集しないようにフォームを追加してください。
- 金額、部門、カテゴリ、例外に応じて承認を回付します。
- 担当者と期限をもとに、役割別のキューとリマインダーを作成します。
- ライブの予算、サイクル、例外、およびPO準備状況のダッシュボードを構築します。
調達追跡テンプレートに関する質問
これらの回答を使って必要な追跡項目を選び、1行で十分な場合を見極め、スプレッドシートより共有ワークフローが適するタイミングを判断できます。
調達トラッカーには何を含めるべきですか？
リクエストID、申請者、部門、カテゴリ、希望日、金額、原価センター、予算状況、サプライヤー対応、段階、結果、担当者、期限、例外、次の対応、PO状況、受入状況、必要に応じて完了状況を含めます。
調達追跡ではリクエストごとに1行を使うべきですか？
単純な台帳なら1行で管理できます。購買申請に複数の明細、承認、サプライヤー確認、引き渡し、受入がある場合は、列を増やし続けるより、関連レコードで詳細と履歴を保持する方が確実です。
Excelから始めて、後でJodooに移行することはできますか？
はい。まずファイルでステータスと担当の考え方を定義し、フォーム、権限、担当者付き承認タスク、リマインダー、履歴、ダッシュボード、関連レコードが必要になったらJodooへ移行できます。
ステータス列が多くなりすぎないようにするにはどうすればよいですか？
ライフサイクルの段階、判断結果、例外、次の対応を分けます。それぞれが答える問いは異なります。現在対応が必要な作業には、責任者1人と期限を設定してください。
調達追跡に役立つダッシュボードは何ですか？
段階別の未処理金額、期限超過の判断、差し戻し中のリクエスト、予算不足、サプライヤー例外、PO作成準備待ち、受入上の問題、処理期間、元レコードへのドリルダウンが役立ちます。
データ入りの進捗管理を開き、すべての数値から実際のレコードへ移動して確認
管理画面、差し戻しキュー、承認、PO作成準備状況、完了処理を確認します。入力統制、回付、権限、リマインダー、スプレッドシートを超える履歴管理が必要なら、アプリをコピーして使えます。
連携された調達トラッカーを使う