INTERNE PO-VORBEREITUNG
Interne Bestellanfrage zur Übergabe an den Einkauf
Übernehmen Sie die genehmigte Bestellanforderung mit Lieferant, Betrag, Währung, Konditionen, Lieferadresse, Einkäufer, Freigabenachweis und offenen kaufmännischen Ausnahmen in einen Datensatz für die PO-Vorbereitung.
Diese interne Anfrage beginnt nach Genehmigung der Bestellanforderung. Sie bereitet den Einkäufer oder das Einkaufssystem darauf vor, die offizielle Bestellung für den Lieferanten zu erstellen; sie ist nicht die bereits ausgegebene PO.
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Der Einkäufer soll die genehmigte Entscheidung nicht erneut ermitteln müssen
Die Übergabe sollte alle kaufmännischen Fakten zur Bestellvorbereitung und die Nachweise der vollständigen internen Freigabe enthalten.
- 01
Genehmigte Ausgangsanforderung
Verknüpfen Sie die Übergabe mit der genauen Bestellanforderung, dem genehmigten Betrag, Positionsdetails, der geschäftlichen Begründung, Kostenstelle und dem Entscheidungsverlauf.
- 02
Lieferanten- und Lieferdetails
Erfassen Sie Lieferant, Status „genehmigt“ oder „Prüfung erforderlich“, Lieferadresse, Bedarfstermin, Einkäufer und besondere Lieferbedingungen.
- 03
Kaufmännische Konditionen
Übernehmen Sie Währung, Preisgrundlage, Zahlungs- und Lieferbedingungen, angenommenes Angebot sowie jede Ausnahme, die der PO-Genehmiger sehen muss.
- 04
Freigabeentscheidung und nächste Aktion
Zeigen Sie mit Zuständigkeit und Frist, ob die Übergabe vorbereitet wird, auf Genehmigung wartet, zurückgegeben, PO-bereit, ausgegeben oder storniert ist.
PO-bereite Vorgänge mit den noch blockierenden Ausnahmen vergleichen
Die Arbeitsübergaben zeigen genehmigte Bestellanforderungen, Lieferanten- und Konditionsprüfungen, zurückgegebene Korrekturen und das endgültige PO-bereite Ergebnis.
Fehlendes Feld von einer echten kaufmännischen Entscheidung trennen
Jede Unregelmäßigkeit an den Antragsteller zurückzugeben, verursacht Verzögerungen, ohne die Kontrolle zu verbessern.
Lieferantenprüfung erforderlich
Leiten Sie einen neuen, gesperrten oder ungeprüften Lieferantenstatus an den richtigen Lieferantenprozess und bewahren Sie dabei den genehmigten geschäftlichen Bedarf.
Abweichende Konditionen
Benennen Sie die abweichende Bedingung, wer sie akzeptieren darf und ob die Ausnahme die PO-Ausgabe blockiert.
Betrag nach der Genehmigung geändert
Überschreiben Sie den genehmigten Wert nicht stillschweigend. Dokumentieren Sie die Änderung und kehren Sie bei Überschreiten der Richtliniengrenze zur erforderlichen Genehmigungsphase zurück.
Abweichende Liefer- oder Kontierungsdaten
Geben Sie dem Einkäufer einen konkreten Korrekturweg für Lieferadresse, Kostenstelle, Position oder steuerlichen Kontext, ohne andere genehmigte Angaben ungültig zu machen.
Interne Genehmigung und Bestellausgabe getrennt halten
Diese Trennung macht eine fehlende Berechtigung sichtbar, ohne Jodoo fälschlich als ERP-Ersatz darzustellen.
| Question | Die Bestellanforderung beantwortet | Die PO-Übergabe beantwortet |
|---|---|---|
| Warum kaufen? | Geschäftliche Begründung und Bedarf | Verweist auf den genehmigten Ausgangsdatensatz |
| Was und wie viel? | Positionen und genehmigte Gesamtsumme | Endgültiger lieferantenbezogener Betrag und Währung |
| Wer hat genehmigt? | Budget-, Abteilungs-, Betrags- und Einkaufsentscheidungen | Bestätigung, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen |
| Wer liefert? | Lieferantenweg und Anforderung | Lieferant, Konditionen, Lieferadresse, Einkäufer und Ausnahmen |
| Was geschieht als Nächstes? | Genehmigt oder zurückgegeben | PO-bereit, ausgegeben, zurückgegeben oder storniert |
Übergabe mit einem überprüfbaren Ergebnis beenden
Eine PO-Anfrage ist nicht allein deshalb abgeschlossen, weil jemand den Datensatz geöffnet hat.
PO-bereit
Alle erforderlichen Prüfungen zu Ausgangsdatensatz, Lieferant, Konditionen, Lieferung und Berechtigung sind für den Einkäufer oder das Bestellsystem abgeschlossen.
Zurückgegeben
Der Datensatz benennt blockierende Korrektur, Zuständigkeit, Frist und die erneut zu durchlaufende Genehmigungsphase.
PO ausgegeben
Führende PO-Nummer und Ausgabedatum sind erfasst, und der Antragsteller kann die Bestellung im nachgelagerten Tracker verfolgen.
Storniert
Das Team dokumentiert, warum der genehmigte Bedarf nicht weitergeführt wird und ob Budget- oder Lieferantenbindungen aufzulösen sind.
PO-Bereitschaft an Ihre Einkaufsrichtlinie anpassen
Konfigurieren Sie genau die Prüfungen, die eine genehmigte Bestellanforderung bestellfähig machen.
- Für ausgewählte Kategorien Prüfungen von Lieferantenstatus oder Vertragsreferenz ergänzen.
- Abweichende Konditionen oder Betragsänderungen an die zuständige Entscheidungsrolle weiterleiten.
- Fragen zur Liefer- oder Leistungsadresse nur anzeigen, wenn sie relevant sind.
- Ohne Programmierung Warteschlangen für Einkauf, Rückgaben, PO-Bereitschaft und ausgegebene Bestellungen erstellen.
Diese Vorlage für die Übergabe an den Einkäufer verwenden, nicht für den gesamten Bestelllebenszyklus
Die Übergabe sollte sauber an das System angebunden sein, das die PO ausgibt und verbucht.
Besonders geeignet: flexible Koordination vor der PO-Erstellung
Nutzen Sie Jodoo, wenn genehmigte Bestellanforderungen vor der offiziellen Bestellung auf Lieferant, Konditionen, Lieferung und Ausnahmen geprüft werden müssen.
Nach der Ausgabe einen PO-Tracker verwenden
Sobald die Bestellung existiert, gehören Versand, Lieferung, Wareneingang, Lieferantennachverfolgung und Abschluss in die Bestellnachverfolgung.
Finanzielle Ausführung im führenden System belassen
Steuerermittlung, Obligo-Buchhaltung, Drei-Wege-Abgleich, Rechnungsbuchung und Zahlung sollten in ERP- oder AP-Werkzeugen verbleiben, sofern sie nicht separat umgesetzt und nachgewiesen wurden.
Fragen zu Anfrage zur Bestellerstellung
Diese Antworten klären, wo die interne PO-Anfrage beginnt, was sie freigabebereit macht und welcher Einkaufs- oder ERP-Datensatz führend bleibt.
Was ist eine Anfrage zur Bestellerstellung?
Sie ist eine interne Übergabe, mit der ein Einkäufer oder Einkaufssystem aus einer genehmigten Bestellanforderung eine offizielle Bestellung erstellen soll. Sie enthält genehmigten Betrag, Lieferant, Konditionen, Lieferdetails, Freigabenachweise und mögliche Ausnahmen.
Ist eine PO-Anfrage dasselbe wie eine Bestellanforderung?
Nein. Die Bestellanforderung ist die interne Genehmigung zum Kauf. Die PO-Anfrage beginnt nach der Genehmigung und bündelt die Angaben, die zur Vorbereitung und Freigabe der offiziellen Bestellung benötigt werden.
Was sollte den Status „PO-bereit“ blockieren?
Fehlende Genehmigung der Bestellanforderung, ausstehende Lieferantenprüfung, ungeklärte Betragsänderung, nicht akzeptierte abweichende Konditionen, unvollständige Lieferangaben oder eine andere richtlinienspezifische Kontrolle sollten die Freigabe blockieren.
Kann die offizielle PO weiterhin im ERP erstellt werden?
Ja. Jodoo kann die genehmigte Übergabe und Ausnahmen koordinieren, während das ERP für PO-Nummer, Buchhaltung, Wareneingang, Rechnungsabgleich und Zahlung führend bleibt.
Wie sollte eine zurückgegebene PO-Anfrage behandelt werden?
Dokumentieren Sie genaue Korrektur und Zuständigkeit, bewahren Sie den genehmigten Ausgangsdatensatz und leiten Sie Betrags- oder Richtlinienänderungen an die erforderliche Genehmigung zurück. Der Einkäufer sollte nicht aus E-Mails erschließen müssen, was geändert wurde.
PO-Übergabe prüfen, bevor Sie den Workflow kopieren
Öffnen Sie das befüllte Beispiel und vergleichen Sie Datensätze in Vorbereitung, mit ausstehender Genehmigung, zurückgegebene, PO-bereite und ausgegebene Datensätze. Passen Sie danach Lieferantenprüfungen, Konditionen, Einkaufszuständigkeit und Übergabe an das nachgelagerte System an.
Übergabe der PO-Anfrage öffnen