EXCEL 与关联采购跟踪工具
适用于 Excel 和 Jodoo 的采购跟踪模板
下载可编辑工作簿，作为实用的单负责人台账；当需求申请、审批、提醒、权限和历史需要协同运作时，也可查看关联的 Jodoo App。
Excel 工作簿可立即使用，并附有完整示例。Jodoo App 展示如何让相同的跟踪问题贯穿表单、审批队列、看板、PO 创建前交接和结案。
最多 5 名用户可免费使用，无需信用卡。
无需编程即可调整字段、工作流和仪表板。 探索 1,000 多个应用模板和业务场景
免费 EXCEL 工作簿
下载跟踪表或继续使用关联 App
可编辑工作簿包含已有数据的采购需求、负责人、阶段、到期日、金额、例外和下一步行动。若文件由一名协调人维护，无需注册即可使用。
- 8 条示例记录
- 可编辑的类别和状态
- 到期日与例外提示
- 汇总公式和看板
跟踪能帮助人员作出决策的字段
一份很长的台账并不会因为列多而有用；只有每行都说明负责人、风险和下一步必须做什么，它才真正有价值。
- 01
身份与需求
显示需求申请或请购单编号、标题、申请人、部门、类别、需求日期和业务目的。
- 02
金额与资金
跟踪预估或已审批金额、币种、成本中心、预算状态，以及正在审核的门槛或例外。
- 03
阶段与决策
使用资料完整性、预算、部门、金额、采购、PO 审批、收货和结案等具体阶段，而不是笼统的“进行中”。
- 04
负责人、截止日期和下一步行动
每个未完成事项都要有一位明确负责人、合理截止日期、下一步行动，以及阻塞当前工作的修正或决策。
从每个汇总数字进入需要处理的申请
关联示例包含进行中、逾期、已退回、已审批、可创建 PO、已收货和已结案记录，因此看板始终能指向负责人和下一步行动。
使用同一组数据，但不强迫所有人查看一张巨型表格
角色和决策视图可以减少干扰，同时保持共享的权威数据来源。
申请人状态
显示易懂的阶段、最新结果、补充要求和下一步行动，不包含仅供审批人的控件。
审批队列
按阶段、审批人、到期日、金额和健康状态归类决策，让下一位审批人能够处理真实队列。
退回事项
按修正负责人、退回原因、重新提交日期和再次审核阶段筛选已退回请购单。
PO 交接与结案
区分已审批但未下单事项、商务例外、已下达订单、交付问题、发票准备情况和已结案采购。
使用能说明下一项责任的状态
避免用一份状态列表混合流程阶段、决策结果和履约状态。
| 维度 | 实用示例 | 避免使用 |
|---|---|---|
| 生命周期阶段 | 需求受理、请购、审批、PO 交接、收货 | 笼统的进行中 |
| 决策结果 | 待处理、已审批、已退回、已拒绝 | 把“已审批”当作流程阶段 |
| 例外 | 资料缺失、预算缺口、供应商审核、条款问题 | 没有负责人的自由文本风险 |
| 下一步行动 | 修正规格、审核预算、授权 PO | 没有明确行动的“等待中” |
| 完成标志 | PO 已下达、交付已验收、已结案 | 下游结果出现前就标记完成 |
判断哪些问题需要流程，而不是再增加一列
电子表格可以是很好的起点。当多人需要执行受控操作并保留历史时，风险就会出现。
审批变成备注或颜色
需要由指定人员授权、保护结果、支持退回并保留日期历史时，应改用分配明确的审批任务。
不同团队之间复制行
连接需求申请、正式请购单、决策、PO 交接和收货记录，而不是建立内容略有不同的状态表。
提醒依赖个人记忆
当滞留事项、逾期决策或退回修正需要系统跟进时，使用到期视图和自动化。
报表无法解释数字
使用连接实时记录的可下钻看板，让数量或金额能够进入对应申请和下一步行动。
简单台账选择 Excel，共享协作选择 Jodoo
合适的起点取决于需要更新、审核和处理信息的人数。
一个负责人、业务量不大时，文件可以满足需要
如果由一名协调人维护数据，且无需正式权限、流程任务或关联记录，可使用可下载的工作簿。
多人协作时使用 Jodoo
当申请人、审批人、采购员和收货人需要不同权限、视图、提醒、历史和操作时，应迁移到 App。
需要时将正式财务记录保留在其他系统
跟踪工具可以关联 PO、收货、发票或 ERP 标识，但不应宣称取代权威会计执行。
把跟踪表升级为团队真正需要的系统
保留实用台账，再逐步增加控制，而不丢失团队熟悉的管理问题。
- 增加表单，让员工不再直接编辑共享行。
- 按金额、部门、类别或例外流转决策。
- 根据负责人和截止日期建立角色专属队列与提醒。
- 建立实时预算、周期、例外和 PO 准备情况看板。
关于 采购跟踪模板 的问题
利用这些答案选择合适的跟踪字段，判断何时一行足够，以及共享流程何时比电子表格更安全。
采购跟踪工具应包含哪些内容？
应包含需求标识、申请人、部门、类别、需求日期、金额、成本中心、预算状态、供应商路径、阶段、结果、负责人、截止日期、例外、下一步行动、PO 状态、收货状态，以及适用时的结案信息。
采购跟踪是否应让每份申请只占一行？
简单台账可以这样做。如果请购单包含多条明细、多个审批、供应商检查、交接或收货记录，关联记录比重复增加列更可靠地保留明细和历史。
可以先用 Excel，之后再迁移到 Jodoo 吗？
可以。先在文件中定义状态和责任方式，当需要表单、权限、分配明确的审批任务、提醒、历史、看板或关联记录时，再迁移到 Jodoo。
如何避免状态列过多？
将生命周期阶段、决策结果、例外和下一步行动分开；它们回答不同问题。当前未完成行动应只有一位明确负责人和一个截止日期。
哪些看板适合采购跟踪？
实用视图包括各阶段未结金额、逾期决策、退回申请、预算缺口、供应商例外、可创建 PO 积压、收货问题、周期时长，以及下钻到具体记录。