EXCEL DAN PELACAK PENGADAAN TERHUBUNG
Templat pelacakan pengadaan untuk Excel dan Jodoo
Unduh buku kerja yang dapat diedit untuk daftar pemilik tunggal yang praktis, atau jelajahi Aplikasi Jodoo yang terhubung ketika permintaan, persetujuan, pengingat, izin, dan riwayat perlu bekerja sama.
Buku kerja Excel siap untuk digunakan segera dan menyertakan contoh yang telah diisi. Aplikasi Jodoo menunjukkan bagaimana pertanyaan pelacakan yang sama bekerja di berbagai formulir, antrean persetujuan, dasbor, serah terima untuk menyiapkan PO, dan penyelesaian.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
BUKU KERJA EXCEL GRATIS
Unduh pelacak atau lanjutkan dengan Aplikasi yang terhubung
Buku kerja yang dapat diedit mencakup pengajuan kebutuhan pembelian yang sudah diisi, pemilik, tahapan, tanggal jatuh tempo, nilai, pengecualian, dan tindakan berikutnya. Gunakan tanpa pendaftaran ketika satu koordinator memiliki file.
- 8 baris contoh yang sudah terisi
- Kategori dan status yang dapat diedit
- Sinyal tanggal jatuh tempo dan pengecualian
- Rumus ringkasan dan dasbor
Lacak kolom yang membantu seseorang membuat keputusan
Daftar panjang tidak berguna karena memiliki banyak kolom. Ini berguna ketika setiap baris menjelaskan kepemilikan, risiko, dan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
- 01
Identitas dan kebutuhan
Tetap perlihatkan nomor permintaan atau permintaan pembelian, judul, pemohon, departemen, kategori, tanggal yang dibutuhkan, dan tujuan bisnis.
- 02
Nilai dan pendanaan
Lacak jumlah perkiraan atau yang disetujui, mata uang, pusat biaya, sinyal anggaran, dan ambang batas atau pengecualian yang sedang ditinjau.
- 03
Tahap dan keputusan
Gunakan tahap spesifik seperti kelengkapan, anggaran, departemen, jumlah, pengadaan, persetujuan penerbitan PO, penerimaan, dan penutupan daripada hanya menggunakan "dalam proses."
- 04
Pemilik, tanggal jatuh tempo, dan tindakan berikutnya
Setiap baris yang terbuka membutuhkan satu pemilik yang bertanggung jawab, tanggal jatuh tempo yang bermakna, tindakan berikutnya, dan koreksi atau keputusan yang menghambat.
Lacak setiap total kembali ke permintaan yang memerlukan tindakan
Contoh yang terhubung mencakup catatan aktif, tertunda, dikembalikan, disetujui, siap dibuatkan PO, diterima, dan ditutup sehingga dasbor selalu mengarah ke pemilik dan langkah selanjutnya.
Gunakan data yang sama tanpa memaksa semua orang masuk ke satu lembar besar
Pandangan peran dan keputusan mengurangi kebisingan sambil menjaga sumber kebenaran bersama.
Status pemohon
Tampilkan tahap yang dapat dimengerti, hasil terbaru, klarifikasi, dan tindakan selanjutnya tanpa kontrol khusus peninjau.
Antrian persetujuan
Kelompokkan keputusan berdasarkan tahap, peninjau, tanggal jatuh tempo, jumlah, dan kondisi agar penyetuju berikutnya dapat mengerjakan antrean nyata.
Pekerjaan yang dikembalikan
Saring permintaan pembelian yang dikembalikan berdasarkan pemilik koreksi, alasan, tanggal pengajuan ulang, dan tahap yang akan meninjau koreksi.
Serah terima untuk menyiapkan PO dan penyelesaian
Pisahkan pekerjaan yang disetujui tapi belum diterbitkan, pengecualian komersial, pesanan yang diterbitkan, masalah pengiriman, kesiapan faktur, dan pembelian yang telah ditutup.
Gunakan status yang mengomunikasikan tanggung jawab berikutnya
Hindari daftar status tunggal yang mencampur tahapan alur kerja, hasil keputusan, dan pemenuhan.
| Dimensi | Contoh yang berguna | Hindari |
|---|---|---|
| Tahap siklus hidup | Penerimaan awal, permintaan pembelian, persetujuan, serah terima untuk menyiapkan PO, penerimaan | Sedang berlangsung secara umum |
| Hasil keputusan | Menunggu, disetujui, dikembalikan, ditolak | Disetujui digunakan sebagai tahap proses |
| Pengecualian | Detail hilang, kekurangan anggaran, tinjauan pemasok, masalah syarat | Risiko teks bebas tanpa pemilik |
| Tindakan berikutnya | Spesifikasi yang benar, tinjau anggaran, otorisasi PO | Menunggu tanpa tindakan yang disebutkan |
| Sinyal penyelesaian | PO diterbitkan, pengiriman diterima, ditutup | Selesai sebelum hasil tahap berikutnya ada |
Ketahui masalah mana yang memerlukan alur kerja daripada kolom tambahan
Spreadsheet bisa menjadi awal yang sangat baik. Risiko muncul ketika banyak orang memerlukan tindakan yang terkontrol dan riwayat.
Persetujuan menjadi komentar atau warna
Pindahkan ke tugas persetujuan yang ditugaskan ketika otorisasi harus memiliki peninjau yang bernama, hasil yang dilindungi, jalur kembali, dan riwayat bertanggal.
Baris disalin antar tim
Hubungkan permintaan, permintaan pembelian, keputusan, serah terima untuk menyiapkan PO, dan catatan penerimaan alih-alih membuat lembar status yang sedikit berbeda.
Pengingat bergantung pada ingatan
Gunakan tampilan tanggal jatuh tempo dan otomatisasi ketika keputusan yang menua, terlambat, atau koreksi yang dikembalikan memerlukan tindak lanjut sistematis.
Laporan tidak dapat menjelaskan angkanya
Gunakan dasbor drill-down yang terhubung dengan catatan langsung sehingga jumlah atau nilai mengarah ke permintaan yang mendasarinya dan tindakan berikutnya.
Pilih Excel untuk register sederhana dan Jodoo untuk kerja bersama
Titik awal yang tepat tergantung pada berapa banyak orang yang harus memperbarui, meninjau, dan bertindak atas informasi.
Sebuah file dapat bekerja untuk satu pemilik dan volume yang sedang
Gunakan buku kerja yang dapat diunduh ketika satu koordinator memelihara data dan izin formal, tugas alur kerja, serta catatan yang terhubung tidak diperlukan.
Gunakan Jodoo ketika pekerjaan didistribusikan
Pindahkan ke Aplikasi ketika peminta, penyetuju, pembeli, dan penerima membutuhkan izin, tampilan, pengingat, riwayat, dan tindakan yang berbeda.
Simpan catatan keuangan resmi di tempat lain jika diperlukan
Pelacak dapat terhubung ke PO, tanda terima, faktur, atau identitas ERP tanpa mengklaim menggantikan pelaksanaan akuntansi yang sah.
Ubah pelacak menjadi sistem yang benar-benar dibutuhkan tim Anda
Pertahankan daftar yang berguna, kemudian tambahkan kontrol tanpa kehilangan pertanyaan operasional yang familiar.
- Tambahkan formulir agar karyawan berhenti mengedit baris bersama.
- Alihkan keputusan berdasarkan jumlah, departemen, kategori, atau pengecualian.
- Buat antrean dan pengingat khusus peran dari pemilik dan tanggal jatuh tempo.
- Buat dasbor anggaran langsung, siklus, pengecualian, dan kesiapan PO.
Pertanyaan tentang Template pelacakan pengadaan
Gunakan jawaban ini untuk memilih kolom pelacak yang tepat, menentukan kapan satu baris sudah cukup, dan mengetahui kapan alur kerja bersama lebih aman daripada spreadsheet.
Apa yang harus dimasukkan dalam pelacak pengadaan?
Sertakan identitas permintaan, peminta, departemen, kategori, tanggal yang dibutuhkan, nilai, pusat biaya, sinyal anggaran, jalur pemasok, tahap, hasil, pemilik, tanggal jatuh tempo, pengecualian, tindakan selanjutnya, status PO, status penerimaan, dan penyelesaian jika relevan.
Haruskah pelacakan pengadaan menggunakan satu baris per permintaan?
Itu bekerja untuk daftar sederhana. Ketika permintaan pembelian memiliki beberapa rincian item, persetujuan, pemeriksaan pemasok, penyerahan, atau penerimaan, catatan yang terhubung mempertahankan detail dan sejarah lebih dapat diandalkan daripada mengulang kolom.
Apakah saya bisa mulai dengan Excel dan berpindah ke Jodoo nanti?
Ya. Tetapkan status dan model kepemilikan dalam sebuah file, kemudian pindah ke Jodoo saat Anda membutuhkan formulir, izin, tugas persetujuan yang ditugaskan, pengingat, riwayat, dasbor, atau catatan yang terhubung.
Bagaimana cara menghindari terlalu banyak kolom status?
Pisahkan tahap siklus hidup, hasil keputusan, pengecualian, dan tindakan selanjutnya. Masing-masing menjawab pertanyaan yang berbeda. Tetaplah memiliki satu pemilik yang bertanggung jawab dan tanggal jatuh tempo untuk tindakan yang terbuka saat ini.
Dasbor apa yang berguna untuk pelacakan pengadaan?
Tampilan yang berguna termasuk nilai terbuka menurut tahap, keputusan yang tertunda, permintaan yang dikembalikan, kesenjangan anggaran, pengecualian pemasok, backlog siap dibuatkan PO, masalah penerimaan, waktu siklus, dan rincian ke catatan yang mendasarinya.
Buka pelacak yang sudah terisi dan ikuti setiap nomor ke catatan yang nyata
Periksa pusat kontrol, antrean yang dikembalikan, persetujuan, kesiapan PO, dan penutupan. Salin Aplikasi ketika Anda memerlukan entri yang dikontrol, pengalihan, izin, pengingat, dan sejarah di luar spreadsheet.
Gunakan pelacak pengadaan yang terhubung