Anpassbare Vorlage zur Kapazitätsplanung
Kapazitätsübersicht für ungedeckten Bedarf und konkrete Maßnahmen
Erstellen Sie die Prognose auf Basis nachvollziehbarer Annahmen. Ordnen Sie anschließend jeder Kapazitätslücke einen Termin, die betroffene Arbeit, eine verantwortliche Person und eine Maßnahme zu.
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So unterstützt Sie diese Übersicht
Eine Kapazitätsplanungsübersicht vergleicht nutzbare Kapazitäten mit verbindlichem und prognostiziertem Bedarf in einem festgelegten Planungshorizont. Entscheidend ist neben der ermittelten Lücke eine terminierte Entscheidung: Arbeit verschieben, aufteilen, neu zuweisen, extern vergeben oder ablehnen.
- Kapazitätsgrundlagen bleiben nachvollziehbar
- Prognosen und verbindliche Zusagen bleiben unterscheidbar
- Aus Lücken werden Maßnahmen mit klarer Verantwortung
Berechnungsformel
Machen Sie Berechnungen und Annahmen nachvollziehbar
Das Beispiel rechnet in Stunden und zeigt zugleich die relevanten Qualifikationen und zeitlichen Rahmenbedingungen.
| Position | Berechnung oder Regel | Anwendungsbeispiel |
|---|---|---|
| Grundkapazität | Vereinbarte Arbeitskapazität im Planungszeitraum | 32 Stunden pro Woche |
| Abzug für eingeschränkte Verfügbarkeit | Genehmigter Urlaub, Schulungen, Support und weitere Verpflichtungen außerhalb der Projektarbeit | 16 Stunden Schulung |
| Nutzbare Kapazität | Grundkapazität abzüglich bekannter Einschränkungen und Puffer | Für geplante Arbeit verfügbare Kapazität |
| Verbindlicher Bedarf | Bestätigte Zuweisungen im selben Zeitraum | Vor Umplanung geschützte Kundenleistung |
| Prognostizierter Bedarf | Noch unsichere Arbeit, separat ausgewiesen oder gewichtet | Prüfung einer möglichen Vertragsverlängerung in der Pipeline |
| Lücke | Nutzbare Kapazität abzüglich des zu berücksichtigenden Bedarfs | Überlastung von 6 Stunden mit Entscheidungsbedarf |
Planungshorizonte
Passen Sie den Detailgrad an wöchentliche und quartalsbezogene Entscheidungen an
Verzichten Sie bei unsicherer langfristiger Planung auf eine verfrühte Zuordnung zu einzelnen Personen.
Operative Zweiwochenübersicht
Konkrete Personen, genaue Termine, genehmigter Urlaub, aktuelle Zuweisungen und offene Abweichungen.
Rollierende 12-Wochen-Übersicht
Konkrete Personen und noch unbesetzte Rollen, voraussichtliche Starttermine, Projektphasen und Bedarf unter Berücksichtigung der Eintrittswahrscheinlichkeit.
Strukturelle Quartalsübersicht
Teams, Rollengruppen, Qualifikationspools, Szenarien, Annahmen zu Neueinstellungen oder externen Fachkräften sowie Portfolioentscheidungen.
Maßnahmen bei Kapazitätslücken
Ordnen Sie jedem Warnsignal eine konkrete Handlungsmöglichkeit zu
Eine Planungsübersicht erfüllt ihren Zweck erst, wenn sie Entscheidungen beeinflusst.
Arbeit verschieben oder in Phasen aufteilen
Passen Sie Termine an und halten Sie dabei die ursprüngliche Zusage sowie die betroffenen Beteiligten weiterhin fest.
Besetzung ändern
Setzen Sie eine andere Person oder eine andere Rollenstufe ein oder verteilen Sie die Arbeit nach Qualifikationen. Berücksichtigen Sie dabei den Übergabeaufwand.
Leistungsumfang reduzieren
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbarer Arbeit und Aufgaben, die sich verschieben lassen.
Kapazität erweitern
Erfassen Sie externe Fachkräfte, Neueinstellungen, Überstunden oder bereichsübergreifende Qualifizierung bis zur Genehmigung als Planungsannahmen.
Bedarf ablehnen oder zurückstellen
Machen Sie die Portfolioentscheidung transparent, wenn sich kein verantwortbarer Plan aufstellen lässt.
Fragen aus der Praxis
Häufige Fragen beim Aufbau einer Kapazitätsübersicht
Machen Sie jede Annahme sichtbar und verknüpfen Sie jeden Engpass mit einer Entscheidung und einem festen Termin, statt ihn lediglich rot zu markieren.
Welche Angaben gehören neben den Stunden in eine Kapazitätsübersicht?
Stunden sind eine praktische Bezugsgröße, reichen allein aber nicht aus. Das Beispiel zeigt daneben Kompetenz, Erfahrungsstufe, Zeitzone, Verfügbarkeit, Termine, Priorität und Umsetzungsstatus. So wird rechnerisch freie Zeit nicht mit der passenden Besetzung verwechselt. Zeigen Sie Qualifikationen, Verfügbarkeitsänderungen, die Verbindlichkeit des Bedarfs, Termine und vor Umplanung geschützte Zusagen. So lassen sich aus Kapazitätslücken konkrete Maßnahmen ableiten.
Beseitigt die Planungsübersicht automatisch jede Kapazitätslücke?
Nein. Es zeigt Kapazitäten, Kompetenzen, Termine, Auslastung und Konflikte als Grundlage für eine menschliche Entscheidung. Automatische Optimierung kann bei größerem Umfang sinnvoll sein, benötigt aber abgestimmte Rahmenbedingungen, Prioritäten und spezialisierte Funktionen. Jodoo eignet sich besonders, wenn das Unternehmen Regeln und Genehmigungswege selbst gestalten möchte. Sie macht die zugrunde liegenden Annahmen sichtbar und leitet Entscheidungen an die zuständige Stelle weiter. Abläufe lassen sich automatisieren, sobald vereinbart ist, welche Kompromisse zulässig sind.
Ist eine Excel-Vorlage zur Kapazitätsplanung enthalten?
Diese Seite stellt die vernetzte Jodoo App in den Mittelpunkt, da Verfügbarkeit, Bedarf, Genehmigungen, Zuweisungen und Abweichungen im Planungsprozess laufend angepasst werden müssen. Wenn Sie Daten in eine Arbeitsmappe exportieren, behalten Sie dieselben Definitionen bei. Eine statische Datei ersetzt keine laufend aktualisierte, verbindliche Datenbasis.
Wie sollten wir Pipeline-Bedarf gewichten?
Nutzen Sie eine vereinbarte Methode zur Gewichtung nach Wahrscheinlichkeit oder Szenario und zeigen Sie den ungewichteten Bedarf zum Vergleich. Halten Sie gewichteten Pipeline-Bedarf und bestätigte Arbeit klar unterscheidbar, damit die zugrunde liegenden Annahmen erkennbar bleiben.
Kann die Planungsübersicht Qualifikationslücken anzeigen?
Ja. Der Arbeitsbedarf enthält die benötigten Qualifikationen und die Rollenstufe, die Personenprofile enthalten Qualifikationen und Verfügbarkeit. Das Beispiel stellt diese Informationen für eine fundierte Besetzungsentscheidung durch die Verantwortlichen bereit. Ein automatisierter Qualifikationsabgleich ist nicht vorgesehen.
Mit Beispieldatensätzen starten
Die einsatzfähige Übersicht vor der Anpassung öffnen
Sehen Sie sich Beispiele für reguläre, ausstehende, überlastete, geänderte und abgeschlossene Vorgänge an. Behalten Sie anschließend nur die Felder und Ansichten, die Ihr Team benötigt.