Vorlage für die Verfügbarkeitsplanung
Ressourcenverfügbarkeit für sichere Einsatzentscheidungen
Halten Sie Verfügbarkeitsdaten aktuell, damit Urlaub oder Supportdienste bereits vor einer verbindlichen Personalzusage bekannt sind.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Felder, Workflows und Dashboards ohne Programmierung anpassen. Mehr als 1.000 App-Vorlagen und Anwendungsfälle entdecken
Melden Sie sich an, um die Beispiel-App anzusehen. Installieren Sie sie anschließend mit Beispieldaten, um die Datensätze und den Prüfablauf zu testen.
So unterstützt Sie diese Übersicht
Eine Übersicht zur Ressourcenverfügbarkeit führt das reguläre Arbeitszeitmodell mit genehmigten Änderungen wie Urlaub, Schulungen und operativen Supportdiensten zusammen. Sie zeigt aktuelle Zuweisungen und den nächsten möglichen Einsatztermin, ohne unnötige persönliche Informationen offenzulegen.
- Grundkapazität und Änderungen bleiben getrennt
- Rückkehrtermine sind sichtbar
- Für die Planung sind keine privaten Details erforderlich
Datenquellen zur Verfügbarkeit
Nutzen Sie für die Planung die Daten, die die Verfügbarkeit tatsächlich beeinflussen
Eine einfache Auswahl zwischen Verfügbar/Nicht verfügbar lässt zu viele Fragen offen.
| Datenquelle | Benötigte Planungsdaten | Vertraulich behandeln oder im zuständigen System führen |
|---|---|---|
| Arbeitszeitmodell | Arbeitsstunden und Arbeitstage im Planungshorizont | Details zum Arbeitsvertrag |
| Genehmigte Abwesenheiten | Beginn, Ende, betroffene Arbeitsstunden, Rückkehrtermin | Vertrauliche medizinische oder persönliche Gründe |
| Schulungen | Termine, Stundenumfang und Bestätigung der Teilnahme | Details zur Lernbewertung |
| Operativer Support | Fest reservierte Stunden oder abzudeckender Zeitraum | Inhalte von Tickets oder Störungsmeldungen |
| Aktuelle Ressourcenzuweisungen | Termine, Stundenumfang, Status und Verbindlichkeit der Priorität | Detaillierte Aufgabenbearbeitung |
Übergabe an die Personalplanung
Berücksichtigen Sie Verfügbarkeit als einen von mehreren Faktoren bei der Personalauswahl
Ein freier Kalendertermin sagt noch nichts über Kompetenzen oder Eignung aus.
Zeitraum bestätigen
Verwenden Sie denselben Zeitraum wie für den Ressourcenbedarf und die vorgeschlagene Zuweisung.
Kompetenzen und Erfahrungsniveau bestätigen
Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil und dokumentieren Sie die Nachweise, auf denen der Vorschlag beruht.
Bestehende Zusagen prüfen
Berücksichtigen Sie verbindlich eingeplante Aufgaben und den nötigen Puffer für ungeplante Tätigkeiten.
Genehmigen, zur Überarbeitung zurückgeben oder eine andere Person auswählen
Dokumentieren Sie die Auswirkungen der Entscheidung, statt eine andere Buchung stillschweigend zu überschreiben.
Datenpflege
Halten Sie Verfügbarkeitsdaten aktuell, ohne Ihr Personalinformationssystem (HRIS) zu duplizieren
Legen Sie für jede Datenquelle eine verantwortliche Person und eine Aktualisierungsregel fest.
Dauerhaft eindeutige Personenkennung
Ordnen Sie importierte oder synchronisierte Verfügbarkeitsdaten der richtigen Person zu.
Genehmigungsstatus
Nur genehmigte oder bestätigte Abwesenheiten sollten verbindliche Planungsannahmen verändern.
Gültigkeitszeitraum
Vermeiden Sie einen unbefristeten Status „Nicht verfügbar“, wenn der Rückkehrtermin bekannt ist.
Korrekturmöglichkeit
Ermöglichen Sie Nutzern, veraltete Arbeitszeitmodelle oder nicht erfasste Supportdienste zu melden.
Nur erforderliche Angaben
Zeigen Sie die Auswirkungen auf die Planung, ohne vertrauliche Hintergründe der Abwesenheit offenzulegen.
Fragen aus der Praxis
Fragen zur Verlässlichkeit von Verfügbarkeitsdaten
Definieren Sie Datenquellen, Aktualisierungsregeln und Datenschutzgrenzen. Klären Sie außerdem, warum ein freier Kalender allein noch keinen passenden Personaleinsatz bedeutet.
Sollte eine Verfügbarkeitsübersicht nur Wochenstunden erfassen?
Stunden sind eine praktische Bezugsgröße, reichen allein aber nicht aus. Das Beispiel zeigt daneben Kompetenz, Erfahrungsstufe, Zeitzone, Verfügbarkeit, Termine, Priorität und Umsetzungsstatus. So wird rechnerisch freie Zeit nicht mit der passenden Besetzung verwechselt. Für die Planung werden außerdem Gültigkeitszeiträume, die Auswirkungen von Urlaub oder Schulungen, bestehende Zusagen, Kompetenzen und der nächste mögliche Einsatztermin benötigt.
Können Teamadministratoren Datenquellen und Ansichten zur Verfügbarkeit anpassen?
Geschulte Jodoo-Administratoren können Felder, Auswahloptionen, Ansichten, Weiterleitungen und Dashboards ergänzen, ohne eine klassische Anwendung neu zu entwickeln. Änderungen brauchen dennoch klare Zuständigkeiten, Tests und Kommunikation – besonders bei Genehmigungen, Zugriffsrechten oder Kennzahlen. Sie können die App anpassen. Dabei bleiben die Zuständigkeit der Personalabteilung für ihre Daten, Datenschutzvorgaben und Genehmigungsstatus klar geregelt.
Sollten Abwesenheiten direkt in dieser App erfasst werden?
Bei einem kleinen, eigenständigen Prozess ist das möglich. Ein vorhandenes Personal- oder Abwesenheitsmanagementsystem sollte jedoch das führende System bleiben. Übernehmen Sie die genehmigten Zeiträume und ihre Auswirkungen in die Ressourcenplanung, ohne vertrauliche Abwesenheitsgründe zu kopieren.
Bedeutet „Verfügbar“, dass eine Person eingesetzt werden sollte?
Nein. Verfügbarkeit zeigt lediglich, dass möglicherweise Kapazität vorhanden ist. Bei der Besetzung müssen auch Kompetenzen, das erforderliche Erfahrungsniveau, Zeitzone, aktuelle Aufgaben, Priorität und Übergabeaufwand berücksichtigt werden. Zudem ist die Führungskraft oder die für die Kapazität verantwortliche Person einzubeziehen.
Wie oft sollten Verfügbarkeitsdaten aktualisiert werden?
Passen Sie die Aktualisierungshäufigkeit an den Planungshorizont und die Änderungsdynamik an. Kurzfristige Einsatzplanung kann tägliche Aktualisierungen erfordern; für mittelfristige Prognosen kann ein fester wöchentlicher Rhythmus ausreichen. Zeigen Sie stets den Gültigkeitszeitraum und die für Änderungen verantwortliche Person an.
Mit Beispieldatensätzen starten
Die einsatzfähige Übersicht vor der Anpassung öffnen
Sehen Sie sich Beispiele für reguläre, ausstehende, überlastete, geänderte und abgeschlossene Vorgänge an. Behalten Sie anschließend nur die Felder und Ansichten, die Ihr Team benötigt.