Mẫu lập kế hoạch năng lực có thể chỉnh sửa

Công cụ theo dõi kế hoạch năng lực cho khoảng thiếu hụt và hành động

Xây dựng dự báo từ các giả định hiển thị rõ, sau đó gắn mỗi khoảng thiếu hụt với thời gian, công việc bị ảnh hưởng, người phụ trách và cách xử lý.

Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.

Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng

Công cụ lập kế hoạch năng lực và phân bổ nguồn lựcNăng lực, nhân sự và kỹ năng, yêu cầu nhân sự, phân bổ, khối lượng, dịch vụ và độ chính xác kế hoạch
Dự báo năng lực trên Jodoo, hiển thị nhân sự còn trống, người bị phân bổ quá tải, nhu cầu bố trí nhân sự và các ngoại lệ năng lực chưa xử lý
Xem năng lực còn trống ngay bên cạnh những công việc vẫn cần bố trí nhân sựĐối chiếu giờ làm việc, phân bổ đang thực hiện, thời điểm có thể nhận việc tiếp theo, ngày cần nhân sự, yêu cầu kỹ năng và các ngoại lệ chưa xử lý trên một màn hình kế hoạch có dữ liệu thực tế.

Công cụ theo dõi này giúp ích thế nào

Công cụ theo dõi kế hoạch năng lực so sánh phần năng lực thực sự có thể sử dụng với nhu cầu đã cam kết và nhu cầu dự báo trong một khoảng thời gian xác định. Kết quả hữu ích không chỉ là một con số thiếu hụt; đó phải là quyết định có thời hạn rõ ràng: dời lịch, chia nhỏ công việc, bố trí lại người, bổ sung nguồn lực hoặc từ chối nhu cầu.

  • Dữ liệu đầu vào về năng lực sẵn có luôn có thể kiểm tra
  • Dự báo khác với cam kết
  • Khoảng thiếu hụt trở thành hành động có người phụ trách

Công thức lập kế hoạch

Giúp phép tính và giả định dễ đọc

Ví dụ dùng số giờ nhưng vẫn đặt bối cảnh năng lực và thời điểm bên cạnh.

DòngPhép tính hoặc quy tắcCách dùng mẫu
Năng lực cơ sởNăng lực làm việc đã thống nhất trong khoảng thời gian32 giờ mỗi tuần
Phần giảm do không sẵn sàngNghỉ phép, đào tạo, hỗ trợ và các cam kết ngoài dự án khác đã được duyệt16 giờ đào tạo
Năng lực có thể sử dụngMức cơ sở trừ các phần giảm đã biết và phần dự phòngNăng lực còn lại cho công việc theo kế hoạch
Nhu cầu đã cam kếtCác phân bổ đã xác nhận trong cùng thời gianBàn giao khách hàng được bảo vệ
Nhu cầu dự báoCông việc chưa chắc chắn được hiển thị riêng hoặc có trọng sốRà soát gia hạn trong pipeline
Khoảng thiếu hụtNăng lực có thể sử dụng trừ nhu cầu áp dụngQuá tải 6 giờ cần quyết định xử lý

Khoảng thời gian lập kế hoạch

Dùng độ chính xác khác nhau cho quyết định hằng tuần và hằng quý

Không ép chi tiết có tên người vào kế hoạch dài hạn còn chưa chắc chắn.

01

Màn hình vận hành hai tuần

Tên người, ngày chính xác, lịch nghỉ đã duyệt, phân bổ hiện tại và ngoại lệ đang hoạt động.

02

Màn hình cuốn chiếu 12 tuần

Tên người cùng vị trí theo vai trò chưa chỉ định, ngày bắt đầu dự kiến, giai đoạn dự án và nhu cầu có tính xác suất.

03

Màn hình cơ cấu theo quý

Nhóm, họ vai trò, nhóm kỹ năng, kịch bản, giả định tuyển dụng hoặc nhà thầu và lựa chọn danh mục.

Cách xử lý khoảng thiếu hụt

Gắn mỗi tín hiệu đỏ với một đòn bẩy rõ ràng

Công cụ theo dõi chỉ thành công khi nó thay đổi một quyết định.

  • Dời hoặc chia giai đoạn công việc

    Thay đổi thời gian mà vẫn lưu cam kết ban đầu và các bên liên quan bị ảnh hưởng.

  • Thay đổi cơ cấu nhân sự

    Dùng người khác, cấp bậc vai trò khác hoặc chia kỹ năng mà không bỏ qua chi phí bàn giao.

  • Giảm phạm vi

    Tách công việc thiết yếu khỏi phần có thể hoãn.

  • Bổ sung năng lực

    Ghi nhận nhà thầu, tuyển dụng, làm thêm giờ hoặc đào tạo chéo như một giả định cho đến khi được duyệt.

  • Từ chối hoặc hoãn nhu cầu

    Làm rõ quyết định danh mục khi không có kế hoạch có trách nhiệm nào khả thi.

Câu hỏi thực tế

Những câu hỏi nhóm thường đặt ra khi xây công cụ theo dõi năng lực

Làm rõ mọi giả định và để mỗi khoảng thiếu hụt dẫn đến một quyết định có thời gian thay vì ô đỏ trang trí.

Nên đặt những dữ liệu nào bên cạnh số giờ trong công cụ theo dõi năng lực?

Số giờ là một cơ sở tính thực tế, nhưng bản thân nó chưa đủ. Ví dụ đặt kỹ năng, cấp bậc vai trò, múi giờ, tình trạng sẵn sàng, thời gian, mức ưu tiên và tình trạng thực hiện công việc bên cạnh số giờ, để một người còn giờ trên giấy không bị nhầm là người phù hợp. Giữ kỹ năng, thay đổi tình trạng sẵn sàng, độ chắc chắn của nhu cầu, thời gian và cam kết được bảo vệ trong tầm nhìn để khoảng thiếu hụt vẫn có thể xử lý.

Công cụ theo dõi có tự động loại bỏ mọi khoảng thiếu hụt năng lực không?

Không. Ví dụ này trình bày rõ dữ liệu về năng lực, kỹ năng, thời gian, khối lượng công việc và xung đột để người phụ trách đưa ra quyết định. Tối ưu tự động có thể hữu ích ở quy mô lớn, nhưng chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp đã thống nhất các ràng buộc, mức ưu tiên và yêu cầu chuyên môn. Jodoo phù hợp nhất khi doanh nghiệp cần tự thiết kế quy tắc vận hành và quy trình phê duyệt theo cách làm việc của mình. Nhiệm vụ của công cụ là làm rõ giả định và chuyển lựa chọn đến đúng người; tự động hóa có thể được bổ sung sau khi các đánh đổi được phép đã thống nhất.

Có kèm mẫu lập kế hoạch năng lực bằng Excel không?

Trang này ưu tiên ứng dụng Jodoo được liên kết vì quy trình lập kế hoạch cần thay đổi tình trạng sẵn sàng, nhu cầu, phê duyệt, phân bổ và ngoại lệ. Nếu xuất dữ liệu sang sổ làm việc, hãy giữ nguyên các định nghĩa và không coi tệp tĩnh là nguồn dữ liệu chính thức đang hoạt động.

Nên đặt trọng số cho nhu cầu pipeline như thế nào?

Dùng quy ước xác suất hoặc kịch bản đã thống nhất và hiển thị giá trị chưa đặt trọng số làm bối cảnh. Đừng trộn pipeline có trọng số với công việc đã xác nhận đến mức người đọc không còn phân biệt được giả định.

Công cụ theo dõi có thể hiển thị khoảng trống kỹ năng không?

Có. Nhu cầu công việc bao gồm kỹ năng và cấp bậc vai trò cần thiết, còn hồ sơ nhân sự gồm kỹ năng và tình trạng sẵn sàng. Ví dụ hiển thị dữ liệu đầu vào để con người quyết định nhân sự, chứ không tuyên bố tự động ghép kỹ năng.

Bắt đầu với bản ghi có dữ liệu

Mở công cụ theo dõi đang hoạt động trước khi điều chỉnh

Xem các ví dụ bình thường, đang chờ, quá tải, đã thay đổi và hoàn tất, sau đó chỉ giữ lại các trường và màn hình nhóm bạn cần.

Dùng ứng dụng lập kế hoạch năng lực