Vorlage zur Auslastungsplanung im Team
Auslastung und Kapazität transparent verfolgen
Prüfen Sie für jede Person die nutzbaren Stunden, die dadurch abgedeckten Zusagen und die konkrete Entscheidung, mit der sich eine tragfähige Auslastung wiederherstellen lässt.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Felder, Workflows und Dashboards ohne Programmierung anpassen. Mehr als 1.000 App-Vorlagen und Anwendungsfälle entdecken
Melden Sie sich an, um die Beispiel-App anzusehen. Installieren Sie sie anschließend mit Beispieldaten, um die Datensätze und den Prüfablauf zu testen.
So unterstützt Sie diese Übersicht
Eine Auslastungs- und Kapazitätsübersicht sollte nutzbare Stunden mit terminierten Zuweisungen, Verfügbarkeitsänderungen, Prioritäten und Risiken bei der Leistungserbringung verknüpfen. Sie sollte direkten Zugriff auf die Arbeit ermöglichen, die eine Überlastung verursacht. So lässt sich die Situation fundiert beurteilen, statt Personen allein anhand einer Farbe oder eines Prozentsatzes zu bewerten.
- Sieben Personenprofile mit Beispieldaten
- Vier Auslastungsstatus
- Erfasste Abweichungen verknüpfen Warnsignale mit Maßnahmen
Prüfung durch die Führungskraft
Prüfen Sie die Auslastung jede Woche in derselben Reihenfolge
Ein kurzer, einheitlicher Ablauf verhindert vorschnelle Neuzuweisungen.
Zuerst die Verfügbarkeit aktualisieren
Bestätigen Sie Urlaub, Schulungen, Supporteinsätze und Rückkehrtermine, bevor Sie Zuweisungen ändern.
Alle Zuweisungen für den nächsten Zeitraum öffnen
Prüfen Sie Termine, Stunden, Status, Schutz vor Umplanung und Risiken bei der Leistungserbringung.
Geschätzten Restaufwand hinterfragen
Berücksichtigen Sie aktuelle Rückmeldungen und Änderungen des Leistungsumfangs, statt sich allein auf die ursprüngliche Schätzung zu stützen.
Eine konkrete Entscheidung zum Kapazitätsausgleich vereinbaren
Benennen Sie die betroffene Arbeit, die verantwortliche Person, die Auswirkungen und die Frist.
Beispielprofile
Erproben Sie die Planungsübersicht auch bei Engpässen und Konflikten
Das Beispiel zeigt, warum ein einzelner Prozentsatz nicht ausreicht.
| Status | Situation im Beispiel | Maßnahme der Führungskraft |
|---|---|---|
| Verfügbar | Nach Berücksichtigung der aktuellen Zuweisungen bleibt Kapazität frei | Vor der Zuweisung prüfen, ob Qualifikationen und Termine passen |
| Nahe der Kapazitätsgrenze | Es bleibt nur ein kleiner Puffer | Kapazität für ungeplante Arbeit sichern oder festlegen, was verschoben werden kann |
| Überbucht | Die zugewiesenen Stunden übersteigen die aktuelle wöchentliche Grundkapazität | Bestehende Zusagen öffnen und den Konflikt lösen |
| Nicht verfügbar | Bis zum hinterlegten Rückkehrtermin ist keine nutzbare Kapazität vorhanden | Verschieben Sie die Anfrage oder wählen Sie eine andere Person aus |
Mitarbeitererlebnis
Ermöglichen Sie den Mitarbeitenden, die ihre Aufgaben am besten kennen, Korrekturen an der Auslastungsübersicht
Vertrauen entsteht, wenn Mitarbeitende nachvollziehen können, wie eine Kennzahl zustande kommt.
Berechnungsgrundlagen offenlegen
Machen Sie die Grundkapazität, Zuweisungen, Verfügbarkeitsänderungen und den betrachteten Zeitraum sichtbar.
Korrekturen ermöglichen
Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, veraltete Aufwandsschätzungen, nicht erfasste Supportaufgaben oder überholte Verfügbarkeitsangaben zu melden.
Verbindliche Zusagen kenntlich machen
Zeigen Sie klar, welche Zusagen nur nach einer ausdrücklichen Entscheidung verschoben werden dürfen.
Leistung differenziert bewerten
Verwenden Sie die Auslastung nicht als alleinigen Maßstab für Produktivität.
Fragen aus der Praxis
Häufige Fragen bei der Auslastungsprüfung
Konzentrieren Sie die Besprechung auf tatsächlich verfügbare Stunden, bestehende Zusagen, Korrekturmöglichkeiten und konkrete Optionen zur Umverteilung.
Warum zeigt diese Auslastungsübersicht mehr als nur Stunden?
Stunden sind eine praktische Bezugsgröße, reichen allein aber nicht aus. Das Beispiel zeigt daneben Kompetenz, Erfahrungsstufe, Zeitzone, Verfügbarkeit, Termine, Priorität und Umsetzungsstatus. So wird rechnerisch freie Zeit nicht mit der passenden Besetzung verwechselt. Passende Kompetenzen, Termine, verbindlich eingeplante Aufgaben, Verfügbarkeit und der Projektverlauf zeigen, ob eine hohe Auslastung vertretbar ist oder angepasst werden muss.
Können Führungskräfte Auslastungskategorien und Prüfprozesse an Veränderungen im Team anpassen?
Geschulte Jodoo-Administratoren können Felder, Auswahloptionen, Ansichten, Weiterleitungen und Dashboards ergänzen, ohne eine klassische Anwendung neu zu entwickeln. Änderungen brauchen dennoch klare Zuständigkeiten, Tests und Kommunikation – besonders bei Genehmigungen, Zugriffsrechten oder Kennzahlen. Mit Jodoo lassen sich Ansichten, Felder, Schwellenwerte und Zuständigkeitsregeln kontrolliert anpassen, ohne dass jede Änderung ein Softwareprojekt erfordert.
Kann die Übersicht die Arbeitslast auf Teamebene zusammenfassen?
Ja. Die App bietet Ansichten für einzelne Personen und ganze Teams. Legen Sie fest, wie gemeinsam bearbeitete oder noch nicht zugewiesene Aufgaben dargestellt werden, damit sie in der Gesamtauslastung des Teams berücksichtigt bleiben.
Was ist zu tun, wenn die Kapazität einer Person überschritten wird?
Öffnen Sie die betroffenen Zuweisungen, bestätigen Sie die aktuelle Aufwandsschätzung und entscheiden Sie sich für eine konkrete Maßnahme: Termine verschieben, den Leistungsumfang reduzieren, Aufgaben neu zuweisen, genehmigte Zusatzkapazität einplanen oder eine Ausnahme bewusst akzeptieren und überwachen.
Sollten Mitarbeitende ihre eigene Kapazität bearbeiten können?
Mitarbeitende sollten Angaben korrigieren können, für die sie selbst verantwortlich sind. Die Festlegung der Kapazität sowie die Genehmigung von Urlaub, Überstunden oder vertraglichen Arbeitszeiten können jedoch in anderer Zuständigkeit liegen. Richten Sie Berechtigungen und Integrationen entsprechend ein.
Mit Beispieldatensätzen starten
Die einsatzfähige Übersicht vor der Anpassung öffnen
Sehen Sie sich Beispiele für reguläre, ausstehende, überlastete, geänderte und abgeschlossene Vorgänge an. Behalten Sie anschließend nur die Felder und Ansichten, die Ihr Team benötigt.