Mẫu lập kế hoạch khối lượng công việc nhóm
Công cụ theo dõi năng lực khối lượng giải thích từng trường hợp quá tải
Xem người thực hiện, số giờ có thể dùng, các cam kết đang tiêu thụ năng lực và quyết định chính xác giúp đưa khối lượng trở lại mức khả thi.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để kiểm tra ứng dụng mẫu, sau đó cài đặt kèm dữ liệu mẫu để thử các bản ghi và quy trình xét duyệt.
Công cụ theo dõi này giúp ích thế nào
Công cụ theo dõi năng lực khối lượng cần kết hợp số giờ có thể dùng với phân bổ theo ngày, thay đổi tình trạng sẵn sàng, ưu tiên và tình trạng thực hiện công việc. Công cụ phải cho phép mở công việc đứng sau một trường hợp quá tải thay vì đánh giá con người bằng màu sắc hoặc tỷ lệ.
- Bảy hồ sơ nhân sự có dữ liệu
- Bốn trạng thái khối lượng công việc
- Ngoại lệ liên kết tín hiệu với hành động
Rà soát của quản lý
Rà soát khối lượng theo cùng một thứ tự mỗi tuần
Một trình tự ngắn và nhất quán giúp tránh giao lại công việc vội vàng.
Trước hết hãy sửa tình trạng sẵn sàng
Xác nhận lịch nghỉ, đào tạo, hỗ trợ và ngày quay lại trước khi thay đổi phân công.
Mở mọi phân bổ sắp diễn ra
Kiểm tra thời gian, số giờ, trạng thái, mức bảo vệ và tình trạng thực hiện công việc.
Xem xét lại ước tính còn lại
Dùng phản hồi thực tế và phạm vi đã thay đổi thay vì chỉ dựa vào phỏng đoán ban đầu.
Thống nhất một quyết định cân bằng lại
Nêu rõ công việc, người phụ trách, hệ quả và hạn xử lý.
Hồ sơ mẫu
Kiểm thử công cụ theo dõi với nhiều trường hợp, không chỉ kịch bản thuận lợi
Mẫu cho thấy vì sao một tỷ lệ duy nhất là chưa đủ.
| Trạng thái | Nội dung có trong mẫu | Cách xử lý của quản lý |
|---|---|---|
| Còn trống | Vẫn còn năng lực sau các phân bổ hiện tại | Kiểm tra mức độ phù hợp về kỹ năng và thời gian trước khi phân công |
| Gần hết năng lực | Chỉ còn một phần dự phòng nhỏ | Bảo vệ năng lực cho việc phát sinh hoặc quyết định công việc nào có thể dời |
| Bị phân bổ quá tải | Số giờ phân bổ vượt quá mức cơ sở theo tuần hiện tại | Mở các cam kết và giải quyết xung đột |
| Không sẵn sàng | Không có năng lực có thể sử dụng cho đến ngày quay lại đã ghi nhận | Dời yêu cầu hoặc chọn người thay thế |
Trải nghiệm nhân viên
Cho phép những người gần công việc nhất chỉnh sửa công cụ theo dõi
Mọi người sẽ tin tưởng hơn khi thấy con số được tạo ra như thế nào.
Hiển thị các thành phần
Làm rõ năng lực cơ sở, phân bổ, thay đổi tình trạng sẵn sàng và khoảng thời gian.
Chấp nhận chỉnh sửa
Cho phép mọi người báo ước tính cũ, nhiệm vụ hỗ trợ bị thiếu hoặc tình trạng sẵn sàng lỗi thời.
Giải thích phần được bảo vệ
Nêu rõ cam kết nào không thể dời nếu chưa có quyết định cụ thể.
Tránh đánh giá hiệu suất theo lối tắt
Không dùng riêng mức sử dụng làm điểm năng suất.
Câu hỏi thực tế
Những câu hỏi nhóm thường đặt ra trong buổi rà soát khối lượng
Giữ cuộc trao đổi gắn với số giờ có thể dùng, cam kết hiện tại, quy trình chỉnh sửa và các phương án cân bằng thiết thực.
Vì sao công cụ theo dõi khối lượng này hiển thị nhiều hơn số giờ?
Số giờ là một cơ sở tính thực tế, nhưng bản thân nó chưa đủ. Ví dụ đặt kỹ năng, cấp bậc vai trò, múi giờ, tình trạng sẵn sàng, thời gian, mức ưu tiên và tình trạng thực hiện công việc bên cạnh số giờ, để một người còn giờ trên giấy không bị nhầm là người phù hợp. Mức độ phù hợp về kỹ năng, thời gian, công việc được bảo vệ, tình trạng sẵn sàng và tình trạng thực hiện cho biết khối lượng cao có chấp nhận được hay cần điều chỉnh.
Quản lý có thể điều chỉnh danh mục và cách rà soát khối lượng khi nhóm thay đổi không?
Quản trị viên Jodoo đã được đào tạo có thể thêm trường, lựa chọn, màn hình, quy trình và bảng điều khiển mà không phải xây lại một ứng dụng truyền thống. Mọi thay đổi vẫn cần người chịu trách nhiệm, kiểm thử và truyền thông rõ ràng, nhất là khi ảnh hưởng đến phê duyệt, quyền truy cập hoặc chỉ số báo cáo. Jodoo hỗ trợ thay đổi có kiểm soát đối với màn hình, trường, ngưỡng và quy trình mà không biến mỗi lần chỉnh sửa thành một dự án phần mềm.
Công cụ theo dõi có thể tổng hợp khối lượng theo nhóm không?
Có. Ứng dụng có màn hình theo cá nhân và theo nhóm. Hãy định nghĩa cách biểu diễn công việc dùng chung hoặc chưa phân công để chúng không biến mất khỏi tổng của nhóm.
Nên làm gì khi một người vượt quá năng lực?
Mở các phân bổ bị ảnh hưởng, xác nhận ước tính hiện tại và chọn cách xử lý cụ thể: dời thời gian, giảm phạm vi, giao lại việc, bổ sung năng lực đã duyệt hoặc chấp nhận và theo dõi một ngoại lệ có chủ đích.
Nhân viên có nên tự chỉnh năng lực của mình không?
Họ nên được sửa các dữ kiện mình phụ trách, nhưng định nghĩa năng lực và việc phê duyệt nghỉ phép, làm thêm giờ hoặc giờ theo hợp đồng có thể thuộc hệ thống khác. Hãy cấu hình quyền và tích hợp theo đúng trách nhiệm đó.
Bắt đầu với bản ghi có dữ liệu
Mở công cụ theo dõi đang hoạt động trước khi điều chỉnh
Xem các ví dụ bình thường, đang chờ, quá tải, đã thay đổi và hoàn tất, sau đó chỉ giữ lại các trường và màn hình nhóm bạn cần.