法務案件
案件ID、件名、担当者、ステータス、優先度、次の対応、期限、完了を妨げる作業、対応結果を管理します。最初の画面には未完了案件数を表示します。期限超過日数と注意メッセージは変更可能な基準日を使うため、保存した管理者向けの確認資料は、その報告日時点の状態を保持できます。
入力例付き法務案件管理スプレッドシート
編集可能なワークブックで、法務案件、関連する対応事項、進捗報告を管理できます。レコードの共有と標準の審査にはJodooを活用できます。
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コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
架空のサンプルを確認できます。プレビューやアプリの利用にはサインインしてください。
1つの案件一覧に、フォローアップ業務を関連付ける
内容を把握しやすいように、ワークブックはコンパクトにまとめています。法務統合システムを模倣したり、見栄えだけのダッシュボードの裏に実務のレコードを隠したりすることはありません。
対応事項
フォローアップの各作業に、対応事項ID、案件ID、担当者、期限、ステータス、完了メモを設定します。案件の完了を妨げる作業かどうかも指定します。台帳と同じ案件IDを使うことで、件名が変わっても、対応事項がどの案件のものか分かります。
進捗報告
変更点、必要な判断、次のマイルストーンをまとめます。案件IDで元のレコードを参照できます。報告は読み手に合わせた別のビューであり、手動で突き合わせる必要がある第2の案件台帳ではありません。
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編集可能な「法務案件」「対応事項」「進捗報告」の3シートを収録。架空のレコードと、変更可能な基準日に連動する数式が含まれています。
案件を完了にせず、対応の期限超過を可視化
事業部門からの情報待ちの案件
サンプルの「柔軟な働き方に関する手続きの助言」案件は、依頼者による勤務地と適用規程の版の確認を待っています。次の対応日は10月19日です。基準日を10月20日にすると、ワークブックには期限を1日超過していると表示されます。
次の対応を具体的に保つ
担当者は、不足している情報を具体的に確認したり、合意した日付を見直したり、情報が届いたことを記録したりできます。警告は法的な判断を下すものではありません。案件の業務上のステータスを維持しながら、注意が必要な対応予定を示します。
完了した業務を明確に区別
確認文言に関する完了済みの案件には、対応結果が記録され、次の対応予定はありません。注意表示の数式は、次の対応日が空欄でも期限超過や日付未設定とは見なさず、完了と表示します。
列を増やす前に、台帳の運用を整える
架空の記入例を置き換える
一貫した案件IDを維持しながら、自社の件名、担当者、ステータスを入力します。フィルターが役立つよう、合意したカテゴリを使います。社内で共有する前に、サンプルの氏名や詳細情報を削除してください。
次の対応の記載ルールを決める
フォローアップが必要な場合は、具体的な対応、担当者、日付を記録します。日付のない未完了案件には、「次の対応日を設定」と表示されます。警告を消すためだけに、根拠のない日付を入れないでください。
対応事項と報告を更新する
案件IDを使い、フォローアップ作業と報告行を台帳に結び付けます。確認のたびに基準日を更新し、あらかじめ用意された行を増やす場合は数式も確認してください。ワークブックはリマインダーの送信や承認の振り分けは行いません。
ファイルへのアクセス権を決める
組織が承認したアクセス制御のもとで、ワークブックを保存・共有してください。スプレッドシートに機密と記載しても、レコード単位の閲覧制限は適用されません。機微な元資料を、広く共有するファイルに保管することは避けましょう。
共有ファイルでは引き継ぎが難しくなったら、Jodooへ
| ワークブックが適する場合 | アプリが適する場合 |
|---|---|
| 少人数のチームで、管理された1つのファイルを維持できる。 | 複数の人が、同じ最新レコードを更新する必要がある。 |
| 主な用途が、簡単な台帳と定期報告である。 | 依頼、対応事項、進捗報告、社外弁護士への依頼の履歴を関連付ける必要がある。 |
| 別途合意した手続きで審査を行う。 | ワークフロー内で差し戻し、再提出、完了審査を行う必要がある。 |
| ファイル単位のアクセス管理が、扱う情報に適している。 | 役割、フォーム、レコードごとの権限を設定して検証する必要がある。 |
Excelから移行する際も、有用なデータを保持
インポートの前に、既存の台帳を整理します。IDの重複を解消し、ステータスの意味を明確にし、案件の担当者と各対応事項の担当者を区別します。現在の未完了案件だけを取り込むのではなく、完了時の対応結果や重要な日付も保持します。
次に、列をJodooフォームに対応付け、代表的なレコードをいくつか試します。関連する対応事項が正しい案件を参照しているか、日付の意味が保たれているか、完了済みのレコードが対応中として表示されないかを確認します。審査と権限は別途設定してください。ステータス値を取り込んでも、承認履歴が作られるわけではありません。
Jodooのサンプルでは、体系的な受付、関連レコード、業務用ビュー、標準の完了審査が加わります。裁判期日管理、リーガルホールド、電子請求の製品ではありません。これらの専門要件は、対応する専用システムで管理してください。
法務案件管理スプレッドシートに関するよくある質問
Excelでワークブックを編集できますか？
はい。ダウンロードするXLSXワークブックには、編集可能な記入例、ステータスの選択肢、数式が含まれています。3つのシートで案件IDを統一してください。あらかじめ用意された行を増やす場合は、数式と入力規則の適用範囲も広げ、確認します。
今日の日付ではなく基準日を使うのはなぜですか？
基準日を明示すると、保存した確認資料で期限超過の数値を再現できます。新たな確認資料を作成する際は、その日付を変更してください。常に最新の状態に更新される台帳にしたい場合は、日付の入力方法を自社のルールに合わせて調整できます。
スプレッドシートで、完了時の承認を必須にできますか？
いいえ。ワークブックはステータスやフォローアップ作業を記録しますが、標準の承認、差し戻し、役割別の権限を強制するものではありません。関連するJodooのサンプルでは、独立した完了審査を行い、選択された案件の更新前に必要な確認を行います。
同じワークブックを管理者向けの報告に使えますか？
はい。「進捗報告」シートでは、対象期間の変更点、必要な判断、次のマイルストーンを分けて記載できます。すべての機微な作業メモを配布するのではなく、読み手に合わせて要点をまとめ、詳細は案件IDで参照します。