Theo dõi vụ việc pháp lý, công việc liên quan và cập nhật tiến độ trong tệp bảng tính có thể chỉnh sửa. Dùng Jodoo để làm việc trên các bản ghi dùng chung và rà soát ngay trong ứng dụng.
Tải tệp Excel ↓Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Khám phá ví dụ với dữ liệu giả định. Đăng nhập để xem trước hoặc sử dụng ứng dụng.
Tệp bảng tính được thiết kế gọn, dễ nắm bắt. Tệp không mô phỏng một bộ phần mềm pháp lý hay dùng bảng tổng quan chỉ mang tính trình bày khiến dữ liệu làm việc khó tìm.
Theo dõi mã vụ việc, tiêu đề, người phụ trách, trạng thái, mức độ ưu tiên, công việc tiếp theo, thời hạn, công việc đang cản trở tiến độ và kết quả. Chế độ xem ban đầu hiển thị số vụ việc đang mở. Số ngày quá hạn và thông báo cần chú ý được tính theo ngày chốt báo cáo có thể thay đổi, để bản rà soát đã lưu dành cho cấp quản lý vẫn phản ánh đúng thời điểm báo cáo.
Mỗi công việc cần làm tiếp có mã công việc, mã vụ việc, người phụ trách, thời hạn, trạng thái và ghi chú hoàn thành riêng. Đánh dấu công việc có bắt buộc phải hoàn thành trước khi đóng vụ việc hay không. Dùng mã vụ việc thống nhất với sổ theo dõi để vẫn xác định được công việc thuộc vụ việc nào khi tiêu đề thay đổi.
Tóm tắt những thay đổi, quyết định cần đưa ra và mốc tiếp theo. Dùng mã vụ việc để tra cứu lại bản ghi đang xử lý. Báo cáo là chế độ xem riêng dành cho người nhận, không phải danh sách vụ việc chính thứ hai cần đối chiếu thủ công.
Ba trang tính có thể chỉnh sửa: Vụ việc, Công việc và Báo cáo tiến độ. Có dữ liệu giả định và các công thức tính theo ngày chốt báo cáo mà bạn có thể thay đổi.
Vụ việc mẫu “Hướng dẫn quy trình làm việc linh hoạt” đang chờ người yêu cầu xác nhận địa điểm làm việc và phiên bản chính sách áp dụng. Hạn thực hiện công việc tiếp theo là ngày 19 tháng 10. Khi ngày chốt báo cáo là 20 tháng 10, bảng tính hiển thị quá hạn một ngày.
Người phụ trách có thể nhắc bổ sung đúng thông tin còn thiếu, điều chỉnh thời hạn đã thống nhất hoặc ghi nhận đã nhận được thông tin. Cảnh báo không đưa ra nhận định pháp lý mà chỉ chỉ ra cam kết cần được chú ý, đồng thời giữ nguyên trạng thái xử lý của vụ việc.
Vụ việc về nội dung lời xác nhận đã hoàn tất, đã ghi nhận kết quả và không có công việc tiếp theo được lên lịch. Công thức cảnh báo hiển thị vụ việc này là đã đóng, thay vì coi ô ngày thực hiện công việc tiếp theo để trống là vấn đề quá hạn hoặc thiếu ngày.
Giữ mã vụ việc ổn định và nhập tiêu đề, người phụ trách, trạng thái của bạn. Dùng các nhóm phân loại đã thống nhất để bộ lọc hoạt động hiệu quả. Xóa tên và thông tin chi tiết trong dữ liệu mẫu trước khi chia sẻ tệp trong nội bộ.
Khi cần theo dõi tiếp, hãy ghi rõ công việc cụ thể, tên người phụ trách và thời hạn. Vụ việc đang mở nhưng chưa có ngày sẽ hiển thị lời nhắc “đặt ngày thực hiện công việc tiếp theo”. Không nhập ngày tùy ý chỉ để xóa cảnh báo.
Dùng mã vụ việc để liên kết công việc cần làm tiếp và các dòng báo cáo với sổ theo dõi. Cập nhật ngày chốt báo cáo cho mỗi lần rà soát và kiểm tra công thức khi thêm dòng ngoài phạm vi đã tạo sẵn. Tệp bảng tính không gửi lời nhắc hay chuyển yêu cầu phê duyệt.
Lưu trữ và chia sẻ tệp bảng tính theo cơ chế kiểm soát truy cập đã được doanh nghiệp phê duyệt. Ghi chú bảo mật trong bảng tính không kiểm soát được quyền xem từng bản ghi. Tránh dùng tệp được chia sẻ rộng rãi để lưu tài liệu nguồn nhạy cảm.
| Tiếp tục dùng bảng tính khi… | Dùng ứng dụng khi… |
|---|---|
| Một nhóm nhỏ có thể duy trì một tệp với cách quản lý và kiểm soát thống nhất. | Nhiều người cần cập nhật cùng các bản ghi đang được xử lý. |
| Nhu cầu chính là duy trì sổ theo dõi đơn giản và lập báo cáo định kỳ. | Lịch sử yêu cầu, công việc, cập nhật và chỉ dẫn cho luật sư cần được liên kết với nhau. |
| Việc rà soát được thực hiện theo một quy trình riêng đã thống nhất. | Quy trình cần có sẵn các bước trả lại, gửi lại và rà soát trước khi đóng vụ việc. |
| Phân quyền ở cấp tệp phù hợp với thông tin được lưu trữ. | Bạn cần cấu hình và kiểm thử quyền theo vai trò, biểu mẫu và bản ghi. |
Làm sạch sổ theo dõi hiện có trước khi nhập dữ liệu. Xử lý mã trùng lặp, làm rõ các trạng thái và phân biệt người phụ trách vụ việc với người phụ trách từng công việc. Giữ lại kết quả của các vụ việc đã hoàn tất và các ngày quan trọng, thay vì chỉ nhập danh sách vụ việc đang mở.
Sau đó, đối chiếu các cột với trường dữ liệu tương ứng trên biểu mẫu Jodoo và thử nhập một số bản ghi đại diện. Kiểm tra để bảo đảm công việc liên quan được liên kết đúng vụ việc, các ngày vẫn giữ đúng ý nghĩa và bản ghi đã đóng không xuất hiện như công việc đang xử lý. Thiết lập riêng quy trình rà soát và phân quyền: nhập một giá trị trạng thái không tạo ra lịch sử phê duyệt.
Ứng dụng mẫu Jodoo bổ sung quy trình tiếp nhận có cấu trúc, các bản ghi liên quan, chế độ xem phục vụ xử lý công việc và bước rà soát trước khi đóng vụ việc. Đây không phải sản phẩm quản lý lịch tố tụng, bảo toàn tài liệu phục vụ tố tụng hay quản lý hóa đơn dịch vụ pháp lý trực tuyến. Hãy tiếp tục xử lý các nhu cầu chuyên biệt này trong hệ thống được chọn để đáp ứng chúng.
Có. Tệp tải xuống là bảng tính XLSX có các bản ghi minh họa có thể chỉnh sửa, các lựa chọn trạng thái và công thức. Hãy dùng mã vụ việc nhất quán trên cả ba trang tính. Nếu thêm dòng ngoài phạm vi dành sẵn, bạn cũng cần mở rộng và kiểm tra phạm vi áp dụng công thức và quy tắc xác thực dữ liệu.
Ngày chốt số liệu cụ thể giúp bạn tính lại đúng số liệu quá hạn của lần rà soát đã lưu. Hãy đổi ngày này khi chuẩn bị lần rà soát mới. Nếu muốn sổ theo dõi cập nhật liên tục, bạn có thể điều chỉnh cách nhập ngày theo quy ước của mình.
Không. Bảng tính ghi nhận trạng thái và công việc cần theo dõi tiếp; không có cơ chế tích hợp sẵn để kiểm soát các bước phê duyệt, trả lại hoặc quyền thao tác theo vai trò. Ví dụ Jodoo đi kèm minh họa bước rà soát riêng trước khi đóng vụ việc và các bước kiểm tra trước khi cập nhật vụ việc đã chọn.
Có. Trang tính Báo cáo tình trạng tách riêng phần cập nhật trong kỳ, quyết định cần đưa ra và mốc tiếp theo. Hãy điều chỉnh nội dung tóm tắt cho phù hợp với người đọc và dùng mã vụ việc để dẫn chiếu đến thông tin chi tiết, thay vì chia sẻ toàn bộ ghi chú xử lý có nội dung nhạy cảm.
Mở ví dụ, khám phá các bản ghi và tạo bản sao riêng để điều chỉnh cho phù hợp với đội ngũ của bạn.
Khám phá ứng dụng theo dõi vụ việc