Verfolgen Sie Rechtsangelegenheiten, zugehörige Aufgaben und Statusmeldungen in einer bearbeitbaren Excel-Datei. Nutzen Sie Jodoo für gemeinsam bearbeitete Datensätze und integrierte Prüfungen.
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Die Excel-Datei ist bewusst überschaubar und leicht verständlich gehalten. Sie bildet keine umfassende Rechtssoftware nach und verbirgt die Daten zur laufenden Bearbeitung nicht hinter einem dekorativen Dashboard.
Erfassen Sie Vorgangs-ID, Titel, Owner, Status, Priorität, nächste Aufgabe, Fälligkeit, blockierende Aufgaben und Ergebnis. Die Startansicht zeigt die Anzahl offener Vorgänge. Die Zahl der überfälligen Tage und die Hinweise auf Handlungsbedarf richten sich nach dem anpassbaren Stichtag. So bezieht sich eine gespeicherte Auswertung für die Leitung weiterhin auf den jeweiligen Berichtsstand.
Geben Sie jeder Folgeaufgabe eine eigene Aufgaben-ID, eine Vorgangs-ID, einen Owner, eine Fälligkeit, einen Status und eine Abschlussnotiz. Kennzeichnen Sie, ob die Aufgabe vor dem Abschluss des Vorgangs erledigt sein muss. Verwenden Sie dieselbe Vorgangs-ID wie im Register, damit die Zuordnung auch bei einer Titeländerung nachvollziehbar bleibt.
Fassen Sie zusammen, was sich geändert hat, welche Entscheidung benötigt wird und welcher Meilenstein als Nächstes ansteht. Verweisen Sie über die Vorgangs-ID auf den zugrunde liegenden Datensatz. Der Bericht ist eine separate Ansicht für die jeweiligen Empfänger und keine zweite zentrale Vorgangsliste, die manuell abgeglichen werden muss.
Drei bearbeitbare Tabellenblätter: Rechtsangelegenheiten, Aufgaben und Statusbericht. Mit fiktiven Datensätzen und Formeln, die sich auf einen anpassbaren Stichtag beziehen.
Im Beispielvorgang „Beratung zum Verfahren für flexibles Arbeiten“ steht die Bestätigung des Arbeitsorts und der geltenden Richtlinienversion durch die anfragende Person aus. Der Termin für die nächste Aufgabe ist der 19. Oktober. Bei einem Stichtag am 20. Oktober zeigt die Excel-Datei einen Tag Verzug an.
Die verantwortliche Person kann gezielt wegen der fehlenden Angaben nachfassen, einen vereinbarten Termin anpassen oder den Eingang der Informationen dokumentieren. Der Warnhinweis enthält keine rechtliche Bewertung. Er zeigt, dass eine Zusage Aufmerksamkeit erfordert, während der Bearbeitungsstatus des Vorgangs unverändert bleibt.
Bei einem abgeschlossenen Vorgang zum Wortlaut einer Bestätigung ist das Ergebnis dokumentiert und keine weitere Aufgabe geplant. Die Formel für die Hinweise zeigt den Vorgang als abgeschlossen an. Ein leeres Datumsfeld für die nächste Aufgabe wird daher weder als überfällig noch als fehlende Terminangabe gewertet.
Behalten Sie die eindeutigen, dauerhaft gültigen Vorgangs-IDs bei und tragen Sie Ihre eigenen Titel, verantwortlichen Personen und Statuswerte ein. Verwenden Sie abgestimmte Kategorien, damit die Filter sinnvoll nutzbar bleiben. Entfernen Sie Beispielnamen und weitere Beispielangaben, bevor Sie die Excel-Datei intern weitergeben.
Halten Sie eine konkrete Aufgabe, eine namentlich benannte verantwortliche Person und einen Termin fest, wenn eine Nachverfolgung erforderlich ist. Bei einem offenen Vorgang ohne Termin erscheint der Hinweis „Termin für die nächste Aufgabe festlegen“. Tragen Sie keine erfundenen Termine ein, nur um einen Warnhinweis zu entfernen.
Verknüpfen Sie Folgeaufgaben und Berichtszeilen über die Vorgangs-IDs mit dem Register. Aktualisieren Sie den Stichtag für jede Auswertung und prüfen Sie die Formeln, wenn Sie über die vorbereiteten Zeilen hinaus weitere Zeilen ergänzen. Die Excel-Datei versendet keine Erinnerungen und leitet keine Freigaben weiter.
Speichern und teilen Sie die Excel-Datei gemäß den freigegebenen Zugriffsvorgaben Ihrer Organisation. Ein Vertraulichkeitshinweis in einer Tabelle setzt keine Zugriffsrechte auf Datensatzebene durch. Nutzen Sie eine Datei, die einem großen Personenkreis zugänglich ist, nicht als Ablage für sensible Originalunterlagen.
| Bleiben Sie bei der Excel-Datei, wenn … | Nutzen Sie die App, wenn … |
|---|---|
| ein kleines Team eine zentral verwaltete Datei pflegen kann. | mehrere Personen dieselben laufend aktualisierten Datensätze bearbeiten müssen. |
| Sie vor allem ein einfaches Register und regelmäßige Berichte benötigen. | die Bearbeitungsverläufe von Anfragen, Aufgaben, Statusmeldungen und Aufträgen an externe Rechtsberater miteinander verknüpft sein müssen. |
| die Prüfung in einem separaten, abgestimmten Verfahren erfolgt. | der Workflow integrierte Schritte für Rückgabe, erneute Einreichung und Abschlussprüfung benötigt. |
| Zugriffsrechte auf Dateiebene für die enthaltenen Informationen ausreichen. | Sie Berechtigungen auf Rollen-, Formular- und Datensatzebene konfigurieren und testen müssen. |
Bereinigen Sie das vorhandene Register vor dem Import. Beseitigen Sie doppelte IDs, klären Sie die Bedeutung der Statuswerte und unterscheiden Sie zwischen der verantwortlichen Person für den Vorgang und den Verantwortlichen für einzelne Aufgaben. Übernehmen Sie auch die Ergebnisse abgeschlossener Vorgänge und wichtige Termine, statt nur die aktuell offenen Vorgänge zu importieren.
Ordnen Sie anschließend die Spalten den Feldern der Jodoo-Formulare zu und testen Sie einige repräsentative Datensätze. Prüfen Sie, ob zugehörige Aufgaben auf den richtigen Vorgang verweisen, Datumsangaben ihre Bedeutung behalten und abgeschlossene Datensätze nicht als laufende Vorgänge erscheinen. Richten Sie Prüfabläufe und Berechtigungen separat ein: Der Import eines Statuswerts erzeugt keinen Freigabeverlauf.
Das Jodoo-Beispiel ergänzt eine strukturierte Anfrageerfassung, verknüpfte Datensätze, Ansichten für die tägliche Bearbeitung und eine integrierte Abschlussprüfung. Es ist kein Produkt für die Verwaltung gerichtlicher Termine und Fristen, Aufbewahrungsanordnungen oder die elektronische Abrechnung von Anwaltsleistungen. Nutzen Sie für diese speziellen Anforderungen weiterhin das jeweils dafür ausgewählte System.
Ja. Der Download enthält eine XLSX-Datei mit bearbeitbaren Beispieldatensätzen, Statusoptionen und Formeln. Verwenden Sie auf allen drei Tabellenblättern einheitliche Vorgangs-IDs. Wenn Sie über den vorgesehenen Zeilenbereich hinaus weitere Zeilen hinzufügen, erweitern und prüfen Sie auch die Bereiche für Formeln und Datenvalidierung.
Ein fester Stichtag sorgt dafür, dass sich die Kennzahlen zu überfälligen Aufgaben für eine gespeicherte Auswertung reproduzieren lassen. Ändern Sie das Datum, wenn Sie eine neue Auswertung vorbereiten. Wenn Sie das Verzeichnis stattdessen bewusst laufend aktualisieren möchten, können Sie die Datumsangabe an Ihre Vorgehensweise anpassen.
Nein. Die Excel-Datei dokumentiert den Status und anstehende Folgeaufgaben. Sie erzwingt weder Freigaben noch Rückgaben zur Überarbeitung oder rollenbasierte Zugriffsrechte. Das verknüpfte Jodoo-Beispiel zeigt eine separate Abschlussprüfung mit Kontrollen, bevor der ausgewählte Vorgang aktualisiert wird.
Ja. Das Tabellenblatt „Statusbericht“ enthält getrennte Angaben zu Änderungen im Berichtszeitraum, zum Entscheidungsbedarf und zum nächsten Meilenstein. Stimmen Sie die Zusammenfassung auf die Zielgruppe ab und verweisen Sie über Vorgangs-IDs auf Details, statt sämtliche vertraulichen Bearbeitungsnotizen weiterzugeben.
Öffnen Sie das Beispiel, sehen Sie sich die Datensätze an und erstellen Sie eine eigene Kopie, die Sie an die Anforderungen Ihres Teams anpassen können.
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