時点の違いによる差異
スナップショットには24箱と記録されています。実地棚卸で22箱と数える前に、記録のある2箱が出庫しました。この出庫がスナップショットに未反映であれば、棚卸時点までの在庫増減を照合することで、減耗を仮定せずに差異を説明できます。
実地棚卸を計画する
対象範囲と締め時点を定め、担当者に明確な作業指示を伝え、差異を調査します。残る作業の扱いを説明できる状態にしてから、棚卸を完了します。
サインインしてサンプルを確認し、自社用のコピーをインストールできます。
棚卸する品目と保管場所を決める
棚卸結果を整然と記録しても、最初の対象範囲が間違っていれば、棚卸は不完全なままです。
棚卸の対象を定める
保管場所と品目・保管場所の組み合わせを一覧にし、該当する予備保管在庫、返品、破損在庫、空の保管場所を含めます。輸送中の商品、顧客所有の在庫、隔離在庫を、自社の手順でどう識別するかも決めてください。
担当と責任を決め、対象範囲に対する実施率の目標を設定します。後のレビュー担当者が部分的な棚卸を倉庫全体の棚卸と誤解しないよう、除外対象を明記してください。
開始時点の在庫残高を確定する
スナップショットの日時、参照元システム、各品目の単位を記録します。棚卸前に、識別子の重複や不明確な荷姿を確認してください。品目の説明だけでは、対象を正確に識別できないことがほとんどです。
スナップショットと元の棚卸ファイルの保存方法を決めてください。どちらも、後から修正したエクスポートで無断で置き換えないようにします。
現場が実行できる在庫移動の方針を選ぶ
横にスワイプしてすべての列を表示 →
| 方式 | 必要なこと | 対処すべき主なリスク |
|---|---|---|
| 棚卸対象の保管場所で在庫移動を停止する | 開始・終了時刻を明確にし、入庫担当とピッキング担当に周知すること。 | 棚卸担当者が知らないうちに、誰かが在庫を移動すること。 |
| 在庫移動を継続し、照合する | 同じ品目・保管場所・単位に関連付けた、日時付きの入庫・出庫・移動記録。 | 棚卸時点の在庫数量を求める計算で、入出庫が漏れたり二重に含まれたりすること。 |
| 小さな区画を順番に棚卸する | 各区画の境界を明確にし、区画内の業務を再開するときに所定の手順で引き継ぐこと。 | 棚卸済みの区画と未棚卸の区画の間で在庫が移動すること。 |
初回の現物確認を、同じ手順で再現できるようにする
- 01
識別する
数値を入力する前に、品目、保管場所、単位を確認します。
- 02
数える
実際の数量を記録し、在庫がなければゼロを入力します。
- 03
説明する
破損在庫、不明確な単位、想定外の保管場所を例外事項として記録します。
- 04
保存する
後から根拠資料を追加しても、棚卸担当者、時刻、初回の実測結果を残します。
ブラインド棚卸では、帳簿数量を表示しない担当者用ビューを用意してください。比較と承認は責任を持つレビュー担当者が行います。スプレッドシートの列を非表示にしても、アクセス制限にはなりません。
数量を修正する前に原因を明らかにする
保管場所の違いによる差異
初回の担当者は12箱のうち10箱を確認します。2回目の現物確認では、梱包棚の2箱も含めます。両方の実測結果を残し、数量、保管場所の記録、作業指示のどれを修正する必要があるか判断してください。
まず、 在庫照合の例 を使って入出庫を確認します。それでも数量修正が必要なら、変更後の在庫残高を具体的に示して承認を申請してください。以前のスナップショットが今も有効だと決めつけず、承認時に現在の在庫状況を再確認します。
作業を完了し、次の棚卸を改善する
確認済みの対象範囲を、合意した品目・保管場所リストと比較します。未解決の再確認、在庫調整、管理上の指摘事項を把握し、その扱いを明確にしてください。完了時の説明を棚卸の実施レコードとともに残し、別のプロセスで管理する作業があれば明示します。
その後、繰り返す原因と、どこに時間がかかったかを見直します。棚卸漏れ、根拠資料の収集、再確認、承認待ちのどこに課題があるかを確認し、Jodooで関連する作業指示、フィールド、レビューの役割分担を変更してください。ダッシュボードの集計を増やすだけでは、不明確な締め時点や、繰り返す単位の混同は解消しません。
棚卸日までに決めておくこと
棚卸中はすべての入出庫を止める必要がありますか？
必ずしも必要ではありませんが、明確な方針が必要です。棚卸対象の場所で在庫移動を停止すると、比較が容易になります。業務を続ける場合は入出庫の日時を記録し、スナップショットに含まれていない在庫移動を照合してください。方針を記録しただけで倉庫の入出庫が実際に止まるとは考えないでください。
差異がある場合、誰が再確認すべきですか？
可能な場合は別の担当者が数えるか、独立した管理のもとで2回目の現物確認を行い、同じ間違いを繰り返す可能性を減らします。両方の棚卸結果を残し、責任を持つレビュー担当者が最終判断を行ってください。自社の手順に合わせて、実際の担当者と役割を割り当てます。
棚卸はいつ完了と判断できますか？
合意した対象範囲の確認が終わり、差異と必要な再確認が解決し、承認済みの修正の処理状況を確認でき、管理上の指摘事項に対応済み、またはその管理方法が明確になったときです。予定終了時刻に達しただけでは十分ではありません。
棚卸プロセスの改善は、どう測定すればよいですか？
比較可能な期間と対象範囲を使います。品目・保管場所ごとに結果が確認済みとなった割合、原因不明の差異、再確認の頻度、解決までの時間を追跡してください。分母を明示し、数量の正確さと、予定した対象全体を棚卸できたかを区別します。
関連する在庫業務に進む
手順に沿って各作業をつなげる
対象範囲の設定から完了まで、サンプルの棚卸をご覧ください。その後、自社のレコード、メンバー、例外への対応方法を定められます。