Tetapkan cakupan dan cutoff, berikan petunjuk yang jelas kepada petugas, selidiki selisih, dan tutup penghitungan hanya setelah pekerjaan yang tersisa dapat dijelaskan.
Masuk untuk melihat contoh dan memasang salinan Anda sendiri.
Penghitungan dapat tercatat rapi tetapi tetap tidak lengkap jika cakupan awalnya salah.
Daftarkan lokasi dan pasangan barang-lokasi, termasuk area stok tambahan, retur, stok rusak, dan lokasi kosong yang relevan. Tentukan cara mengidentifikasi barang dalam perjalanan, stok milik pelanggan, dan stok karantina menurut prosedur Anda.
Tetapkan tanggung jawab dan target cakupan yang diharapkan. Nyatakan pengecualian dengan jelas agar peninjau berikutnya tidak mengira penghitungan sebagian sebagai penghitungan seluruh gudang.
Catat waktu snapshot, sistem sumber, dan satuan setiap barang. Periksa pengenal ganda dan kemasan yang ambigu sebelum menghitung. Deskripsi barang saja jarang cukup untuk memastikan identitas.
Sepakati cara menyimpan snapshot dan file hasil hitung awal. Jangan diam-diam mengganti salah satunya dengan ekspor yang telah dikoreksi kemudian.
Geser mendatar untuk melihat semua kolom →
| Pendekatan | Yang diperlukan | Risiko utama yang perlu ditangani |
|---|---|---|
| Hentikan pergerakan di lokasi yang dihitung | Waktu mulai/selesai yang jelas serta komunikasi dengan tim penerimaan dan picking. | Seseorang memindahkan stok tanpa diketahui petugas hitung. |
| Lanjutkan pergerakan dengan rekonsiliasi | Catatan penerimaan, pengeluaran, dan transfer bertanggal yang terkait dengan barang-lokasi dan satuan yang sama. | Transaksi terlewat atau dihitung dua kali dalam jembatan rekonsiliasi stok. |
| Hitung area kecil secara berurutan | Batas yang jelas untuk setiap area dan serah terima terkendali saat area dibuka kembali. | Stok melewati batas antara area yang sudah dan belum dihitung. |
Pastikan barang, lokasi, dan satuan sebelum memasukkan angka.
Catat jumlah sebenarnya, termasuk nol ketika stok tidak ada.
Catat stok rusak, satuan yang tidak jelas, dan lokasi tak terduga sebagai pengecualian.
Simpan petugas, waktu, dan hasil fisik awal saat bukti ditambahkan kemudian.
Untuk blind count, siapkan tampilan petugas tanpa jumlah menurut catatan. Serahkan perbandingan dan persetujuan kepada peninjau yang bertanggung jawab; menyembunyikan kolom spreadsheet tidak membatasi akses.
Snapshot menunjukkan 24 kotak. Dua kotak terdokumentasi keluar sebelum penghitungan fisik yang menghasilkan 22. Jika pengeluaran tersebut belum ada dalam snapshot, jembatan rekonsiliasi stok menjelaskan selisih tanpa menganggap ada penyusutan.
Petugas pertama melihat 10 dari 12 kotak. Pemeriksaan fisik kedua mencakup dua kotak di rak pengepakan. Simpan kedua hasil dan tentukan apakah jumlah, catatan lokasi, atau petunjuk kerja perlu diperbaiki.
Gunakan contoh rekonsiliasi stok untuk memperhitungkan penerimaan dan pengeluaran terlebih dahulu. Jika koreksi jumlah masih diperlukan, ajukan saldo akhir tertentu untuk disetujui. Periksa kembali kondisi stok terkini saat otorisasi, jangan berasumsi snapshot lama masih berlaku.
Bandingkan cakupan yang telah dikonfirmasi dengan daftar barang-lokasi yang disepakati. Tindak lanjuti hitung ulang, penyesuaian, dan temuan kontrol yang belum selesai. Simpan penjelasan penutupan bersama pelaksanaan penghitungan dan tunjukkan pekerjaan yang dikelola melalui proses terpisah.
Setelah itu, tinjau penyebab berulang dan penggunaan waktu: hasil fisik yang terlewat, pengumpulan bukti, hitung ulang, atau antrean persetujuan. Ubah petunjuk, kolom, atau tanggung jawab peninjau terkait di Jodoo. Menambah total pada dashboard tidak akan memperbaiki cutoff yang tidak jelas atau satuan yang terus tertukar.
Tidak selalu, tetapi Anda memerlukan kebijakan yang tegas. Menghentikan pergerakan di lokasi yang dihitung mempermudah perbandingan. Jika operasi berlanjut, catat waktunya dan rekonsiliasi pergerakan yang belum masuk snapshot. Jangan berasumsi bahwa kebijakan yang dicatat otomatis memblokir transaksi gudang.
Jika memungkinkan, gunakan petugas berbeda atau hasil fisik kedua dengan kontrol terpisah untuk mengurangi pengulangan kesalahan yang sama. Simpan kedua hasil dan biarkan peninjau yang bertanggung jawab menetapkan keputusan. Tugaskan peran nyata sesuai prosedur Anda.
Penghitungan selesai ketika cakupan yang disepakati telah terpenuhi, selisih dan hitung ulang yang diperlukan sudah diselesaikan, koreksi yang disahkan telah ditindaklanjuti, serta temuan kontrol sudah ditangani atau diatur secara jelas. Sekadar mencapai waktu akhir yang dijadwalkan belum cukup.
Gunakan periode dan cakupan yang dapat dibandingkan. Lacak cakupan barang-lokasi yang telah dikonfirmasi, selisih yang belum terjelaskan, frekuensi hitung ulang, dan waktu penyelesaian. Jelaskan penyebutnya dan bedakan akurasi jumlah dari keberhasilan menghitung seluruh populasi yang direncanakan.
Lihat contoh penghitungan dari penetapan cakupan hingga penutupan, lalu tentukan catatan, anggota, dan penanganan pengecualian Anda sendiri.
